Sopimusneuvottelun Suomen ennätys? Yhdessä projektissa neuvoteltiin 164 toimittajasopimusta muutamassa kuukaudessa — viimeisessä vaiheessa 97 sopimusta vain 12 päivässä. Taustalla olivat vakioidut toimintamallit, tekoälyn hyödyntäminen, läpinäkyvä seuranta ja jatkuvasti kiihtyvä tekemisen rytmi. Missä tilanteissa näin nopeaa mallia voisi hyödyntää sinun organisaatiossasi?

Tekoäly ja hankinta etenevät monessa organisaatiossa nopeammin kuin yhteinen suunta ja toimintamallit. AI-koulutuksia on käyty, mutta seuraavat askeleet ovat usein epäselviä. Nelivaiheinen kehitysmalli auttaa tunnistamaan nykytilan: manuaalinen, prompt-ohjattu, tekoälyn tukema ja itseohjautuva hankinta. Iteratiivinen eteneminen ja oikea interim-tuki auttavat muuttamaan kokeilut käytännön vaikuttavuudeksi.

Interim ei ole projekti, vaan matka: epäselvästä alusta konkreettisiin tuloksiin. Tässä kirjoitussarjassa avaan, miten interim alkaa, mitä todella tapahtuu arjessa, missä onnistutaan ja missä ei. Mukana nopeita käänteitä, kovaa tekemistä ja inhimillisiä hetkiä. Kurkista interimin todellisuuteen – se on erilaista kuin luulet.

Mitä maksaa kategoriajohtamisen koulutus yhdelle henkilölle? Hyvä kysymys, mutta tärkeämpää on valita oikea tapa edetä. Kategoriajohtaminen voi alkaa lukemisesta, jatkua avoimella koulutuksella ja viedä käytäntöön räätälöidyllä sparrauksella. Todellinen hyöty syntyy, kun yksittäisen osaamisen sijaan rakennetaan yhteinen toimintamalli.

Moni hankinta kehittää työkaluja ja prosesseja, mutta vaikuttavuus jää puuttumaan. Kaikki alkaa timantinkovasta toteutuksesta – se luo uskottavuuden. Mutta siihen ei voi jäädä. Arvo syntyy, kun rooli muuttuu: tuot vaihtoehtoja, kysyt miksi ja osallistut. Siirtymä toteuttajasta vaikuttajaksi on vaikea, mutta juuri siinä syntyy todellinen vaikuttaja.

Ajattelukumppanuus vastaa tarpeeseen, joka jää usein piiloon. Sain viestin hankintajohtajalta: sparraus koettiin niin hyödylliseksi, että sitä halutaan jatkaa. Ei lisää projekteja, vaan parempaa ajattelua. Kun päätöksiä tehdään yksin, ajattelukumppanuus tuo selkeyttä, haastaa ja vie asiat eteenpäin.

Yksi intensiivinen interim-toimeksianto on tullut päätökseen. Tällä kertaa työskentelin energiasektorilla tilanteessa, jossa hankinta piti rakentaa käytännössä nollasta – nopeasti ja ilman, että liiketoiminta saa häiriintyä. Keskiössä oli: hankinnan toimintamallin rakentaminen toimittaja- ja sopimuskentän varmistaminen operatiivisen ostamisen käynnistäminen päätöksenteon ja vastuiden selkeyttäminen Työ tehtiin paineessa, mutta lopputulos oli selkeä: toiminta käynnistyi hallit

Hankintaosaaminen ei ole vain kilpailutuksia, sopimuksia tai dataa. Ne ovat perusta, mutta eivät vielä vaikuttavuutta. Todellinen hankintaosaaminen näkyy siinä, miten osaamista käytetään: kyvyssä ymmärtää liiketoimintaa, vaikuttaa päätöksiin ja rakentaa yhteistyötä. Kyse ei ole vain tekemisestä, vaan siitä, mitä saadaan aikaan.

Hankinnan sanakirja ei ole vain sanoja – se on tapa vaikuttaa. Yksi lause voi sulkea neuvottelun tai avata yhteistyön. Kun siirrytään vaatimuksista perusteluun ja edelleen arvon luomiseen, hankinta muuttuu operatiivisesta toimijasta strategiseksi kumppaniksi. Kieli paljastaa ajattelun – ja ratkaisee lopputuloksen.

Hankinnan kehittäminen osoitti, että onnistuminen vaatii syvällistä tarpeen ymmärtämistä, operatiivista tekemistä ja kykyä mukauttaa suunnitelmaa käytäntöön. Toimittajatiedon kokoaminen, sopimusrakenteen rakentaminen ja jalkauttaminen olivat keskeisiä vaiheita. Tuloksena syntyi toimiva ja laajennettava kokonaisuus, joka tukee sujuvaa arkea ja tiedolla johtamista.

