Hankinnassa data ei ole vain numeroita taulukoissa, vaan kilpailuetu, joka syntyy siitä, kuinka nopeasti ja tehokkaasti tiedot voidaan muuttaa päätöksenteon tueksi. Tiedolla on aika-arvo: mitä nopeammin ja ketterämmin saamme muuttuvan tiedon analysoitavaan muotoon, sitä enemmän meille jää aikaa sen ymmärtämiseen ja kehityskohteiden tunnistamiseen. Tämä tiedolla johdettu hankinta -blogi on nopeudesta – siitä, miten nopeasti hankintadata saadaan analysoitavaan muotoon. Halusin testata tätä periaatetta käytännössä.
Kolme esimerkkianalyysiä: nopeus, tehokkuus ja vaikuttavuus
Osana epäsuorien hankintojen koulutusohjelmaa halusimme käyttää todellista hankintadataa. Löysin avoindata.fi-verkkosivulta esimerkkiaineistoksi Hämeenlinnan kaupungin vuoden 2023 avoimen ostodatan ja rakensin analyysin perustuen aikaisemmin kehittämääni malliin.
Tulokset 15 minuutissa:
Hämeenlinna: 128 M euroa, 2081 toimittajaa, 62 kirjanpidon tiliä, 245 kustannuspaikkaa
Spend-analyysi valmis 15 minuutissa
Kaikki aika jää tiedon merkityksen ja rakenteen ymmärtämiseen
Analyysin perusta
Analyysi toteutettiin nopeasti hyödyntämällä jo aiemmin kehitettyä mallia. Ensin poistettiin vanhan asiakkaan aineisto ja korvattiin se uudella tiedolla. Tämän jälkeen:
Toimittajat ryhmiteltiin loogisiin kokonaisuuksiin
Ostotapahtumat yhdistettiin alustavaan kategoriarakenteeseen
Ostot jaettiin suoriin ja epäsuoriin hankintoihin
Käytettiin innovatiivista analytiikkatyökalua Spendataa, joka on suunniteltu ymmärtämään hankintadataa nopeasti ja tarkasti
15 minuutissa käytettävissä:
Hankintojen kokonaiskuva yhdellä sivulla
Tehostamis- ja säästökohteet: 80 % rahasta, 4 % toimittajista (75 toimittajaa)
Häntäanalyysi: 20 % rahasta, 96 % toimittajista (1996 toimittajaa), joista kertatoimittajia 48% (962 toimittajaa)
Työpohja ja menetelmä, joka mahdollistaa säästökohteiden tunnistamisen faktapohjaisesti
Työpohja ja menetelmä kustannussäästöjen seurantaan
Tietoon voi porautua halutuista näkökulmista ja muodostaa uusia, tuoreita näkymiä aina tarvittaessa, nopeasti
Lisää dataa, sama lopputulos – 15 minuutissa
Innostuin ja analysoin myös Tampereen kaupungin vuoden 2023 ostodatan, jonka löysin heidän verkkosivultaan:
Ostot noin 900 M euroa, 5243 toimittajaa, 63 tiliä
80 % ostoista tulee 53 toimittajalta (1%), (kynnys ~2 M € vuositasolla)
20 % ostoista tulee 5190 toimittajalta (99%), joista kertatoimittajia 2425 (47%)
Seuraavaksi analysoin Varsinais-Suomen hyvinvointialueen vuoden 2023 ostodatan:
Ostot 1,6 Mrd euroa, hankintaa 1 Mrd euroa, 5904 toimittajaa
80 % ostoista tulee 148 toimittajalta (2,5 % toimittajamäärästä, kynnys 1,5 M €)
20 % ostoista tulee 5689 toimittajalta, joista kertatoimittajia 1778 (n. 30 % kaikista toimittajista)
Jokainen analyysi valmistui 15 minuutissa. Tämä on dataohjattua hankintaa parhaimmillaan!
Miksi nopea analyysi on tärkeää?
Tiedolla on aika-arvo:
Mitä nopeammin tieto on käytettävissämme, sitä nopeammin voimme reagoida muutoksiin. Nopea analyysi mahdollistaa sen, että voimme tunnistaa markkinatilanteen muutokset ja tehdä niihin perustuvia päätöksiä ajoissa. Sen sijaan, että jäisimme odottamaan erilaisten raporttien valmistumista, meillä on käytössämme reaaliaikaista dataa, johon voimme porautua saman tien.
Kustannussäästöjä haetaan yleensä suurimmista kulueristä, ja tämä on järkevää – mutta se ei ole koko kuva. Kun pystymme nopeasti tunnistamaan suurimmat kustannuserät ja analysoimaan niiden rakenteen, voimme myös laajentaa tarkastelua ja löytää säästömahdollisuuksia esimerkiksi toimittajahallinnan, toimintamallien kehittämisen ja ostovolyymien konsolidoinnin kautta.
Toimittajahännän kehittäminen voi tuoda merkittäviä tehostamismahdollisuuksia. Monesti hankinnassa huomio keskittyy vain suuriin toimittajiin, mutta pitkä toimittajalista tuo mukanaan hallinnollisia kustannuksia ja operatiivisia haasteita. Nopea analyysi auttaa tunnistamaan, mitkä toimittajat ovat kriittisiä ja mitkä aiheuttavat ylimääräistä työtä ilman lisäarvoa.
Kaikki tämä onnistuu nopeasti, avoimesti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti:
Nopeasti – analyysi valmiina 15 minuutissa, aikaa jää ymmärtämiselle ja päätöksenteolle
Avoimesti – ei riippuvuutta yksittäisiin toimittajiin, konsultteihin tai työkaluihin, mikä tuo ketteryyttä ja joustavuutta hankinnan kehittämiseen
Turvallisesti – tieto pysyy organisaation omassa ympäristössä, jolloin tietoturvariskit ovat hallinnassa
Kustannustehokkaasti – analyysityökalu on edullinen ja mahdollistaa nopeat toimenpiteet ilman ylimääräisiä konsulttipäiviä
Eräs asiakas kysyi, onko työni kallista. Hänen vastauksensa: ”Laskutat työssäni niin vähän päiviä, että olet halpa.” Tämä on tiedolla johdettua hankintaa: tehokasta, nopeaa ja vaikuttavaa.
Ota yhteyttä
Haluatko tietää, miten voit tehostaa hankintasi analytiikkaa? Ota yhteyttä – keskustellaan, kuinka voimme tehdä hankinnastasi datavetoisemman ja kilpailukykyisemmän!
Commenti