Miksi hankintapolitiikka kannattaa laatia – ja mitä sen tulisi sisältää?

Työstämme parhaillaan hankinnan kehittämisprojektia suomalaisessa pk-yrityksessä, jossa tavoitteena on rakentaa selkeät pelisäännöt paikallisten tuotteiden ja palvelujen ostamiseen. Projekti liittyy laajempaan kehityskokonaisuuteen, jonka aikana kirkastetaan roolit, parannetaan ohjeistusta, otetaan käyttöön sopimuspohjia ja käynnistetään kategoriajohtaminen.

Yksi keskeisimmistä alkutoimista on hankintapolitiikan laatiminen – eli yhteisesti sovittu linjaus siitä, miten, milloin ja kenen toimesta hankintoja tehdään.

Hankintapolitiikka tuo selkeyttä, vastuullisuutta ja johdonmukaisuutta

Pk-yrityksissä hankinnat ovat usein hajautuneita: ostetaan tarvittavaa sieltä, mistä sitä saadaan, usein kiireessä ja parhaaksi katsotulla tavalla. Tämä voi toimia pienessä mittakaavassa, mutta kasvun, riskienhallinnan, vastuullisuusvaatimusten ja sisäisen tehokkuuden näkökulmasta on tärkeää siirtyä järjestelmällisempään malliin.

Hankintapolitiikka ei ole byrokraattinen rajoite, vaan toiminnan yhtenäistämiseen ja laadun varmistamisen työväline. Se auttaa esimerkiksi seuraavissa kysymyksissä:

• Mitä tavoittelemme hankinnalla ja miten teemme sen?

• Miten ostojen kokonaisuutta johdetaan eri alueilla?

• Kuka saa tilata ja allekirjoittaa sopimuksia?

• Miten toimimme toimittajien suuntaan läpinäkyvästi ja reilusti?

• Miten huomioimme vastuullisuusvaatimukset ja muut meille tärkeät näkökulmat?

Mitä hyvä hankintapolitiikka sisältää?

Hyvä politiikka on riittävän selkeä, mutta ei rajoittavan yksityiskohtainen. Se antaa suunnan, mutta jättää tilaa käytännön tulkinnalle ja ammattitaidolle. Tyypillisiä elementtejä ovat:

• Tavoite ja soveltamisalue – miksi politiikka on olemassa ja mitä se kattaa?

• Periaatteet – vastuullisuus, kustannustehokkuus, laatu, avoimuus

• Roolit ja vastuut – kuka tekee mitä, missä tilanteissa?

• Hankintaprosessin vaiheet – tarve, kilpailutus, sopimus, toimittajayhteistyö?

• Hyväksymisvaltuudet ja rajat – missä kulkee eri roolien päätösvalta?

• Sopimus- ja toimittajahallinta – miten sopimuksia hallitaan ja toimittajia seurataan?

• Poikkeamien käsittely ja politiikan päivitys – miten toimitaan muuttuvissa tilanteissa?

Osa isompaa kuvaa: kohti kategoriajohtamista

Hankintapolitiikka on kuin peruskartta, johon voidaan rakentaa tarkempia reittejä ja toimintamalleja. Tässä projektissa seuraava vaihe on kategoriajohtamisen käynnistäminen – eli hankintojen ryhmittely, analysointi ja systemaattinen johtaminen kokonaisuuksina. Politiikka tarjoaa tähän yhteiset lähtökohdat: esimerkiksi sen, kuka vastaa mistäkin kategoriasta ja millä periaatteilla päätöksiä tehdään.

Kun roolit, periaatteet ja vastuut ovat selkeitä, kategoriajohtamista voidaan lähteä kehittämään tehokkaasti ja vaikuttavasti.

Käynnistä hankinnan kehittäminen ja varaa maksuton tilannekartoitus

Hankinnan kehittäminen ei ole sprintti, vaan pitkäjänteinen matka. Mutta se matka kannattaa aloittaa nyt – ei siksi, että kaiken pitäisi olla valmista, vaan siksi, että jokainen askel vie kohti merkityksellistä muutosta.

Jos pohdit, miten hankintaa kannattaisi kehittää juuri teidän organisaatiossanne, mutta kaipaat ulkopuolista näkemystä ja selkeyttä seuraaviin askeliin, varaa aika maksuttomaan tilannekartoitukseen. Se ei sido sinua mihinkään, mutta voi avata paljon.

Maksuton hankinnan tilannekartoitus sisältää:

• 1 h Teams-työpajan, jossa kirkastetaan nykytilanne ja tarpeet

• Saat kirjallisen yhteenvedon ja alustavan tavoitemäärittelyn

• 30–60 min jatkotapaamisen, jossa käydään yhteenveto yhdessä läpi

👉 Varaa tilannekartoitus tästä tai ota suoraan yhteyttä. – jutellaan tilanteestanne ja siitä, miten voisin auttaa.

Ystävällisin terveisin,

Lauri Vihonen

+358 50 4381912

Olen kirjoittanut yli 200 blogia hankinnan kehittämisestä, roolista ja mahdollisuuksista – kokemuksiin, virheisiin ja onnistumisiin perustuen.

Jos harkitset hankinnan kehittämistä tai tunnistit haasteita omassa organisaatiossasi, suosittelen tutustumaan kirjoituksiini. Niistä löydät konkretiaa, oivalluksia ja käytännön vinkkejä eri tilanteisiin ja toimialoille.

📚 Blogit löydät täältä