Luin Procurement 4.0 -kirjan uudelleen ja sen herättämät ajatukset innoittivat sanoittamaan hankinnan roolin ja tehtävän muutokseen liittyviä ajatuksia. Jos et halua lukea itse kirjaa, niin lue ainakin tämä juttu: se kannattaa!
Jo kirjan nimi kertoo sen asiayhteyden: kirja käsittelee hankinnan roolia ja tehtäviä neljännen teollisen vallankuvauksen maailmassa. Neljännen teollisen vallankumouksen käsitteet ovat meille kaikille tutut tekijät: esineiden internetin hyödyntäminen, pilvilaskennan valjastaminen, koneoppimisen käyttö, toiminnan reaaliaikaisuus ja analytiikan vahva hyödyntäminen. Tässä maailmassa hankinnan haasteet ovat hyvin erilaisia. Kirja havainnollistaa muutosta kuvaamalla miten se, mitä ostamme muuttuu, ja miten se, miten ostamme muuttuvat. Usein neljättä teollista vallankumousta käsiteltäessä puhutaan vain toiminnan digitalisaatiosta. Kirja laajentaa näkökulmaa tämän ulkopuolelle; digitalisaatio on itse asiassa vain melko pieni osa tulevasta muutoksesta.
Kirja pohtii hankinnan arvontuoton edellytyksiä neljännen teollisen vallankumouksen maailmassa, missä erityisesti ymmärrys toimitusketjujen merkityksestä, tapa ymmärtää toimitusketjujen ominaisuuksia ja niiden johtamistapa muuttuvat. Tässä maailmassa hankinta-ammattilaisilta edellytetään aivan uusia kyvykkyyksiä ja eikä tarkoituksenmukaisin organisointimallikaan ole aina ilmeinen.
Kirjan 12 päättäjä- ja asiantuntijahaastattelua tekevät kirjan juonesta elävän: haastatellut kuvaavat omin sanoin näkemyksiään teoksen pääteemoista. Pääteemoilla taas kuvataan muutoshaasteita, joihin hankinnan on löydettävä vastauksia, jotta se voi ansaita uuden roolinsa ja tuottaa arvoa yrityksessä jatkossa. Näitä muutoshaasteita ovat mm.
Koska toimitusketjun hyötypotentiaali on nimenmaan toimitusketjun rakenteessa, hankinnan on tunnettava toimitusketju laajemmin ja syvemmin, vain ensimmäisen toimittajan tunteminen ei enää riitä.
Toimittajahallinnan painopisteen pitää muuttua pelkkien kustannussäästöjen tavoittelusta yhteiskehittämiseen ja -innovointiin: tunnistaa toimitusketjun eri toimijoiden kyvykkyydet ja valjastaa nämä toimittajat ja toimitusketjut tukemaan yrityksen tavoitteiden toteutumista.
Muutos edellyttää jokaiselta hankintaroolilta uutta laaja-alaista osaamista, uusia kyvykkyyksiä, kykyä toimia joustavasti ja uudenlaista johtajuutta, koska muutoksen suuntaa, rakennetta ja vauhtia on vaikea ennakoida yksittäisen yrityksen näkökulmasta.
Teknologian viisas käyttö mahdollistaa hankinnan palvelukyvyn kasvattamisen. Palvelukyvyn avaintekijöitä ovat nopeus ja ketteryys, koska hankintatoiminnan tuottavuuden ja arvon pitää kasvaa oleellisesti ilman, että henkilöresursseja lisätään merkittävästi.
Kirja perustuu ilmiselvästi vahvaan käytännön hankintakokemukseen ja kirjoittajat esittävätkin viitekehyksen, joka yhdistää nämä teemat kokonaisuudeksi. Viitekehykset ovat hyödyllisiä toiminnan ohjeina, mutta itse käytän niitä myös tarkistuslistoina ja keskustelukysymyksinä, kun halutaan ryhmässä reflektoida omaa toimintaa ja tunnistaa alueita, mitä voitaisiin tehdä toisin. Kirjan Procurement 4.0 -viitekehys on yksinkertaisuudessaan käyttökelpoinen. Sen avainsisältö on seuraava:
Koska se, mitä ostamme, muuttuu, tehtävämme on varmistaa koko toimitusketjun kilpailukyky ja siirtää toimintamme ja ajattelumme painopiste ostajakeskeisyydestä toimittaja- ja toimitusketjukeskeisyyteen.