Interim-toimeksianto päättyi – mutta työ ei. Rakensimme ostamisen arjen, toimittajakentän ja sopimuspohjan käytännössä alusta. Loimme näkyvyyttä dataan ja ohjaukseen. Tärkeintä oli muutos: yhteinen tapa toimia. Interim ei ole suunnittelua, vaan tekemistä – ja sen pitää jättää pysyvä jälki.

Hankinta on bruttomarginaalin tärkein ajuri. Vaikka ajat ovat haastavat, hankinta-interim-toimeksiannot eivät hiljene – koska vaikutus näkyy heti. Kun hankinta otetaan haltuun, kustannukset, toimittajat ja päätöksenteko saadaan kuntoon. Bruttomarginaali ei parane odottamalla, vaan tekemällä.

Juuri kun 97 toimittajasopimusta oli saatu maaliin, ilmeni tarve tehdä vielä lisää. Pelkkien nimien listasta käynnistettiin systemaattinen prosessi: viestit, muistutukset, segmentointi ja selkeät kriteerit. Toimittajaa kunnioittava mutta tehokas toimintamalli toimi. Lopputulos: 100 sopimusta 12 päivässä – valmistautumalla, vakioimalla tekeminen ja pitämällä päätökset selkeinä.

Projektin viimeinen kuukausi kertoo, onnistuiko työ oikeasti. Tässä toimeksiannossa neuvottelimme noin 200 toimittajasopimusta, joista viimeiset sata tulivat vielä loppusuoralla. Samalla rakensimme toimintamallit, vastuut ja kehittämisen tiekartan. Viimeinen päivä on levollinen vain silloin, kun työ jatkuu ja arki toimii myös ilman projektia.

100 sopimusneuvottelun perusteella toimittajat jakautuvat kolmeen ryhmään: edelläkävijöihin, vastuullisiin ja rimpuilijoihin. Ensimmäiset näkevät vastuullisuuden kaksisuuntaisena yhteistyönä, toiset hoitavat sen osana normaalia bisnestä. Rimpuilijat taas vaativat sitoutumista omilta toimittajiltaan, mutta kieltäytyvät asiakkaan periaatteista. Silloin vastuullisuus on enemmän kilpi kuin arvo.

Teimme enemmän kuin odotettiin – mutta emme tehneet enempää asioita. Rakensimme ratkaisuja, jotka skaalautuvat ja jäävät elämään. Kun toimintamalli toimii ilman alkuperäistä tekijää, vaikutus kasvaa itsestään. Todellinen mittakaava syntyy siitä, että teimme enemmän ajattelun tasolla, emme suoritteiden määrässä.

Pienet tiimit ovat usein nopeimpia, rohkeimpia ja vaikuttavimpia. Kun vastuut ovat selkeät, luottamus kunnossa ja suunta yhteinen, päätöksiä ei siirretä – ne tehdään. Pienet tiimit eivät huku rakenteisiin vaan keskittyvät tekemiseen, oppimiseen ja tuloksiin. Siksi ne pystyvät muuttamaan enemmän kuin kokonsa antaa ymmärtää.

Interim-projektissa hiljainen tieto ei saa jäädä ihmiseen, vaan sen on siirryttävä organisaatioon. Hiljainen tieto syntyy kokemuksesta, näkemisestä ja päätösten perusteluista. Sitä siirretään avaamalla ajattelua, käymällä säännöllisiä reflektiokeskusteluja ja dokumentoimalla vaihtoehdot sekä riskit. Näin osaaminen jää taloon – ei vain lopputulos.

Liikkeenluovutuksessa neuvottelin 100 sopimusta tiukassa aikataulussa. Onnistuminen perustui priorisointiin, systemaattiseen seurantaan, oikeiden päättäjien löytämiseen ja selkeään, myönteiseen viestintään. Emme kilpailuttaneet, mutta loimme uskottavan vaihtoehdon. Sopimusprosessi nopeutui viikosta parhaimmillaan päivään.

Tänään on H-hetki – interim-projektin paras päivä. Kuukaudessa rakensimme ostotoiminnon tyhjästä: järjestelmä käyttöön, prosessit kuvattu, sopimukset ja yli 50 toimittajaa valmiina. Kaikki ei ole valmista, mutta perusta on kunnossa ja riskit hallittu. Interim onnistui, koska liiketoiminta voi jatkaa heti ensimmäisestä päivästä.