Tilauksesta maksuun -prosessi on kriittinen osa monen organisaation toimintaa. Kyseessä on usein monimutkainen kokonaisuus, joka sisältää useita eri vaiheita ja tietolähteitä.
Projekti: Tiedolla johtaminen - Tilauksesta maksuun -prosessin tehostaminen
Asiakkaamme halusi virtaviivaistaa tätä prosessia merkittävästi parantaakseen tehokkuutta ja prosessin hallittavuutta sekä sitouttaakseen sisäiset toimijat ja toimittajat valittuun toimintamalliin.
Tavoitteet olivat selkeät:
Tehokkuus: 80 % ostolaskuista tulisi käsitellä automaattisesti, mikä vähentäisi manuaalisen työn määrää.
Compliance: Kaikkien toimintojen tuli noudattaa sovittuja toimintamalleja, ja poikkeamat haluttiin tunnistaa ja käsitellä järjestelmällisesti.
Hallittavuus: Prosessin tuli olla läpinäkyvä, mitattava ja helposti ohjattava, jotta sen suorituskykyä voitiin kehittää jatkuvasti.
Datan rooli prosessin ymmärtämisessä
Prosessin kehittämisen lähtökohtana oli datan hyödyntäminen. Toiminnanohjausjärjestelmän tietosyötteet muodostivat pohjan ymmärrykselle siitä, miten prosessi tällä hetkellä toimii.
Käytettyjä tietosyötteitä olivat esimerkiksi:
Tilaukset ja tilausrivit
Tilaajat ja hyväksyjät
Organisaatioyksiköt
Toimittajat ja näiden verkkolaskujen sisältö
Datan avulla mallinnettiin koko tilauksesta maksuun -prosessi. Tämä tarjosi syvällisen käsityksen nykytilanteesta ja mahdollisti tärkeimpien vaiheiden, eli niin sanottujen "magic moments" -kohtien, tunnistamisen. Lisäksi ostotilausnumeroiden avulla prosessia voitiin seurata tarkasti. Jos ostotilausnumero puuttui, analyysin avulla pystyttiin paikallistamaan tarkasti ne pisteet, joissa poikettiin sovitusta toimintamallista. Tämä mahdollisti systemaattisen poikkeamien käsittelyn ja ennaltaehkäisyn.
Faktapohjainen kehitys
Datan hyödyntäminen ei jäänyt pelkästään nykytilan analysointiin. Se toimi myös keskeisenä työkaluna kehitysprosessin aikana. Päätöksenteko perustui faktoihin, mikä paitsi nopeutti projektin etenemistä myös varmisti, että tehdyt ratkaisut olivat kestäviä ja tarkoituksenmukaisia.
Projektin aikana tietopohjan laajuus kasvoi huomattavasti. Eri liiketoimintayksiköt ja konsernipalvelut osallistuivat aktiivisesti kehitystyöhön, mikä lisäsi projektin tietopohjaa ja auttoi varmistamaan, että lopputulos vastasi kaikkien osapuolten tarpeita. Tämä yhteistyö oli ratkaisevaa prosessin virtaviivaistamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa.
Nopea kehitystyö
Yksi projektin keskeisistä tavoitteista oli edetä nopeasti ilman, että laatu kärsii. Datan hyödyntäminen mahdollisti sen, että päätöksiä voitiin tehdä nopeasti ja perustellusti. Mallinnettu prosessi ja selkeä ymmärrys siitä, mitä haluttiin saavuttaa, vähensivät epävarmuuksia ja mahdollistivat ketterän kehitystyön.
Lopputulos
Hankkeen lopputuloksena syntyi automatisoitu, hallittavissa oleva ja toimintamallia noudattava tilauksesta maksuun -prosessi. Tämä toi merkittäviä etuja:
Manuaalisen työn määrä väheni huomattavasti, mikä säästi aikaa ja resursseja.
Prosessi noudattaa sovittuja toimintamalleja, mikä vähentää virheitä ja lisää luotettavuutta.
Prosessin suorituskyky on nyt helposti mitattavissa ja kehitettävissä, mikä luo perustan jatkuvalle optimoinnille ja skaalautuvuudelle.
Tämä tapaus korostaa tiedolla johtamisen merkitystä prosessikehityksessä. Kun tiedetään, mistä lähdetään liikkeelle ja millä perusteilla päätöksiä tehdään, kehittämisestä tulee paitsi nopeaa myös kestävää. Datan avulla prosessit eivät ole pelkästään tehokkaampia vaan myös joustavampia ja paremmin hallittavissa.
Comments