Koska se, miten ostamme, muuttuu, jokaiselta hankintaroolilta edellytetään uuden ajattelutavan ymmärrystä ja uusia kyvykkyyksiä siten, että ne ohjaavat käytännön toimintaa. Teknologian käyttö on vain yksittäinen, vaikka tärkeä, muutoksen mahdollistaja.
Teema 1: Tunne toimitusketju laajemmin ja syvemmin
Jotta hankinta kykenee tunnistamaan toimitusketjujen rakenteita ja erityispiirteitä laajemmin, se edellyttää hankinnalta näkökulman ja ajattelutavan muutosta. Hankinnan omakuvan pitää muuttua kustannusten optimoinnista joko yrityksen kasvun, erilaistumisen tai kummankin mahdollistamiseen. Hankinnan pitää myös tuntea toimitusketrantjut syvemmin ja ohjata tärkeiden toimitusketjujen rakenteita, jotta niiden riskit ja kustannukset ovat tasapainossa. Hankinnan pitää kyetä vertaamaan omaa toimintaketjuaan kilpailijoidensa toimitusketjuihin, arvioimaan toimitusketjua yrityksen ulkopuolelta. Jokaisen yrityksen toimitusketjut kilpailevat markkinoilla muiden yritysten toimitusketjujen kanssa. Kun hankinta laajentaa näkökulmaansa näillä kolmella tavalla, sillä on toimintona mahdollisuus tulla uskottavaksi toimijaksi.
Itse asiassa tässä uudessa maailmassa ostajan rooli muuttuu perinteisestä hintaan, laatuun ja saatavuuteen keskittyvästä tehtävästä arvoketjusuunnittelijaksi, joka pyrkii vastaamaan uuden toimintaympäristön asettamiin haasteisiin. Kustannusjohtajuuden tavoittelu ei yksin riitä, vaan arvoketjusuunnitteluja keskittyy toimitusketjujen kilpailukyvyn parantamiseen, erilaistamaan yritystä sen asiakasmarkkinoilla ja liiketoiminnan kannattavan kasvun tukemiseen.
Jakson haastateltavat kertovat, että ’prosessien kehittäminen tehdään ensin, digitalisointi tulee vasta sen jälkeen’ ja ’hankintavälineiden pitää olla niin hyviä, että Apple-käyttäjätkin tuntevat olonsa mukavaksi’.
Teema 2: Kustannussäästöjen tavoittelusta yhteiskehittämiseen ja -innovointiin
Toimittajahallintaan liittyvä teema on ehkä kirjan parasta antia. Hankinnallahan on periaatteessa vain välinearvo: saattaa oikeat toimittajat, tuotteet ja palvelut yhteyteen tarvitsijoiden kanssa, jotta liiketoiminnan tavoitteet toteutuvat. Tämän saavuttaminen edellyttää hankinnalta määrätietoista aidosti tärkeiden, yhteiskehittämiseen ja -innovointiin kykenevien toimittajien tunnistamista, joiden kanssa tehtävä yhteistyö tukee oman organisaation tavoitteiden toteutumista parhaiten. Vaikka toimittajahallinnan nykyinen perusta ei muutu, niin hankinnan tekemisen painopisteen, ajattelumallin ja toimintamallien pitää muuttua.
Jotta tässä onnistutaan, toimittajahallinnassa mukana olevien ajattelumallin on muututtava. Innovointia tukevia ajattelumalleja kutsutaan yhteisnimellä suunnitteluajattelu (design thinking), jonka tavoitteena on siirtää näkökulma pois hankintakeskeisyydestä ja tarkastella kokonaisuutta liiketoiminnan ja toimittajan näkökulmista. Onnistuminen edellyttää luonnollisesti avoimuutta uudelle, mutta myös selkeitä rakenteita.
Uusia rakenteita ja toimintamalleja tarvitaan erityisesti, kun valitaan strategisia toimittajia, joiden kanssa halutaan yhteiskehittää, asetetaan tavoitteita, seurataan niiden toteutumista ja tehdään käytännön yhteistyötä. Toiminnan läpinäkyvyyden, nopeuden ja tehokkuuden varmistamiseksi tarvitaan myös uusia välineitä, jotka automatisoivat monia nyt käsin tehtäviä työvaiheita.
