Etsi
  • Lauri Vihonen

Miksi hankintaprojektit onnistuvat?

Sain viestin Hankinnan projektijohtamisen koulutuksen osallistujalta. Se on niin napakka, että haluan jakaa sen kanssanne. Se alkaa mm. näin: "Hei, kiitos Late mielenkiintoisesta Hankinnan projektijohtamisen koulutuksesta. Oli tiivis kokonaisuus ja sain todella hyviä työkaluja sekä uutta ja päivitettyä tietoa, joita pystyn hyödyntämään ja jatkojalostamaan nykyisessä tehtävässäni."



Hankinnan projektijohtamisen koulutus on toteutetaan kahdessa jaksossa etäkoulutuksena. Tällä kertaa mukana oli yli 10 hankinnan eri rooleissa toimivaa henkilöä kaikkialta Suomesta.

Projektijohtaminen on yksi hankinta-ammattilaisen tärkeimmistä hybriditaidoista itse hankintasubstanssin lisäksi. Muita ovat mm. hankinnan palvelumuotoilu, hankinnan digitalisointi ja hankinta-analytiikka.


Tässä viesti koulutuksen osallistujalta, joka ei päässyt paikalle toiseen jaksoon, vaan kuunteli sen tallenteesta:


Hei,

kiitos Late mielenkiintoisesta Hankinnan projektijohtamisen koulutuksesta. Kuuntelin äsken äänitysversion ja homma toimi.


Oli tiivis kokonaisuus ja sain todella hyviä työkaluja sekä uutta ja päivitettyä tietoa, joita pystyn hyödyntämään ja jatkojalostamaan nykyisessä tehtävässäni.


Hallintaorganisaation ja sen toiminnot sekä tehtävät. Aiemmin toimiessani projektipäällikkönä olen vetänyt useita kymmeniä erikokonaisia projekteja. Nyt, kun tarkastelen asioiden käsittelytapoja ja johtamista niin laadun kuin hankinnan näkökulmasta, niin huomaan, että nykykäytännöissä on valtavasti aivan perusasioiden osaamiseen liittyvää kehitystarvetta.


Kysyit koulutuksessa mikä slidessa Projektit onnistuvat on projektin kahdeksasta kohteesta mielestäsi keskeisimmissä roolissa. Minulle nousi ensimmäisenä mieleeni kohta 4: kokoukset ovat tehokkaita ja raportointi selkeää. Olen useamman kerran ottanut asian esille ja laatinut sisäisissä auditoinneissa laatuhavaintoja, joissa nimenomaan peräänkuulutin em. kohtaan 4 liittyen mm. seuraavanlaisia näkökohtia:

  1. Palaveriin valmistautuminen. Kaikkiin palaveriin osallistujilla on projektissa rooli ja täten pitäisi olla myös asioita, joita on tarkoitus esittää palaverissa.

  2. Asioiden esittely, perustelut, johtopäätökset ja päätöksenteko. Palaverit eivät ole kivoja keskustelutilaisuuksia tai mainitsemiasi kampaviineritilaisuuksia vaan projektiasioiden läpikäyntiä, tilannekatsauksia jne.

  3. Dokumentointi ja sen tärkeys. Olen huomannut, että palaverikäytännöt, eritoten etäpalavereissa, on mennyt siihen suuntaan, että palaverimuistioiden laadinta jää usein taka-alalle, jopa kokonaan laatimatta – lisätyö, turhaa byrokratiaa, ei tärkeä …….

  4. Projektidokumentoinnin hallinnan tärkeys. Nykyisin eri dokumentit hajautuvat helposti useaan eri paikkaan ja ns. kolmannen henkilön on mahdoton selvittää jälkikäteen asiayhteyksiä jne.

  5. Palaverikutsuun reagoimisen tärkeys – kutsun hyväksyntä/hylkäys/uuden ajankohdan ehdottamien. Mikäli et edes hyväksy kutsua ja kumminkin osallistut palaveriin, voi helposti antaa järjestäjälle kuvan, että pakkopullaa ja hoidetaan alta pois, kun kalenteri on niin täynnä, jopa päällekkäisiä palavereja jne.


Projektiviestintä ja sidosryhmät nousi loppukaneeteissa aika usealla kurssilaisella esille. Kurssilla esitit oivallisia työkaluja, mm Kraljicin matriisi eri versiot, joita voi hyödyntää heti käytäntöön.


Projektin riskienhallinta. Oli mielenkiintoinen ja tärkeä osio. Kyselit sprinttinä kellä käytössä kellä ei. Olen törmännyt erilaisiin riskienhallinnan taulukkoihin ja olen myös ollut laatimassa/määrittelemässä niitä, mutta mielestäni oleellinen pointti on se, että ohjaavatko ja tukevatko ne niin käytännön johtamista projektijohtamisesta puhumattakaan. Pelkkä riskien määrittäminen ei riitä vaan, jotta voidaan puhua aidosta riskienhallinnoinnista, on sen määritelmät vietävä käytäntöön. Tämän näkisin yhtenä oleellisena laadullisena näkökotana, jota tämän koulutuksen innoittamana vien omalta osaltani eteenpäin.


Muutos tarvitsee 5 asiaa onnistuakseen on kohta, jonka haluaisin vielä nostaa ns. helmenä. Kaavio oli selkeä ja siitä löytyi asioita, joihin olen itsekin törmännyt sekä olen myös seurannut projektin ulkopuolelta, että mm. ”Nopea alku joka kuihtuu pois” on täysin tosi. Tämän kaavion käsittelyn yhteydessä mainittiin ns. kuudes vaihe eli jatkuva parantaminen. Ehdottomasti kyllä ja PDCA on yksi laatumenetelmä, jota on koko prosessin ajan tehtävä.



Kiitos hyvästä ja äärimmäisen mielenkiintoisesta koulutuksesta

AK





89 katselukertaa0 kommenttia

Viimeisimmät päivitykset

Katso kaikki
 
Transparent.png