Hankinnan pitää muuttua, koska toimintaympäristö on epävarmempi, odotukset ovat kasvaneet ja pelkkä kustannusoptimointi ei enää riitä. Tänään hankinta on riskienhallintaa, arvonluontia ja strategista vaikuttamista. Data ja digitaalisuus tukevat työtä, mutta ratkaisut syntyvät ihmisten välillä. Muutos ei ole vaihtoehto – se on edellytys vaikuttavuudelle.

“Lauri tuo ajatusten Tonava heitti ajatuksen, että…”. Yksi pieni ajatus ratkaisi hankinnan pulman, josta olisi voinut tulla show stopper. Kirjoitin blogin siitä, mihin interim-työn vaikuttavuus perustuu: kokemus, luottamus, näytöt ja rauhallisuus paineessa. Miten oikea näkökulma oikeaan aikaan muuttaa suunnan?

Tarkista ennen esitystäsi: onko hankinnan arvo kirkas? Valitse yksi rooli, kuvaa vaikutus (ei tekemistä), puhu oikealle sidosryhmälle ja tue viestiä 1–2 oikealla mittarilla. Vie tarina loppuun asti – näytä mihin hankinnan arvo vierii. Hankinnan arvo ei ole itsestään selvä, se tehdään näkyväksi.

Urani suurimmat virheet liittyivät rohkeuden puutteeseen, liian aikaiseen kunnianhimoon, kuuntelemattomuuteen ja heikkoon valmistautumiseen. En uskaltanut sanoa mitä haluan, halusin esihenkilöksi ennen kypsyyttä, en aina kuunnellut aidosti ja menin asiakkaalle puolivalmistautuneena. Jokainen virhe opetti vastuun omasta kasvusta.

Hankinnan pahimmat mokat liittyvät siihen, miten arvosta puhutaan. Kerrotaan tekemisestä, ei vaikutuksesta. Puhutaan samaa kieltä kaikille. Keskitytään vain säästöihin. Unohdetaan rooli, mitataan vääriä asioita ja jätetään arvon vieriminen kesken. Lopulta oletetaan, että arvo on itsestään selvää – vaikka se pitää tehdä näkyväksi.

Pienet tiimit paljastavat totuuden. Kun tekijöitä on vähän, raskaat prosessit eivät piiloudu rakenteisiin. Kaiken on toimittava heti ja kestettävä arjen paine. Siksi pienet tiimit pakottavat rakentamaan selkeämpää, kevyempää ja aidosti toimivaa hankintaa – sellaista, joka tukee ihmistä eikä kuormita.

Hankinnan tarina syntyi neljän kuukauden työstä kahdestaan. Kun tekijöitä on vähän, mallit testautuvat heti arjessa. Opimme, että hyvä hankinta ei kuormita vaan vapauttaa. Kevyt, selkeä ja ihmisen työtä tukeva ratkaisu kestää paremmin kuin täydellinen mutta raskas malli.

Hätäily hankinnassa ei ole kiirettä, vaan reaktiivista päätöksentekoa ilman riittävää ymmärrystä. Se syntyy usein paineesta ja vastuuntunnosta, ei osaamattomuudesta. Hätäily maksaa aikaa, rahaa ja luottamusta. Hyvä hankinta pysähtyy oikeassa kohdassa, rytmittää päätökset ja lukitsee vasta, kun ymmärrys on riittävä.

Interim onnistuu, kun rooli vastaa todellista tarvetta, mandaatti on selkeä ja päätöksiä uskalletaan tehdä ajoissa. CSF:t korostavat ihmisten mukaan ottamista sekä rakenteiden ja arjen tekemisen yhdistämistä. Sama pätee pysyvään johtamiseen: interim-ajattelu opettaa toimimaan tilanteen vaatimalla tavalla ja rakentamaan muutosta, joka kestää myös tekijän vaihdoksen.

Interim ei ole yksi rooli, vaan tilannekohtainen kyvykkyys. Välillä interim pelastaa kriittisen hankkeen, välillä rakentaa puuttuvat rakenteet, korjaa rikki olevan toimintamallin tai varmistaa, että liiketoimintakriittinen muutos onnistuu. Onnistuminen ei ole CV:stä kiinni, vaan oikeasta roolista, selkeästä mandaatista ja kyvystä johtaa tekemistä paineessa.

