CASE: Takaisinmaksuaika 1 päivä – Näin tehostimme raportointia ja säästimme valtavasti aikaa!

Tämä projekti on esimerkki siitä, miten pienellä panostuksella voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä ja parantaa toimintojen tehokkuutta. 

Toimeksianto 

Asiakastoimituksien raportoinnin tehostaminen toimittajille ja prosessin kehittäminen siten, että raportit voidaan tuottaa selvästi nopeammin ja julkaista kuukausittain aiemman kolmen kuukauden sijaan. 

Lähtötilanne 

Raportointi perustui manuaaliseen prosessiin, jossa useista Excel-tiedostoista yhdisteltiin tietoja käsin. Tiedot, kuten kuukausittaiset myyntitiedot, nimikkeet ja toimittajat sekä pakkauskoot, olivat eri muodoissa ja vaativat yhdistämistä monimutkaisilla avaimilla. Raportin valmistuminen kesti noin viisi tuntia, ja niitä tuotettiin vain neljä kertaa vuodessa. Prosessi oli aikaa vievä ja virhealtis, mikä teki sen ylläpidosta raskasta. 

Raportointiprosessissa käytettiin useita erilaisia Excel-tiedostoja, joita yhdisteltiin manuaalisesti. 

Lähtötiedot: 

• Useita eri muotoisia ja eri lähteistä peräisin olevia tietoja, esimerkkejä

  • Myyntitiedot kuukausitasolla

  • Nimikkeitä erittäin paljon ja toimittajat 

  • Pakkauskoko 

• Raporttien yhdistely ja tiedonhallinta tehtiin manuaalisesti useiden Excel-tiedostojen avulla. 

  • Raportin tuottaminen kesti 5 tuntia, ja ne toimitettiin toimittajille kolmen kuukauden välein. 

  
  

Keskeiset haasteet: 

• Tietoa koottiin useista lähteistä, joissa oli erilaisia avaimia ja tietomalleja. 

• Pakkauskokoon liittyvä data edellytti erityistä osaamista yhdistettyjen avainten käytössä. 

• Manuaalinen käsityö teki prosessista aikaa vievän ja alttiin virheille. 

Tavoite 

Tuottaa samat tai samankaltaiset raportit huomattavasti vähemmällä työllä ja mahdollistaa raporttien julkaisu kuukausittain ja aina tarvittaessa.

Toimintatapa 

Analysoimme tiedonlähteet ja yhdistimme toimittaja- ja pakkaustiedot automatisoidusti. Tietojen yhdistämisessä hyödynnettiin sääntöjä, jotka poistivat manuaalisen työn tarpeen. Kahdelle raporttimallille luotiin automatisoitu tuottamisprosessi, joka dokumentoitiin videoimalla. Tämä takasi asiakkaan ymmärryksen ja kyvyn ylläpitää prosessia itsenäisesti. 

1. Tietojen yhdistelyprosessin analyysi ja automatisointi: 

   1. Selvitettiin tiedon lähteet ja avainyhdistelmät: 

      1. Toimittajatiedot haettiin nimikkeet ja toimittajat -tiedostosta. 

      2. Pakkaustiedot yhdistettiin pakkaustiedostoista. 

   2. Luotiin automaattiset datan yhdistämisen säännöt. 

      
      

2. Raportointimallien kehitys: 

   1. Rakennettiin kaksi malliraporttia käyttäen hyväksi olemassa olevia tietoja. 

   2. Dokumentoitiin koko prosessi videoimalla toteutus, jotta asiakkaalla olisi selkeä kuva prosessin etenemisestä ja automatisoinnista. 

   
   

3. Automaatio ja optimointi: 

   1. Kehitettiin työkalu, joka tuottaa raportit yhdellä ajolla. 

   2. Varmistettiin, että uusi prosessi toimii virheettömästi ja vastaa raportoinnin tavoitteita. 

Lopputulos 

Raporttien tuottaminen nopeutui viidestä tunnista kymmeneen minuuttiin, ja prosessi voidaan nyt ajaa aina tarvittaessa. Raportit julkaistaan käytännössä kuukausittain. Asiakas arvioi, että projektin investointi maksoi itsensä takaisin yhdessä päivässä, mikä teki siitä erittäin kannattavan. 

• Tuottavuusloikka: 

  • Raportin tuottamiseen kuluva aika väheni 5 tunnista 10 minuuttiin. 

  • Raportit voidaan ajaa aina haluttaessa, mikä mahdollistaa niiden julkaisemisen kuukausittain. 

• Vaikutukset: 

  • Asiakas totesi panoksen takaisinmaksuajan olevan yksi päivä – investointi oli siis erittäin kannattava. 

  • Uusi raportointiprosessi säästää merkittävästi aikaa ja varmistaa tietojen korkean laadun. 

Opit ja erityispiirteet 

Monimutkaisetkin raportointiprosessit voidaan automatisoida tehokkaasti, kun analyysi ja suunnittelu tehdään huolella. Videodokumentointi osoittautui hyödylliseksi välineeksi asiakkaan osaamisen varmistamisessa. Tämä tapaus korostaa, kuinka merkittäviä säästöjä voidaan saavuttaa oikein suunnitellulla automatisoinnilla. 

• Manuaalisen työn automatisointi on mahdollista jopa monimutkaisissa raportointiprosesseissa. 

• Videodokumentointi on tehokas keino varmistaa asiakkaan ymmärrys ja osaaminen jatkokehityksen tueksi. 

Tämä projekti on esimerkki siitä, miten pienellä panostuksella voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä ja parantaa toimintojen tehokkuutta.