top of page

Yhteishankintojen tiedolla johtamisen parhaat käytännöt

Päivitetty: 29. tammik.

Yhteishankinnat ovat yksi keskeisistä keinoista, joilla organisaatiot voivat saavuttaa kustannussäästöjä ja tehostaa toimintaansa. Yhteishankinnoissa organisaatiot tekevät yhteistyötä hankkiakseen tuotteita ja palveluita tehokkaammin ja edullisemmin. Tuore selvitys kuvaa yhteishankintojen tiedolla johtamisen parhaita käytäntöjä.


Selvityksen sisältö pähkinänkuoressa

  • Selvityksessä tarkastellaan yhteishankintojen tiedolla johtamisen kokonaisuutta ja kerrotaan, millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää yhteishankintoja ja niiden tiedolla johtamista.

  • Selvityksessä havainnoidaan kolmen hyvinvointialueen, niiden muodostaman yhteistoiminta-alueen ja yhteishankintayksikön yhteishankintoihin liittyviä odotuksia ja kokemuksia.

  • Selvityksen erityinen näkökulma ovat laajat yhteishankinnat: millä edellytyksillä yhteistoiminta-alueen kaikki kolme hyvinvointialuetta voivat toteuttaa yhteishankintoja siten, että ne hyödyttäviä kaikkia?


Yhteishankintojen tietointensiivisyys

Yhteishankinnat ovat tietointensiivinen prosessi, missä kaksi tai useampi organisaatiota yhdistää hankinta-aikataulujaan, sovittaa yhteen tarpeitaan, sopii yhteisistä hankinnan kohteista ja päätöskriteereistä sekä kilpailutuksen tuloksen selvittyä kuvaavat saavutetut hyödyt, ottavat tuloksen käyttöön, seuraavat käyttöä ja sopimuksen toteutumista.


Selvityksen tavoite ja tehtävä

Selvityksen tavoitteena oli selvittää yhteishankintojen tiedolla johtamisen edellytyksiä ja toimintamalleja yhteistoiminta-alueen kolmen hyvinvointialueen ja yhden yhteishankintayksikön kesken. Tehtävänä oli tarkastella yhteishankintojen toimintamallia ja tunnistaa tiedolla johtamisen toimivat käytäntöjä ja edellytyksiä, jotta yhteishankintoja voitaisiin käytännössä hyödyntää paremmin yhteistoiminta-alueen kaikkien hyvinvointialueiden näkökulmista.


Laaja yhteishankinta

Selvitys tarkastelee myös laajan yhteishankinnan edellytyksiä. Laajassa yhteishankinnassa kaikki hyvinvointialueet osallistuvat yhteishankintaan siten, että niiden hankinnan kehitysvaihe, toiminnan peruslinjaukset, tarpeet ja ostomäärät otetaan huomioon. Selvityksessä on tunnistettu laajan yhteishankinnan onnistumisen edellytyksiä, joita kuvataan omassa kappaleessaan.


Selvityksen rakenne

Selvityksessä tunnistettiin tekijöitä, joita yhteishankintojen tiedolla johtaminen edellyttää toimivan yhteishankintamallin lisäksi. Nämä tekijät liittyvät mm. yhteistoiminta- ja hyvinvointialueiden johtamiseen, rooleihin ja vastuisiin sekä hyvinvointialueen ja yhteishankintayksikön tiedolla johtamisen kyvykkyyksiin. Selvityksen havaintoja kuvattiin yhteishankintojen tiedolla johtamisen viitekehyksen avulla. Sen kolme teema-aluetta ovat (1) yhteishankintojen arvolupaus ja tiedolla johtamisen rooli, (2) yhteishankintojen tiedolla johtamisen kyvykkyydet, roolit ja vastuut sekä (3) yhteishankintojen tiedolla johtamisen toimintamallit. Jokaisen teema-alueen yhteydessä kuvataan tärkeimpiä havaintoja, toimenpide-ehdotuksia ja niiden käytännön toteutukseen liittyviä kysymyksiä. Selvityksellä pyritään tavoittamaan hyvinvointialueiden ja yhteishankintayksiköiden hankintojen ohjauksesta ja johtamisesta vastaavat henkilöt.


Selvityksen toteutus

Selvityksessä haastateltiin yhteistyöalueen kolmen hyvinvointialueen hankintajohtoa, avainhenkilöitä ja asiantuntijoita, joilla tiedettiin olevan yhteishankintoihin tai niiden toteuttamiseen liittyvää tietoa ja kokemusta.Lisäksi haastateltiin yhteishankintayksikön johtoa ja avainhenkilöitä esimerkkinä yhteishankintaprosessin toteuttamisesta yhteishankintayksikön kautta. Haastatteluihin osallistui yhteensä 15 henkilöä ja ne toteutettiin marras- ja joulukuun 2023 aikana.


