Ostoanalytiikka on yksi hankinnan perustyökaluista, jonka avulla voidaan tunnistaa tehostamiskohteita, vaiheistaa niiden toteutusta ja seurata tuloksia. Ostoanalytiikan hyödyntäminen on hankinnan tavoitteellisen kehittämisen edellytys.
Kuvaan tässä blogissa kahden yrityksen ostoanalytiikkaprojektin kokemuksia. Kummassakin käytettiin Spendata-analytiikkatyökalua.
Miksi ostoanalytiikka on tärkeää?
Noin 1/3 yrityksen liikevaihdosta on omaa jalostusarvoa - loput 2/3 ovat suoria ja epäsuoria hankintoja. Tämän vuoksi hankintaa kehittämällä ja tehostamalla voidaan merkittävästi vaikuttaa yrityksen arvonlisään, kannattavuuteen, toiminnan tehokkuuteen ja riskienhallintaan
Ostoanalytiikka tuo faktapohjaisen näkökulman hankintaan. Se vastaa mm. kysymykseen ”kuka ostaa mitä keneltäkin” yhdistämällä tilaajat (organisaatiorakenne), sen mitä tilataan (tili- ja kategoriarakenteet) ja toimittajat. Se mahdollistaa hankinnan tavoitteellisen, kunnianhimoisen kehittämisen.
Mikä on Spendata?
Spendata on uuden sukupolven edullinen, erittäin toiminnallinen, tee-se-itse ostoanalytiikkatyökalu. Se sopii kaikille organisaatioille, jotka haluavat hyötyä ostodatastaan. Spendata on
nopea, koska se mahdollistaa iteratiivisen, visuaalisen ja kokeilevan työtavan.
turvallinen, koska kaikki tieto ja tiedon käsittely tehdään käyttäjän omalla tietokoneella, tietoa ei missään vaiheessa siirretä yrityksen ulkopuolelle
avoin, koska analytiikan ytimessä olevat säännöt ovat Spendatassa avoimia ja käyttäjä voi halutessaan siirtää ne toiseen järjestelmään.
erittäin edullinen verrattuna vaihtoehtoihin; yhden työpisteen investointi on 699USD vuodessa.
Se onkin tällä hetkellä arvioitu analytiikan kehittäjälle eniten arvoa tuottavaksi työvälineeksi. Spendmattersin tekemässä vertailussa olivat mukana käytännössä kaikki saatavilla olevat ostoanalytiikkatyökalut (www.spendmatters.com, Spend Analytics Solution Map, 2020).
Ostodata saatiin työkaluun hyvin nopeasti
Vaikka kummallakaan yrityksellä ei ollut aiempaa kokemusta ostoanalytiikasta, analytiikan lähtötieto saatiin työkaluun hämmästyttävän nopeasti, vain minuuteissa. Käytimme tässä vaiheessa aikaa sellaisen tietomuodon kuvaamisen, jonka avulla uuden täydentävän tiedon syöttäminen olisi mahdollisimman suoraviivaista.
Työvaiheita
Ostodata saadaan yleensä ostoreskontrasta ja se kuvaa ostotapahtumia kassavirtapohjaisesti.
Tilikartta ja –tilikarttahierarkia sekä kustannuspaikat ja kustannuspaikkahierarkia tuodaan myös työkaluun.
Rahoitusyhtiöiden koontirahoituslaskut korvattiin todellisilla rahoitetuilla ostotapahtumilla.
Tiedon tuonnissa käytetään Spendatan yleensä toimintoa ‘I have data get me started’, joka ohjaa käyttäjää vaihe vaiheelta.
Ostodatan arvon jalostaminen
Hankinnan kategoriarakenteen muodostaminen tehtiin visuaalisesti toimittaja-, tili- ja kustannuspaikkatietoja yhdistellen eri hankintakategorioihin. Ensin teimme karkean kategoriajaon, mitä paransimme toisessa vaiheessa. Koko työvaihe tehtiin visuaalisesti ja iteratiivisesti yhdessä tulevien käyttäjien kanssa. Käyttäjät olivat aivan hämmästyneitä työn nopeudesta, ymmärrettävyydestä ja mahdollisuudesta kokeilla kaikissa työvaiheissa.
Aikaa käytimme jonkin verran ostodataa täydentävien ja selittävien lisätaulujen liittämiseen. Näitä olivat mm. kustannuspaikkojen ja tilien nimet, koska itse aineistossa olivat vain kummankin koodit. Tässä vaiheessa määriteltiin myös roolikohtaiset näkymät ja raportit; myös tähän voitiin käyttää enemmän aikaa, koska aiemmat vaiheet sujuivat nopeasti.
Työvaiheita
Vaiheessa kuvattiin kategoriarakenne, joka on hankinnan tärkeimpiä ryhmittelyjä: siinä ryhmitellään tuotteet ja palvelut, joiden välillä on synergiaa, samaa kategoriaan, jolloin niihin liittyviä ostoja voidaan kehittää ja ohjata yhtenä kokonaisuutena.
Ostotapahtumat yhdistetään asianmukaisiin kategorioihin toimittaja-, tili- ja kustannuspaikkatietojen mukaan eri vahvuisilla säännöillä
Tässä vaiheessa usein määritellään myös muita hierarkioita ja näkymiä; esimerkiksi ostoja voidaan ryhmitellä asiakkaalle tarjottavien palveluiden tai projektien mukaan
Samannimiset toimittajat ryhmitellään automaattisesti; automatiikka toimii hyvin.
Hankinnan tehostamissuunnitelman rakentaminen
Käyttäjät tunnistivat kehityskohteita jo tietoa tuodessa ja sitä jalostettaessa. Tämä antoi hyvän lähtökohdan varsinaiseen tehostamismahdollisuuksien tunnistamiseen, niiden priorisoitiin ja toimenpiteiden vaiheistamiseen. Ostoanalytiikka auttaa ymmärtämään ostokäyttäytymistä ja toimintaa paremmin, koska se mahdollistaa ostotiedon tarkastelun eri näkökulmista ja tietoon porautumisen halutulla tavalla.
Kannattaa kokeilla
Kaiken kaikkiaan Spendata on kokeilun arvoinen oston analytiikkatyökalu. Nopeus, visuaalisuus, iteratiivisuus kuuluvat kaikki kokeilevaan työtapaan. Se taas mahdollistaa hyötyjen saavuttamisen nopeammin ja suurempina. Työkalusta on myös saatavilla kokeiluversio, jolla pääsee välittömästi liikkeelle.
Lisätietoja:
Lauri Vihonen, 050 4381912, lauri.vihonen@leadersbeacon.fi, www.leadersbeacon.fi