Tekoäly on nousemassa hankinnan perusosaamiseksi, mutta todellinen hyöty syntyy vain, kun sitä käytetään oikein. Tekoäly tukee hankintaa erityisesti valmistelussa, jäsentämisessä ja ajattelun sparrauksessa, ei päätöksenteon korvaajana. Vastuu, harkinta ja osaaminen säilyvät aina hankinnalla. Oikein käytetty tekoäly parantaa laatua ja vapauttaa aikaa vaikuttavaan hankintaan.

Havahduin omaan tekemiseeni: miksi saan joissain tilanteissa yhdessä toisen kanssa aikaan enemmän, nopeammin ja paremmalla lopputuloksella kuin yksin. Erityisesti interim-työssä ja hankinta-kehittämisessä tämä toistuu. Yhteinen ajattelu poistaa turhat kierrokset, nopeuttaa päätöksiä ja rakentaa ymmärryksen samalla kun tehdään. Tiivistin tähän kirjoitukseen omat oppini, jotta voit hyödyntää niitä omassa työssäsi.

Luulin nähneeni jo kaiken hankinnan kehittämisestä, mutta olin väärässä. Asiakas pyysi kehitysohjelmaa ostajille, ja toteutus vietiin suoraan työn keskelle. Istuin ostajien vieressä, seurasin arkea ja tein havainnot yhdessä tiimin kanssa. Hankinta-ammattilainen kehittyy usein parhaiten pysähtymällä ja katsomalla omaa työtään uudesta kulmasta.

Interim-roolissa hankinta opettaa nopeasti, että kaikki tärkeä ei tule esiin korostamalla. Asiakaskeskustelussa yksi sivulause paljasti, että yksittäisestä sopimusneuvottelusta oli tullut uusi vertailukohta koko organisaatiolle. Tarina muistuttaa, miten helposti kuuntelemme ilman että todella kuulemme ja ymmärrämme – ja miten aidolla kuulemisella on yllättävän suuri vaikutus hankinta-rooliin ja odotuksiin.

Juuri ennen vuodenvaihdetta sain puhelun tuntemattomasta numerosta. Kasvuyrityksen COO kertoi: hankinta toimii nyt, mutta sen pitää skaalautua kasvun mukana. “Tuletko interim-roolissa rakentamaan tämän?” Kysyin, miksi juuri minulle. “Sinua on suositeltu.” Maine ei synny puheesta, vaan siitä, miten hankinnan työ tukee liiketoimintaa – usein silloinkin, kun et itse ole paikalla.

Kun projektin alkuvaiheen intensiivinen hereilläolo hellittää, alkaa vaihe, josta ei puhuta tarpeeksi: projektin arki. Se hetki, jolloin suunnitelmat muuttuvat työn rytmiksi ja ihmiset löytävät paikkansa yhteisen tavoitteen ympärillä. Projektin arki on jatkuvaa painetta – mutta myös jatkuvaa edistymistä. Projektissamme on etappeja, tuotoksia, sovittuja aikatauluja. Joka aamu katson listaa: mitä tänään pitää edistää, ketä täytyy ohjata, mistä pitää saada päätös? Arki on tehtäv

Liiketoimintasiirrossa meille siirtyi yli 100 toimittajaa eri sopimuksilla. Siksi loimme omat, yhtenäiset sopimuspohjat tavaroille, palveluille ja vakioehdoille. Haastavinta oli käytön kuvaaminen – tavoitteena sujuva ja vapauttava sopiminen. Olemme valmiita aloittamaan neuvottelut.

Mitä tapahtuu, kun ostaminen pitää aloittaa tyhjästä? Kun kokonaispalvelut puretaan ja vastuu siirtyy omiin käsiin, huomataan nopeasti, ettei mikään ostaminen ole “vain ostamista”. Uuden mallin rakentaminen paljastaa, miten ihmiset, vastuut ja järjestelmät todella kytkeytyvät toisiinsa – ja miten ostaminen alkaa palvella liiketoimintaa.

Interim tuo hankinnan kehittämiseen vauhtia, osaamista ja jatkuvuutta. Hän ei vain neuvo, vaan tekee – ymmärtää liiketoimintaa, johtaa ihmisiä muutoksen läpi ja rakentaa pysyviä toimintamalleja. Interim varmistaa, että muutos onnistuu ja tulokset jäävät elämään.

Epäsuorien hankintojen syvin olemus on niiden monimuotoisuudessa ja inhimillisyydessä. Ne eivät näy asiakkaalle, mutta pitävät yrityksen arjen käynnissä – toimistotarvikkeista ja ICT:stä asiantuntijapalveluihin ja kiinteistöihin. Arvo syntyy, kun hankinta ymmärtää liiketoimintaa, hallitsee ihmissuhteet ja hyödyntää tietoa luovasti.