Kun hankintaa ei ole – mistä aloittaa?

Monessa pk-yrityksessä ostaminen tapahtuu kyllä – mutta hankintaa ei oikeastaan ole. Ei yhteisiä sääntöjä, ei kokonaisnäkemystä, ei nimettyä vastuuta. Arjen käytännöt rakentuvat osaavien yksilöiden varaan, mutta kasvun, fuusion tai konserniohjauksen myötä tulee hetki, jolloin kysytään: Miten meillä oikeasti hankitaan – ja pitäisikö tähän rakentaa jokin malli?

Olen viime aikoina saanut auttaa useampaa pk-yritystä, joissa hankinta piti rakentaa lähes tyhjästä. Yritykset olivat erilaisia, mutta ydinongelma oli sama: ostamisen hajanaisuus, riskit ja ajan haaskaus.

Tässä kirjoituksessa jaan, miten hankinta kannattaa perustaa, mitä hyötyä siitä on – ja miksi juuri pk-yrityksissä tämä työ tuottaa usein moninkertaisen arvon.

1. Miksi hankinta kannattaa perustaa?

Projekteissa syyt liittyvät useimmiten näihin neljään teemaan:

• Kasvun ja tehokkuuden tukeminen. Ilman yhteistä mallia ostaminen pirstoutuu, eikä toiminta skaalaudu kustannustehokkaasti ja kannattavasti

• Tilaukset tippuvat tai kannattavuus on ongelma. Tulot putoavat, mutta kustannukset eivät jousta - tulos kärsii.

• Riskien hallinta ja läpinäkyvyys. Kun ei tiedetä, kuka ostaa ja mitä ehdoilla, riskejä syntyy huomaamatta.

• Konsernin tai johdon vaatimukset. Tarvitaan ESG-linjaukset, vastuullisuus, sopimushallinta ja prosessikuri – käytännössä, ei vain paperilla.

2. Miten hankinta rakennetaan tyhjästä?

Työssäni toistuu neljän vaiheen malli, jota voidaan mukauttaa eri tilanteisiin:

1. Tavoitteiden, rajauksien ja oletuksien kirkastaminen

• Miksi hankinta perustetaan nyt?

• Mitä otetaan mukaan? Mitä jätetään myöhemmäksi?

• Mitkä ovat konkreettiset tavoitteet?

2. Nykytilan ja sopimusten analyysi

• Mitä sopimuksia on?

• Miten ostaminen nyt käytännössä tapahtuu?

• Missä ovat aukot, riskit ja päällekkäisyydet?

3. Toimintamallin suunnittelu ja rakentaminen

• Hankintaprosessi, roolit ja vastuut

• Hankintaohjeet, sopimusmallit ja tarjouskäytännöt

• ESG- ja riskihallintanäkökulmat

4. Käyttöönotto ja arjen tuki

• Viestintä, perehdytys, koulutus

• Seuranta, mittarit ja käytännön tuki

3. Mitä pk-yritys saa, kun hankinta laitetaan kuntoon?

Yhteinen toimintamalli antaa yritykselle kyvyn johtaa hankintoja – ei vain seurata, mitä tapahtuu.

• Syntyy yhteinen, selkeä tapa toimia

• Vähemmän tulkintaa ja säätöä – enemmän aikaa liiketoimintaan

• Läpinäkyvät sopimukset ja hallitut riskit

• Toimitaan tehokkaammin ja ostamista ohjataan strategisesti eikä sammutella tulipaloja

• Vahvistetaan kasvun ja vastuullisuuden perustaa

Usein asiakkaani sanovat, kun hankintaa ei ole, mutta nyt on:

“Emme tienneet, miten paljon helpompaa tämä voisi olla.”

4. Hankinta ei ole byrokratiaa – se on työkalu kilpailukyvyn kasvattamiseeen

Kun hankinta rakennetaan käytännönläheisesti ja oikein mitoitettuna, se ei hidasta – se selkeyttää. Parhaimmillaan se yhdistää ihmiset, prosessit ja tavoitteet.

Tarvitsetko sinä modernin hankinnan mallin?

Jos olette tilanteessa, jossa hankinta puuttuu tai kaipaa selkeytystä, autan mielelläni. Rakennetaan yhdessä toimintamalli, joka toimii juuri teidän kokoisessanne ja näköisessänne organisaatiossa – ilman raskasta byrokratiaa.

Jos et halua odottaa - kilauta asiantuntijalle

Ota yhteyttä, varaa sparrailuaika – autan mielelläni eteenpäin.

📅 Varaa aika maksuttomaan sparraukseen kanssani. Keskustelu ei sido mihinkään, mutta voi avata uuden suunnan.

Varaa aika maksuttomaan sparraukseen!

📧 Ota yhteyttä suoraan:

Sähköposti: lauri.vihonen@leadersbeacon.fi

Puhelin: +358 50 4381912

Verkkosivut: www.leadersbeacon.fi

Jätä yhteyspyyntö tästä

Ystävällisin terveisin

Lauri Vihonen

Kun hankintaa ei ole -blogin kirjoittaja

Olen kirjoittanut yli 200 blogia hankinnan kehittämisestä, roolista ja mahdollisuuksista – kokemuksiin, virheisiin ja onnistumisiin perustuen.

Jos harkitset hankinnan kehittämistä tai tunnistit haasteita omassa organisaatiossasi, suosittelen tutustumaan kirjoituksiini. Niistä löydät konkretiaa, oivalluksia ja käytännön vinkkejä eri tilanteisiin ja toimialoille.

📚 Blogit löydät täältä