top of page

3/22: Vahvista hankintakyvykkyyksiä organisaatiotasoisesti

Julkisissa organisaatioissa ja yrityksissä on tyypillistä, että henkilöstö tekee hankintaprosessiin liittyviä tehtäviä oman toimenkuvansa ohella. Hankinnan kypsyystason (maturiteetin) kasvaessa organisaatioissa siirrytään hajautetusta mallista keskitetympään toimintatapaan.




Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.

Onpa hankintojen ohjausmalli mikä tahansa, ulkoisten resurssien osuus julkisten organisaatioiden resursseista on niin merkittävä, että tilaajatoiminnassa onnistumiseen vaaditaan organisaatiotasoisia hankintakyvykkyyksiä. Kaupungeissa, kunnissa ja hyvinvointialueilla organisaatiotasoinen näkökulma pitää sisällään myös poliittisen päätöksenteon.


Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.

Organisaatiotasoisiin hankintakyvykkyyksiin sisältyy mm. seuraavia osa-alueita:

  1. Perusymmärrys strategisesta hankinnasta, sen sisällöstä ja mahdollisuuksista.

  2. Ymmärrys sisäisten asiakkaiden ja sidosryhmien roolista, tehtävistä ja vastuista hankintaprosesseissa ja hankinnan elinkaaren aikana.

  3. Toimittajamarkkinatuntemukseen, -vuorovaikutukseen ja markkinoiden toimivuuden edistämiseen liittyvät näkökulmat.

  4. Perusymmärrys julkisena tilaajana toimimisesta (esimerkiksi julkisen hankintalainsäädännön perusteet ja velvoitteet yleisellä tasolla).


Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:

  1. Määrittele organisaatiotasoisesti vaadittava tilaajaosaaminen eli organisaatiossa hankintoja ja sopimuksia tekeviltä henkilöiltä vaadittava perusymmärrys hankinnoista ja julkisesta hankintalainsäädännöstä. Pidä huolta, että organisaatiossa löytyy yhteinen ymmärrys siitä, että tilaajana toimimisessa hankintaosaaminen on tärkeä kyvykkyys, kun yhteiskunnalle ja kansalaisille tuotetaan palveluita yhteistyössä toimittajamarkkinoiden kanssa. Tilaajaosaamisen määrittelyllä varmistetaan organisaation sisällä parhaimpien käytäntöjen mukaan toimiminen ja huolehditaan jatkuvuudesta.

  2. Kuvaa hankintatoiminnan ja hankintojen vaikuttavuusmahdollisuudet ja auta muuta organisaatiota ymmärtämään toimittajamarkkinaan ja hankinnan elinkaareen liittyviä näkökulmia. Kuvaa ja selkeytä muulle organisaatiolle mahdollisuudet saavuttaa vaikuttavuutta hankintojen kautta ja tuo samalla esiin niitä toimittajamarkkinaan ja hankinnan elinkaareen liittyviä seikkoja, joita on hyvä ottaa huomioon. Tuo esiin myös mahdolliset keinovalikoimaan liittyvät rajallisuudet.

  3. Pidä huolta, että organisaation strategiset tavoitteet ovat keskiössä ja tuo esiin tavoitteiden ja hankinnan vaikuttavuusmahdollisuuksien yhteenkytkentä. Varmista, että osaat kuvata nämä niin, että ne ovat myös muun organisaation hahmotettavissa. Avaa näkökulmia tavoite kerrallaan, miten ne ovat saavutettavissa hankinnan keinoin. Samalla saat hankinnan vaikuttavuuspotentiaalin laajempaan tietoisuuteen ja lisäät yhteistä ymmärrystä, joka edistää näiden näkökulmien huomioimista johtamisessa.

  4. Kehitä hankintoihin ja toimittajamarkkinaan liittyvää osaamista kollektiivisesti ja varmista, että mukana ovat erityisesti ne henkilöt, joilla on mahdollisuudet johtamisen kautta vaikuttaa asioihin. Kytke hankinnan kehitysprojekteihin sisäisten asiakkaiden ja tärkeimpien sidosryhmien (ml. poliittinen päätöksenteko kuntaorganisaatioissa ja hyvinvointialueilla) kollektiivisen osaamisen kehittämisohjelma, joka mahdollistaa hankinnan toimintakulttuurin kehittymisen (esim. tehokkaampi, ammattimaisempi ja innostavampi tapa tehdä hankintoja).

  5. Muista substanssin erilaisuuden huomioiminen – älä luo vain yhtä, kaikille sopivaa etenemismallia, vaan huomioi substanssin toimiala- tai liiketoimintalähtöiset erot. Ota huomioon, että organisaation eri osilla on erilainen toimintakulttuuri sekä erilaiset tavoitteet ja tarpeet. Kehitä kollektiivista hankintaosaamista systemaattisesti, mutta ota huomioon sisäisten asiakkaiden ja sidosryhmien erilaisuus ja henkilöiden erilainen kiinnostus.

  6. Varmista organisaatiotasoisen hankintaosaamisen kasvattamisen jatkuvuus. Avaa muille näkymä tuleviin tarpeisiin. Tuo esiin, miten julkisessa organisaatiossa ulkoiset resurssit ja hankintatoimi tulevat jatkossakin olemaan merkittävässä roolissa organisaation tavoitteiden toteuttajana. Ulkoistamisen myötä ulkoisten resurssien osuus ja hankinnan merkitys lisääntyvät entisestään. Muistuta, että tämän vuoksi on kiinnitettävä huomiota organisaatiotasoisiin kyvykkyyksiin ja parhaiden käytäntöjen mukaan toimimiseen.


Hyödyt:

  1. Yleinen organisaatiotasoinen hankintaosaaminen paranee, edellytykset sisäiselle yhteistyölle ja hankinnan lisäarvon tuotolle paranevat. Yleinen organisaatiotasoinen hankintoihin ja toimittajamarkkinoihin liittyvä osaamistason paraneminen hyödyttää koko organisaatiota ja helpottaa hankintatoimen tehtävien hoitamista, sekä antaa paremmat mahdollisuudet lisäarvon tuottamiselle hankintojen kautta.

  2. Hankintatoiminnan mahdollisuudet ja niiden rajat selkeytyvät koko organisaatiolle.

  3. Hankintaprosessit tehostuvat ja aikataulupaineet lieventyvät. Substanssin osaamisen nostaminen helpottaa prosessien hallintaa ja asioiden hoitamista paitsi talon sisällä myös toimittajien ja palveluntarjoajien kanssa.

  4. Edellytykset ammattimaisen ja yhtenäisen toimintatavan luomiseen paranevat, minkä seurauksena organisaation brändi ja houkuttelevuus asiakkaana ja hankinta-asiantuntijoiden työnantajana paranevat. Kollektiivinen hankintaosaaminen nostaa kaiken kaikkiaan organisaation statusta ulospäin ja lisää luottamusta toimittajamarkkinassa.

  5. Tehdään onnistuneita, tarpeita vastaavia hankintoja ja saadaan parempia tuloksia, kun sisäinen yhteistyö paranee.


Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen –selvitykseen. Selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.


Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen  teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).


Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.

12 katselukertaa0 kommenttia

Viimeisimmät päivitykset

Katso kaikki
Post: Blog2_Post
Transparent.png
bottom of page