Kun organisaatio on haluttu kumppani, toimittajat ja palvelutarjoajat haluavat tehdä yhteistyötä organisaation kanssa. Yhteistyösuhteen ollessa avoin ja vastavuoroinen, molemmat osapuolet hyötyvät yhteistyöstä.
Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.
Kun organisaatio tavoittelee halutun kumppanin asemaa, se ymmärtää, että toimittaja tuottaa varsinaisen lisäarvon asiakkaalle ja sen vuoksi tarkastelee hankittavia kokonaisuuksia myös toimittajan ja palvelutuottajan näkökulmasta.
Toimittajamarkkinoiden ymmärtäminen ja kehittäminen siten, että organisaatiosta tulee haluttu kumppani toimittajille ja palvelutarjoajille vaatii pitkäjänteistä työtä. Toimittajat tekevät myös panostuksia, jotta voivat täyttää organisaation tarpeet ja vastata tarjouspyyntöihin. Tämän vuoksi organisaatiolle tärkeistä yleisistä linjauksista ja mm. ympäristöön, kiertotalouteen, päästöihin ja vastuullisuuteen liittyvistä linjauksista on hyvä kertoa toimittajille ajoissa.
Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.
Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:
Muista, että vuoropuhelua ei ole koskaan liikaa. Käy aktiivista vuoropuhelua toimijoiden ja palvelutuottajien kanssa myös hankintojen kehitys- ja suunnitteluvaiheissa: kerro suunnitelmista ennalta ja ota palautetta vastaan. Varmista siis riittävä markkinavuoropuhelu ja ole tekemisissä toimijoiden kanssa säännöllisesti, ei vain sopimusten aikana.
Keskustele palvelutuottajien kanssa laajasti. Hyödynnä toimittajien ja palvelutarjoajien näkemystä ja osaamista hankinnan strategisissa prosesseissa. Kysy palvelutuottajilta esimerkiksi markkinoiden hyödyntämisestä, arvontuotosta ja vastuullisuuden huomioimisesta, osaamisesta ja mahdollisista etenemistavoista.
Käy myös korkean tason keskustelua palvelutuottajien kanssa. Tärkeimpien ja vaikuttavimpien palvelutuottajien kanssa on syytä käydä keskustelua, jossa on mukana organisaation ja palvelutuottajan ylin johto. Luo ja hyödynnä toimittajamarkkinan huomioonottavia kumppanuusmalleja hankinnan elinkaaren eri vaiheissa.
Ymmärrä toimittajien ja palvelutarjoajien toimintaedellytyksiä hankinnan elinkaaren eri vaiheissa. Hankintaviestintää tulisi tehdä paljon ja laajasti hankintaprosessin eri vaiheissa: ennen varsinaisen hankinnan käynnistymistä, kilpailutuksen aikana ja sen jälkeen. Ymmärrä, että osuva viestintä voi olla haasteellista ja sitä tulee tehdä paljon.
Kerää toimittajien ja palvelutuottajien palautetta aktiivisesti. Palautetta tulisi kerätä aktiivisesti sekä kilpailutuksen että sopimuskauden aikana: tavoitteena on olla haluttu tilaaja.
Varaa riittävästi aikaa hankinnan valmisteluun. Varmista omassa organisaatiossasi sitoutuminen yhteiseen tavoitteeseen. Varmista lisäksi, että tarjouspyynnöt sopivat myös toimittajille.
Kohdista resurssit niihin toimittajiin ja hankintoihin, joilla on suurin vaikuttavuus hankintayksikön strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Kaikki toimittajia ja hankintoja ei kannata käsitellä samalla tavalla
Hyödyt:
Saadaan enemmän ja parempia tarjouksia. Kaikkein suurin yksittäinen hyöty on se, että saadaan enemmän hyviä, tarpeita vastaavia tarjouksia, jotka mahdollistavat paremman laadun sekä tuottavat kustannusetua ja säästöä. Saadaan hyviä tarjouksia myös aloilta, joilla kilpailu on kovaa tai vastavuoroisesti heikkoa.
Varmistetaan riittävät ja osaavat palveluntuottajat. Osaavat palveluntuottajat pystyvät täyttämään organisaation tarpeet ja tuottamaan pitkäaikaista lisäarvoa tilaajalle ja tilaajan asiakkaille.
Voidaan muodostaa pitkäaikaisia kumppanuuksia. Kun saadaan hyviä tarjouksia hyviltä palveluntuottajilta ja sopimussuhteet ovat sujuvia, voidaan muodostaa pitkäaikaisia kumppanuuksia.
Varmistetaan toimittajamarkkinoiden toimivuus. Kun toimittajat ja palvelutuottajat tuntevat organisaation tarpeita ja suunnitelmia, he toimivat tehokkaammin, heidän kokemansa riskit ovat pienempiä ja palvelutarjooman kehityspanokset kohdistetumpia.
Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.
Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).
Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.
