Case: Miten monimutkainen hankintadata muutetaan kilpailueduksi?

Ostoraportointi ei toiminut optimaalisesti: "Tietonne on väärää" oli yleinen palaute toimittajilta.

Asiakas ja projekti: IT-palveluintegraattorin ostodatan hallinta ja kategoriajohtaminen

Tavoite

IT-palveluintegraattori halusi yhdistää, rikastaa ja analysoida ostotietojaan, jotta hankinnan kategoriajohtaminen saataisiin faktoihin perustuvaksi. Tiedot piti integroida organisaation normi-BI-ympäristöön (Power BI), jotta päätöksenteko ja käytännön johtaminen tukisivat liiketoiminnan tarpeita.

Haasteet

Tieto oli hajallaan useissa eri järjestelmissä ja muodoissa, mikä vaikeutti kokonaiskuvan muodostamista. Ostot liittyivät monimutkaiseen palvelurakenteeseen, jossa oli yli 1000 palvelua. Lisäksi 30 % ostoista rahoitettiin kahdella täysin erilaisella järjestelyllä, mikä toi lisähaasteita tiedon hallintaan.

• Power BI -ostoraportointi ei toiminut optimaalisesti: "Tietonne on väärää" oli yleinen palaute toimittajilta. 

• Ostoja kohdistetaan yli 1000 asiakkaille tuotettavaan palveluun ja näiden monimutkaiseen palvelurakenteeseen. 

• 30 % ostoista rahoitetaan kahden hyvin erilaisen rahoitusjärjestelyn kautta, mikä monimutkaistaa datan hallintaa. 

• Tiedot ovat hajallaan useissa järjestelmissä, kuten ostolaskujen kierrätyksessä, talousjärjestelmissä ja käsin ylläpidetyissä Exceleissä – kaikki eri muodoissa. 

Keino

Kehitystyö käynnistettiin nopeasti, ja ostot saatiin yhdistettyä kategorioihin tunneissa. Projektissa määriteltiin kategoriarakenne ja luotiin kategoriamalli, joka myös koulutettiin organisaatiolle. Hankintadata puhdistettiin, jäsennettiin ja rikastettiin, jotta sitä voitiin tarkastella eri näkökulmista ja yhdistää normiraportointiin Power BI:ssä. Järjestelmää on käytetty ja ylläpidetty jo usean vuoden ajan, ja tänä aikana sekä kategoriarakenne että asiakkaan palvelurakenne ovat muuttuneet vastaamaan toimintaympäristön kehitystä.

• Kategoriarakenne määriteltiin ja kategoriamalli kuvattiin ja koulutettiin organisaation tarpeiden mukaisesti. 

• Hankintadata puhdistettiin, jäsennettiin ja rikastettiin, jotta se mahdollisti tarkastelun useista näkökulmista. 

• Lopullinen analyysi yhdistettiin organisaation normiraportointiin, jolloin tieto saatiin hyödynnettäväksi strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa.  

• Tietoa ylläpidettiin pitkäjänteisesti usean vuoden ajan, ja tänä aikana kategoriarakenne sekä asiakkaan palvelurakenne kehittyivät ja muuttuivat toimintaympäristön mukana. 

Tulokset

Hankinnan ja kategoriatyön kehittäminen on nyt mahdollista faktoihin perustuen. Oikea tieto on kaikkien käytettävissä ymmärrettävässä ja roolin mukaisesti jäsennetyssä muodossa, mikä tukee parempaa päätöksentekoa ja toimittajayhteistyötä.

• Hankinnan ja kategoriatyön kehittäminen on nyt mahdollista faktapohjaisesti. 

• Oikea tieto on kaikkien saatavilla, ymmärrettävässä ja roolin tarpeiden mukaan jäsennetyssä muodossa. 

• Parempi yhteistyö toimittajien kanssa ja luotettavat datanäkymät organisaation kaikilla tasoilla. 

Tutustu palveluihin ja ota yhteyttä!