Kun hankinta on näkyvää organisaatiossa, hankintaprosessi ja hankintatoimenpiteet ovat selkeästi tiedossa ja tunnistettavissa organisaation eri osissa. Näkyvyyden avulla hankintojen strateginen johtaminen, toiminnan tehokkuus ja hankintaan liittyvä päätöksenteko paranevat.
Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.
Hankinnan näkyvyys organisaatiossa perustuu hankinnan rooliin toiminnan muutoksen ja kehittämisen mahdollistajana sekä organisaation johdon kumppanina: hankinta on osa organisaation ydinliiketoimintaa ja osa kokonaisprosessia, eikä vain organisaation irrallinen osa.
Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.
Jotta hankinta voi saavuttaa tämän aseman, sen pitää ymmärtää ja tukea ydinliiketoimintaa ja palveluiden järjestämistä sekä varmistaa, että hankinnan tavoitteet ja toiminta ovat linjassa organisaation tavoitteiden kanssa. Hankinta toimii yhdessä ylimmän johdon ja sidosryhmien kanssa.
Hankinnan näkyvyyden vahvistaminen perustuu kahteen tekijään: hankinnan tietopohjaan ja osuvaan, kohdistettuun viestintään.
Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:
Lisää tietoisesti ja suunnitelmallisesti hankinnan näkyvyyttä organisaation eri foorumeilla. Hankinnan näkyvyyden lisäämisessä keskeistä on koko organisaation näkökulman tunnistaminen ja ylimmän johdon osallistaminen hankintaan liittyvien linjausten tekemisessä.
Ohjaa hankintaa organisaation vuosikellon osana. Hankintaa ohjataan, tavoitteita asetetaan ja mittareista sovitaan organisaation johtamisen vuosikellon osana.
Toimi säännöllisessä ja aktiivisessa yhteistyössä johdon kanssa. Kun hankinnan vastuuhenkilöt toimivat säännöllisessä yhteistyössä aktiivisesti palvelualueiden johdon ja ylimmän johdon kanssa, hankinnan liiketoimintaosaaminen karttuu ja hankinnan kyky tukea palvelualueiden ja palveluiden kehittämistä kasvaa jatkuvasti.
Tuota ajantasaista hankintatietoa päätöksenteon ja kehittämisen tueksi. Ajantasainen tietopohjan hallinta luo perustan liiketoimintapäätösten tekemiselle mm. hankintasopimuksiin, toimittajiin, ostokustannuksiin, riskeihin ja toimintaympäristön muutoksiin liittyvän tiedon perusteella. Kun tietopohjaan voidaan porautua vapaasti, tiedetään, mitä missäkin tapahtuu, ja voidaan tuottaa seuranta- ja mittaritietoa hankinnan ja sen sidosryhmien käyttöön.
Näe hankinta mahdollistajana ja kerro siitä sidosryhmille. Kun hankintaa johdetaan ylimmän johdon tasolla ja hankintaprosessi on osa organisaation toimintaa, hankinta voi olla organisaation tavoitteiden toteuttamisen mahdollistaja. Johdettaessa hankintaa strategisesti se tuottaa tietoa ylimmälle johdolle siitä, millä alueilla ja toimialoilla hankinnan keinoin voidaan järjestää palveluita tehokkaammin, tehostaa toimintaa ja säästää kustannuksia.
Viesti tiiviisti johdolle ja koko organisaatiolle. Hankinnan merkityksestä liiketoiminnan menestystekijänä pitää viestiä laajasti organisaatiossa. Viestiminen hankinta-asioista ja hankinnan onnistumisista kansantajuisesti jakaen tietoa ja korostaen yhteistyötä auttaa näkemään hankinnan roolin ydinliiketoiminnan onnistumista tukevana toimintona, ei vain prosessina. Johdon viestinnän onnistuminen edellyttää erityisesti organisaation tuntemusta ja kykyä tulkita hankintatietoa johdon näkökulmasta.
Hyödyt:
Hankinnan merkitys organisaatiolle ymmärretään paremmin. Organisaation eri sidosryhmien hankintatietous kasvaa ja niiden osalliset pystyvät ymmärtämään tiedon merkityksen oman roolinsa näkökulmasta, vaikka eivät ole hankinta-ammattilaisia.
Hankinnan näkyvyys organisaatiossa kasvaa. Hankinnan näkyvyys lisääntyy, kun hankintaorganisaatio osoittaa ymmärtävänsä organisaation tavoitteet ja kuvaa, miten tukee osaltaan strategian toteutumista.
Toimittajamarkkinan kehittyminen mahdollistuu. Ymmärtämällä markkinatilanteen ja viestimällä siitä organisaatiota hyödyttävällä tavalla, hankinta mahdollistaa toimittajamarkkinoiden kehittämisen ja kokonaisuudessaan toimivammat markkinat.
Hankintojen tulokset ja vaikuttavuus voidaan todentaa. Kun tieto on faktapohjaista ja ajantasaista, hankintojen tekeminen helpottuu ja hankinnan tuloksia ja vaikuttavuutta voidaan todentaa.
Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.
Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).
Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.
Comentarios