Jakson haastateltavat kertovat, että ’toimittajatyytyväisyys johtaa parempaan toimittajayhteistyöhön’, ’aiomme nostaa toimittajasuhteemme seuraavalle tasolle’, ’olemme murroksessa – digitalisointistrategiamme valmistuu vuoden loppuun mennessä’ ja ’herätyskellomme soi hetki sitten’.
Teema 3: Uudet kyvykkyydet, uudenlainen johtajuus ja kyky toimia joustavasti.
Hankinnan nykyisten toimintamallien rakentaminen edellytti tietynlaisia kyvykkyyksiä. Kun hankinnan toimintaympäristö, tavoitteet, rooli ja toimintamallit muuttuvat, niin hankinnan roolit ja niissä onnistumisen kyvykkyyden myös muuttuvat. Nykyinen hierarkkinen hankintajohtajan, kategoriapäällikkön, ostopäällikkön, eri asiantuntijaroolien ja ostajan välinen hierarkia muuttuu ja jopa kääntyy ylösalaisin.
Johtaja on palvelija, jonka tehtävä on pitää huolta tiimistään ja mahdollistaa tietotyön edellytykset, mm.: toiminnan aito läpinäkyvyys, rakentava kritiikin rohkaiseminen, itsenäiseen organisoitumiseen kannustaminen, jatkuvan oppimisen ja kehittymisen mahdollistaminen sekä rohkeuteen ja luottamukseen perustuva toiminta. Eri roolien uusien kyvykkyyksien, yhdessä rakentamisen ja johtajuuden mallien pohjana on data. Data kuvaa lähtötilannetta, etenemistä, kertoo tavoitteiden saavuttamisesta ja auttaa näkemään matkalla muuttuneen tavoitteen uuden sijainnin.
Erityisesti kirjan tämän kappale on erinomainen läpileikkaus ajattelusta, jonka yksi lähteistä on selvästi James Hunterin kirjoittama klassikko ’The Servant: A Simple Story About the True Essense of Leadership’. Kaikista teemoista tämä on mielestäni arvokkain, koska sen ajatuksen ovat välittömästi käyttökelpoisia myös nykyisessä tilanteessa.
Jakson haastateltavat täydentävät ajattelua ja kertovat, että ’huippuhankinta on kokonaisratkaisujen toimittaja’, ’olemme nyt hyviä, meistä tulee parhaita – toimituskykymme auttaa yrityksemme menestymään’ ja ’tunnista tiedon voima ja hyödynnä sitä’.
Teema 4: Teknologian viisas käyttö
Hankinnan perusluonteen ja sen liiketoimintamerkityksen välillä on mielenkiintoinen ristiriita. Hankinta yleensä ei ole se yksikkö, joka ottaa uusimmat innovaatiot käyttöön. Hankintaa johdetaan ja se myös toimii usein varovaisen konservatiisesti. Toimintaa kehitetään jatkuvasti, mutta kun vertaa kehitysvauhtia ulkoisten kulujen osuuteen yrityksen liikevaihdosta tai kustannuksista, niin ristiriita on ilmeinen. Voisi olettaa, että yrityksen toiminto, jonka kautta voidaan vaikuttaa kahteen kolmasosaan tyypillisen yrityksen kuluista, kehittäisi toimintaansa aktiivisemmin ja suuremmin harppauksin roolinsa liiketoimintamerkityksen mukaisesti.
Toiminnan digitalisointi on tärkein yksittäinen hankinnan muutoksen ajuri ja sen mahdollistaja. Se vaikuttaa hankintapalveluiden ja -järjestelmien käyttöön liittyvin odotuksiin: kaiken pitää olla yhtä helppoa ja yksinkertaista kuin esimerkiksi monessa verkkokaupassa tilaaminen ja toimituksen seuraaminen. Analytiikan käyttö hankintaprosessin eri vaiheissa mahdollistaa mm. toimittajien suorituskyvyn ja riskien hallinnan, kilpailuttamisen ja toimittajavalinnan automatisoinnin.
Analytiikkaa voidaan hyödyntää kahdella tavalla: päätöksenteossa ja toimittajia johdettaessa. Teemme parempia päätöksiä, esimerkiksi kustannukset ja hyödyt ovat läpinäkyvästi ja luotettavasti saatavilla. Toinen käyttö liittyy tiedon asymmetrisyyden merkitykseen toimittajien johtamiseen. Tiedon asymmetrisyys tarkoittaa sitä, että toisella osapuolella on paremmat tai luotettavammat tiedot neuvoteltavasta aiheesta. Paremmalla ja luotettavammalla tiedolla neuvotteluihin valmistautuva on neuvotteluissa yleensä aina vahvempi ja saavuttaa tavoitteensa yleensä paremmin.
