Osa 1: Hankintasäästöjen metsästäjäksi

Hankinta on palvelua, jonka tavoitteena on parantaa organisaation kannattavuutta, toiminnan tehokkuutta ja pääoman tehokasta käyttöä. Hankintasäästöjen saavuttaminen on systemaattinen, määrämuotoinen prosessi, jonka avulla jokainen organisaatio voi tulla hankintasäästöjen saavuttamisen mestariksi – hankintasäästöjen metsästäjäksi.

Hankintasäästöjen saavuttamisen prosessin keskeisiä vaiheita ovat potentiaalin tunnistaminen, kohteiden luokittelu, säästötaktiikan valinta ja toimenpiteiden vaiheistus siten, että tuotamme hankinnalla jatkuvaa lisäarvoa organisaatiollemme.

Vaihe 1: Potentiaalin tunnistaminen

Koko prosessin onnistuminen perustuu ostojen rakenteen ymmärtämiseen. Vaiheen tyypilliset toimenpiteet liittyvät ostodatan kokoamiseen ja harmonisointiin, hankinnan kategoriarakenteen määrittelyyn ja ostojen yhdistämiseen kategoriarakenteeseen. Vaiheessa saadaan yksityiskohtainen kuva ostoista eri näkökulmista, joka on jatkotyön onnistumisen ehto. Riippuen organisaation ostodatasta luonteesta vaiheen kesto on 1 päivästä 3 viikkoon.

Vaihe 2: Kohteiden luokittelu

Ostokokonaisuus käydään läpi riittävän tarkalla tasolla, usein alakategorioittain, ja samalla tunnistetaan alueita, joihin keskittymällä hankintasäästöjä voidaan saavuttaa. Vaiheessa otetaan kantaa tarkasteltavan kohteen säästöpotentiaaliin, sen saavuttamisen helppouteen (tai vaikeuteen) ja tunnistetaan alustavat keinot, millä säästöt voidaan saavuttaa. Kaikki perustellaan datalla. Tässä vaiheessa ei yleensä kannata miettiä lukuja, vaan esimerkiksi kuvata potentiaalia tutuilla S-, M- ja L-tunnuksilla. Jotkin kohteet ovat niin ilmiselviä, että ne merkitään toteuttavaksi saman tien. Vaihe on parasta tehdä ryhmätyönä ja sen kesto on tyypillisesti 1 päivä. Tulos dokumentoidaan.

"Hyvä työkalu, tulee järjestyksessä käytyä läpi kokonaisuuksia."

Vaihe 3: Säästötaktiikan valinta

Tunnistettujen säästökohteiden säästölogiikka, oletukset ja toimenpiteet kuvataan esimerkiksi työpohjaan. Se ohjaa työtämme jatkossa ja sen avulla on helppo selvittää, saavutimmeko asetetut tavoitteet; mikä toimi hyvin, mitä olisi pitänyt tehdä toisin?

Vaihe 4: Toimenpiteiden vaiheistus

Kun ymmärrämme kokonaisuuden, olemme luokitelleen kohteet ja valinneet säästötaktiikat, tämä vaihe on helppo: vaiheistamme toimenpiteet siten, että saavutamme asetetut tavoitteet. Helposti toteutettavat suuret säästökohteet ensin ja loput organisaatiolle sopivassa järjestyksessä. Aikataulutettu suunnitelma ohjaa toimintaamme, auttaa meitä kohdistamaan resursseja paremmin ja on erinomainen viestinnän väline.

Mitä käyttäjät sanovat?

Teen hankinnan kehitysprojekteja eri kokoisten organisaatioiden kanssa. Tuoreimmassa projektissa hankinta-asiantuntija totesi spontaanisti: ”Hyvä työtapa, tulee järjestyksessä käytyä läpi kokonaisuuksia”. Heidän kanssaan myös sovittiin, että dokumentoimme prosessin videoilla, joita jokainen voi katsoa itselleen sopivimpana hetkenä.

Hankintasäästöjen mestariksi?

Hankintasäästöjen mestariksi, niiden metsästäjäksi, tuleminen tai siinä kehittyminen ei ole vaikeaa. Se on määrätietoista, pitkäjänteistä kehitystyötä, jonka jokainen organisaatio ja asiantuntija voi tehdä itse. Mutta jos haluat pallotella tähän liittyviä ajatuksiasi tai koet tarvitsevasi tukea, ota yhteyttä - jaan mielelläni parhaita käytäntöjä kanssasi.

Lauri Vihonen

050 4381912, lauri.vihonen@leadersbeacon.fi