Kaikista hankinnan ohjeista suosikkini on toimittajan toimintatapaohje. Toimittajan toimintatapaohje, Supplier Code of Conduct, kuvaa toimintamalleja, minkä mukaan odotamme toimittajiemme toimivan, ja periaatteita, joita odotamme heidän kunnioittavan omassa toiminnassaan. Kyse on usein vähimmäistasosta ja toimittajat usein ylittävätkin tämän minitason.
Toimintatapaohje on tärkeä kahdesta syystä. Asiakkaamme edellyttävät meiltä toimittajana sitoutumista vastuulliseen ja hyvään liiketoimintaan. Aivan samoin meidän ostajana pitää sitouttaa omat toimittajamme vastaaviin, oman organisaatiomme näkökulmasta tärkeisiin periaatteisiin, ja valvoa niiden noudattamista.
Toimittajan toimintatapaohje kannattaa liittää kaikkeen toimittajan kanssa tehtävään sopimiseen ja toimintaan. Kun toimittaja hyväksytään toimittajaksi, hän sitoutuu toimintaohjeeseen. Kun toimittaja tarjoaa meille tuotteitaan ja palveluitaan, hän sitoutuu ohjeeseen. Kun toimittaja toimii kanssamme, hän toimii ohjeen toimintamallien ja periaatteiden mukaisesti. Ohje on kaikkien sopimuksen liitteenä.
Toimintatapaohjeessa voi käsitellä esimerkiksi seuraavia alueita:
lait ja sitoumukset
ympäristö
omaisuuden ja tiedon suojelu
ihmisoikeudet
työntekijät
vastuullisuus
lahjonta ja korruptio
Ohjeessa kuvataan usein myös käytännön toimintaa: miten toimittaja voi ilmoittaa poikkeamasta ja miten me ostajana puolestamme voimme varmentaa toimintatapaohjeen noudattamisen.
Ohjeen sisältö kannattaa miettiä tarkkaan ja hyväksyttää se esimerkiksi johtoryhmässä. Jos ohje on liian tiukka, niin yrityksellä voi olla vaikeuksia saada tarjouksia kohtuuhintaan, koska toimittajat hinnoittelevat riskit tarjoukseen. Jos ohje on liian löysä, niin sillä ei ole mitään merkitystä.
Toimintatapaohjetta ei kannata keksiä itse. Suuremmilla yrityksillä ja julkishallinnon organisaatioilla on sivuillaan hyviä malleja, mistä voi lähteä liikkeelle
