21/22: Ole strateginen kumppani sisäisille sidosryhmille

Hankinta on strateginen kumppani sisäisille sidosryhmille, kun hankinta ei vastaa pelkästään tavaroiden ja palveluiden hankkimisesta, vaan sillä on aktiivinen rooli organisaation strategian toteuttamisessa.

Strateginen kumppanuus perustuu sisäiseen yhteistyöhön, jossa hankinta toimii yhteistyössä liiketoimintojen kanssa tavoitteenaan saavuttaa organisaation strategiset tavoitteet.

Hankinnan strateginen kumppanuus sisäisten sidosryhmien kanssa rakentuu mm. seuraavista osista:  

• Hankinta ymmärtää liiketoiminnan toimintaympäristön ja tarpeet: mm. mitkä ovat ydinliiketoimintojen tarpeet ja millaisia hankintoja tehdään.

• Hankinta on mukana organisaation toiminnan suunnittelussa ja varmistaa, että sen tarjoamat näkökulmat otetaan huomioon toimintasuunnitelmassa ja tavoitteissa.

• Hankinta nähdään tärkeänä asiantuntijana strategisissa hankkeissa, kuten palveluiden järjestämisen suunnittelussa, ja hankinnan asiantuntemusta hyödynnetään suunnittelu- ja päätöksentekoprosessin kaikissa vaiheissa.

• Sisäisen strategisen kumppanuuden toimintamallit on määritelty riittävän hyvin ja niiden mukaan toimitaan. Toimintamallit voivat liittyä esimerkiksi rooleihin ja vastuisiin, hankinnan strategiaprosessiin osallistumiseen ja päätöksentekoon tai avoimeen viestintään.

Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:

1. Varmista yhteinen ymmärrys kumppanuuden tavoitteista. Jotta kumppanuus voi onnistua, tarvitaan yhteinen näkemys tavoitteista ja keinoista sen saavuttamiseksi. Kirkasta erityisesti liiketoiminnan ja hankinnan roolien kuvaukset.

2. Kehitä hankintaosaamista liiketoiminnan puolella ja toisinpäin. Hankinta voi tuottaa lisäarvoa liiketoiminnalle vain, jos se tuntee liiketoimintaa riittävästi. Liiketoiminta voi sitoutua yhteistyöhön, kun se ymmärtää hankinnan tuoman lisäarvon.

3. Varmista liiketoiminnan käytännön sitoutuminen kumppanuuteen. Hae jatkuvasti merkkejä kumppanuuden toimivuudesta. Tunnista asioita, jotka toimivat, ja asioita, jotka pitäisi tehdä toisin.

4. Rakenna strategista kumppanuutta kärsivällisesti. Strategisen kumppanuuden rakentaminen on pitkä prosessi ja se vaatii määrätietoista työtä.

Hyödyt:

1. Organisaatio ymmärtää hankinnan strategisen merkityksen ja sitoutuu hankintaan lisäarvoa tuottavana toimintona. Hankintaa ei nähdä vain byrokratiaa tuottavana kilpailuttajana, vaan aitoa lisäarvoa tuottavana toimintona.

2. Strategisesti tärkeiden palveluiden järjestäminen suunnitellaan paremmin. Jo palveluiden järjestämisen suunnittelun varhaisessa vaiheessa verrataan palvelun itse tuottamista sen hankintaan ostopalveluna.

3. Toimintamallit yhtenäistyvät ja toiminnan tehokkuus kasvaa. Toimintamallien yhtenäisyys ja toiminnan tehokkuus kasvavat liiketoiminnan suunnittelun ja hankinnan kaikissa vaiheissa tarpeiden tunnistamisesta käytännön toimintamalleihin toimittajien kanssa.

4. Hankinnan tuottama lisäarvo kasvaa. Hankinta tukee paremmin organisaation strategisten tavoitteiden toteutumista, kun toiminta perustuu kumppanuuteen sisäisten sidosryhmien kanssa.

Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.

Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen  teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).

Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.