Digitalisaatiolla on keskeinen rooli hankinnan strategisen johtamisen kehittämisessä. Hankintastrategian yksi pääteemoista on strateginen tiedolla johtaminen, siihen liittyvät tavoitteet ja tiedolla johtamisen onnistumista kuvaavat mittarit.
Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.
Digitaalisuus on myös hankinnan kehittämisen keskeinen muutosajuri ja hankinnan strategisen johtamisen onnistumisen edellytys. Digitalisoimalla mahdollisimman paljon hankinnan strategisessa johtamisessa voidaan tehdä parempia päätöksiä. Lähtökohta on myös, että kaikki käyttävät sähköisiä järjestelmiä.
Strateginen tiedolla johtaminen on yksi digitalisoinnin pääteemoista. Siihen liittyy ymmärrys tiedolla johtamisen merkityksestä ja työvaiheista, joilla tieto rikastuu ja mahdollistaa hyvän päätöksenteon sekä toiminnan kehittämisen. Tiedon lähteet pitää tunnistaa, tieto pitää kerätä, tunnistaa kuhunkin käyttötarkoitukseen oleellinen tieto ja eri lähteistä tullutta tietoa pitää yhdistellä, jotta sitä voidaan analysoida ja hyödyntää.
Toinen kehitystyön lähtökohta on hankintaprosessien tehostaminen digitalisaation keinoin. Kun perusasiat ovat kunnossa ja prosessit digitaalisia, hankintayksikkö voi keskittyä arvontuottoon. Kun esimerkiksi kilpailutusprosessia tehostetaan siten, että hankinta-asiantuntijat vapautuvat rutiinityöstä, heille jää aikaa keskittyä ratkaisukeskeiseen yhteistyöhön sidosryhmiensä kanssa.
Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.
Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:
Varmista, että digitalisaatio on osa hankintastrategiaa. Hankintastrategiassa pitää olla hankinnan strategisen johtamisen, hankintaprosessien ja strategisen tiedolla johtamisen digitalisointiin sekä innovointiin digitalisaation avulla liittyviä tavoitteita, mittareita ja toimenpiteitä.
Siirrä sähköiseksi kaikki, mikä siirrettävissä on. Hankintojen digitalisointi jouduttaa prosessia ja lisää työn joustavuutta; vapauttaa sen ajasta ja paikasta. Se vapauttaa hankinta-asiantuntijoiden asiantuntemuksen oikeaan käyttöön sähköistämällä ja automatisoimalla rutiinit mahdollisimman laajasti mm. hankinnan suunnitteluun, kilpailuttamiseen, sopimushallintaan, erilaisiin allekirjoituksiin ja tilauksiin sekä sopimuksenaikaiseen toimittajahallintaan ja toimittajien suorituskyvyn seurantaan liittyen.
Pidä tietopohja kunnossa. Hankinnan strategista johtamista palvelevaa tietopohjaa ohjaavat organisaation strategia ja budjetti – johda toimintaa strategisesti tämän tiedon avulla. Varmista, että myös muu operatiivisen toiminnan johtamisessa tarvittava tietopohja on kunnossa.
Hyödynnä ja rikasta tietopohjaa analyysien ja työkalujen avulla. Jotta tietopohjaa voidaan hyödyntää hankinnan strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa, eri lähteistä tulevan keskeisen tiedon pitää olla käytettävissä yhdestä näkymästä, jotta sitä voidaan käyttää tarvittavissa analyyseissa.
Tunnista digitaalisten palveluiden avulla uusia toimintatapoja. Digitalisoinnin avulla on mahdollista toteuttaa toimintatapoja, joilla voidaan parantaa hankinnan vaikuttavuutta. Esimerkiksi mobiilisovellusten avulla voidaan kartoittaa eri palvelukokonaisuuksien ja sidosryhmien innovaatiopotentiaalia.
Hyödyt:
Kokonaiskuvan hahmottaminen, kasvanut ymmärrys ja parempien päätösten tekeminen. Digitalisointi mahdollistaa monisyisen kokonaiskuvan nopean hahmottamisen, kun tarvittava tieto saadaan yhdestä näkymästä. Tämän pohjalta voidaan kehittää toimintaa nopeammin ja paremmin.
Ratkaisukeskeisyys ja työn tuottavuus kasvavat. Hankintaprosessien sähköistäminen vapauttaa hankinta-asiantuntijat rutiinityöstä ja antaa heille aikaa keskittyä hankintaprosessin lisäarvoa tuottaviin vaiheisiin ja toiminnan ratkaisukeskeisyyteen.
Hallinnollinen tehokkuus nousee mitattavalla tavalla. Digitaalisten työvälineiden käyttö nopeuttaa prosessien läpimenoaikoja, mahdollistaa prosessien tehokkuuden mittaamisen, auttaa tunnistamaan niiden pullonkauloja ja parantaa kokonaistehokkuutta.
Hankinnan arvontuotto kumuloituu eri tekijöiden yhteisvaikutuksena. Hankinnan digitalisoinnin eri tapojen hyödyt kumuloituvat. Esimerkiksi prosessien tehokkuuden kasvaessa rutiinityö vähenee ja hankinta-asiantuntijat keskittyvät hankintatarpeiden ymmärtämiseen ja niiden täyttämiseen.
Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.
Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).
Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.