Laajan yhteishankinnan onnistumisen edellytyksiä

Laajan yhteishankinnan onnistumisen edellytyksiä tunnistettiin yhteistoiminta- ja hyvinvointialueiden sekä yhteishankinnan toteutusprosessin ja yhteishankintayksikön näkökulmista.


Yhteistoiminta-alueen näkökulmasta yksi tärkeimpiä edellytyksiä on yhteishankintojen periaatteista ja pelisäännöistä sopiminen siten, että jokainen hyvinvointialue voi niihin sitoutua. Tärkein tuotos on yhteistoiminta-alueen yhteishankintojen suunnitelma, joka sovittaa yhteen hyvinvointialueiden hankintasuunnitelmat ja mahdollistaa suunnitelmalliset yhteishankinnat.


Hyvinvointialueiden näkökulmasta keskeinen kyvykkyys liittyy hyvinvointialueiden väliseen asiantuntijatason yhteistyöhön, joka tähtää toiminnan ja hankinnan kohteiden riittävään yhdenmukaistamiseen, jotta yhteishankinnat voivat käytännössä tehokkaasti toteutua. Tätä tukee vahva raportointi- ja analytiikkakyvykkyys, jonka avulla saadaan yhteishankintojen suunnittelussa tarvittavat sopimus-, tuote-, palvelu- ja kulutustiedot siten, että niitä voidaan tarkastella hyvinvointialueiden asiantuntijoiden kesken ja hyödyntää prosessin eri vaiheissa.


Yhteishankinnan toteutusvaiheen onnistumisen ja yhteishankintayksikön kannalta yksi tärkeimpiä vaiheita on hyvinvointialueen tarpeiden yhdistäminen ja yhteishankinnan kohteen kuvaaminen. Se edellyttää hyvinvointialueiden hankinta- ja substanssiasiantuntijoiden välistä yhteistyötä, keskustelua ja yhteisen näkemyksen muodostamista. Muita oleellisen tärkeitä vaiheita ovat yhteishankinnan tuloksen ja hyödyn kuvaaminen yhteishankinnan kokonaisuuden ja jokaisen hyvinvointialueen näkökulmasta sekä uuden yhteishankintasopimuksen sujuva käyttöönotto ja käytön seuranta.


Kun yhteishankinnan kohteen kuvaus täyttää jokaisen yhteishankintaan osallistuvan tarpeet, yhteishankinnan tuloksen käyttöönotto on suoraviivaista. Laajassa yhteishankinnassa hankinnan kohde kuitenkin eroaa käytännössä aina hyvinvointialueiden aikaisempien sopimuksien kohteista. Näiltä ’sopimushänniltä’ on käytännössä hyvin vaikea välttyä, mutta yhteishankinnan kohdetta kuvattaessa ne voidaan tunnistaa ja siinä yhteydessä määritellä keinot niiden tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi.


Selvityksen tulosten hyödyntäminen

Selvityksen tulokset auttavat hyvinvointialueita ja yhteishankintayksiköitä johtamaan yhteishankintoja tiedolla, kehittämään yhteishankintojen toimintamallia ja sen tehokkuutta tietoon perustuen. Tuloksia voidaan soveltaa kaikilla hyvinvointialueilla ja julkisissa organisaatioissa laajemminkin toimialasta, toimintaympäristöstä, koosta ja sijainnista riippumatta. Hankintayksiköt voivat kehittää yhteishankintojaan selvityksessä kuvatun viitekehyksen mukaan teema-aluekohtaisesti, rakentaa organisaatioille kehityspolkuja tai lähtemällä liikkeelle painopisteistä ja edetä tunnistettujen riippuvuuksien kautta.


Selvityksen taustaa

Haastateltujen rooli on keskeinen: selvityksen havainnot, kysymykset ja toimenpide-ehdotukset perustuvat haastatteluissa esille nostettuihin asioihin. Lämmin kiitos kaikille haastatelluille.


Selvityksessä on hyödynnetty Hankinta-Suomen Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt – 22 askelta menestykseen -selvityksen[1] määrittelyjä; myös yhteishankintojen tiedolla johtamisen viitekehys on muokattu ko. selvityksessä esitetystä. Tämän selvityksen tekijä on yksi Hankinta-Suomen selvityksen kirjoittajista.


[1] Hankinta-Suomen Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt – 22 askelta menestykseen - selvitys löytyy valtioneuvoston julkaisuarkistosta sekä Hankinta-Suomen nettisivuilta.

14 katselukertaa0 kommenttia

Viimeisimmät päivitykset

Katso kaikki

Comments


Post: Blog2_Post
Transparent.png
bottom of page