Yksi tärkeimmistä asioista, minkä kirja antaa, liittyy sen tapaan kuvata analytiikan hyödyntämisen vaiheistusta. Analytiikkahan on yksi vaikeimmista ja samalla hyödyllisimmistä kehitysalueista; samalla käytännössä kaikkien hankinnan kehitystoimenpiteiden onnistuminen edellyttää hyvää analytiikkaa. Kirja kuvaa yksinkertaista mallia, jota käyttäen yrityksessä voidaan tunnistaa hyödyllisimmät analytiikan kehityskohteet, niiden käyttötapaukset ja muodostaa yhteinen näkemys – tiekartta - kehityskohteiden toteutusjärjestyksestä ja ymmärtää toteutuspanos samalla tavalla.
Kirjan toinen vastaava esimerkki liittyy toimittajien kehittämiseen: miten tunnistamme kehityskohteet, mitä niiden toteuttaminen tarkoittaa käytännössä ja missä järjestyksessä kehitystoimenpiteet pitäisi toteuttaa, jotta yritys saavuttaa tavoitteensa ja käyttää resurssejaan optimaalisesti?
Kolmas tärkeä näkökulma liittyy hankinnan järjestelmien uudistamiseen. Kirjoittajat neuvovat tunnistamaan jokaiseen käyttötarkoitukseen parhaiten sopivan vaihtoehdon (best of breed -ajattelu). Näin organisaatio oppii nopeammin, kehittää toimintaansa nopeammin ja saa nopeammin tuloksia. Sama ajattelu ei toimi laajoissa järjestelmäkokonaisuuksissa, joiden käyttöönotto ja hyödyntäminen on niiden perusluonteen vuoksi hitaampaa.
Jakson haastateltavat kertovat, että ’nopeus on tärkeintä’, ’me digitalisoimme hankinnan’ ja ’aika on rahaa – meidän on nopeutettava hankintaprosesseja merkittävästi’.
Miksi kirja kannattaa lukea?
Päättäjä- ja asiantuntijahaastattelut
Päättäjä- ja asiantuntijahaastatteluissa haastateltavat kuvaavat omalla nimellään ja omin sanoin toimintaansa, tavoitteitaan ja haasteitaan. Jokainen haastattelu on myös muutaman sivun mittainen kertomus, joka kannattelee haastateltavan näkemyksiä hyvin.
Kirjan teemat ja teemakuvaukset
Kirjan pääteemat on hyvin jäsennetty. Kirjoittajien kokemus näkyy heidän kyvyssään sanoittaa teemojen sisältöä. Jokaiseen teemaan voi myös tutustua itsenäisesti niin halutessaan.
Toimenpiteet, joiden avulla pääsee liikkeelle isoa kuvaa kohti
Kirjan rakenne on virkistävän kertova, analyyttinen ja ohjaava. Kirjan sisältö rakentuu sen substanssin ja haastattelujen lisäksi kahdesta tekijästä: think big – ja survival kit -osista. Think big -osa kuvaa suurta tavoitetta, joka osoittaa suuntaa ja jonka saavuttamiseen kuluu yleensä monta vuotta. Survival kit -osa puolestaan kuvaa asioita, joihin hankinnan kehittäjän olisi hyvä paneutua välittömästi. Se on tärkeiden asioiden tarkistuslista, joita toteuttamalla hankinnan kehittämisen uuden vaiheen saa luontevasti liikkeelle.
Lauri Vihonen
vastuukonsultti
Kirjoittaja Lauri Vihonen auttaa organisaatioita onnistumaan hankinnan muutostilanteissa: mm. hankinnan johtaminen ja kehittäminen, kategoriajohtaminen, toimittajien johtaminen, kilpailuttaminen ja ostoanalytiikka. Haluatko selvittää hankinnan ostoanalytiikan kehittämisen mahdollisuudet - ota yhteyttä!
Kirjavinkki
Procurement 4.0
A survival guide in a digital, disruptive world
Dr. Alexander Batran et al.
Campus Verlag GmbH, 2017
