Kun vastasin ensimmäistä kertaa toiminnanohjausjärjestelmän ylläpidon ja pienkehityksen ulkoistamisesta, emme oikeastaan olleet ihan varmoja siitä, miten se projektina kannattaisi vielä lävitse. Vaikka tapauksesta on jo vuosia, silloin harjoiteltu toimintamalli oli kuitenkin toimiva ja ulkoistus saavutti liiketoimintatavoitteensa. Tässä prosessin oivalluksia ja oppeja.
Kyseessä oli ensimmäisen sukupolven ulkoistus; olimme tuottaneet palvelun aikaisemmin itse. Olin tätä ennen ollut mukana useissa perustietotekniikan ulkoistusprojekteissa sekä ulkoistaja että ulkoistuspalveluiden tarjoajana useimmiten uudelleen neuvotteluissa tai kilpailutetuissa ulkoistuksissa.
MITÄ TAVOITTELEMME?
Tarkensimme tavoitetta riittävän pitkään yhdessä ja kuvasimme sitä eri näkökulmista kunnes se kuvasi mielestämme tavoitteitamme ja olimme kaikki siitä samaa mieltä.
MIKÄ ON OIKEA LAAJUUS?
Oikea laajuuden löytäminen on usein ulkoistuksen keskeisin päätös. Päätimme kuvata laajuutta ensin aika korkealla tasolla ja tarkentaa sitä projektin edetessä. Tämä osoittautuikin hyväksi päätökseksi: lisäsimme laajuuteen ja poistimme siitä alueita, jotta kokonaisuus ja sen osien väliset riippuvuudet olivat tasapainossa.
MITEN KUVAAMME SITÄ, MITÄ HALUAMME?
Tässä vaiheessa lähestyimme mahdollisia toimittajia ja lähetimme tietopyynnön, missä kysyimme heiltä: ”Tämä on tavoitteemme, miten sen voisi saavuttaa?”. Saimme noin kymmenen vastausta ja vastauksien lukemisen perusteella noin viisi toimittajista ymmärsi, mitä tavoittelimme ja loput viisi olivat selvästi kokemattomampia.
MITEN VALITSEMME ULKOISTUSTOIMITTAJAN?
Varsinainen tarjouspyyntö lähetettiin tietopyynnössä tunnistetulle viidelle viisaalle ja kokeneelle toimittajalle. Kun saimme vastaukset, kaksi niistä oli selvästi konkreettisempia, selkeämpiä ja tarpeisiimme osuvia. Niiden kahden kanssa oli helppo jatkaa.
MITÄ OPIMME?
Vain kokonaisuus, mikä toimii riittävän hyvin, kannattaa ulkoistaa. Jos ulkoistat liian tehottoman kokonaisuuden, vaarana on, että toimittaja sieppaa hyödyistä leijonanosan.
Laajuutta kannattaa tarkastella aina kriittisesti ja muuttaa sitä tarvittaessa. Ulkoistaminen on oppimis- ja sitouttamisprosessi, missä sitoutetaan sekä omaa henkilöstöä ja päättäjiä sekä toimittajia uuteen toimintamalliin.
Valintaprosessin aikana on vain hyvä, että tiimissä ollaan asioista eri mieltä. Vain silloin saadaan aikaan paras tulos, joka voi täyttää tavoitteet.
Muutosta pitää johtaa: uusien prosessien pitää olla selkeitä ja ymmärrettäviä, ja ihmiset, joita muutos koskee, pitää johdattaa muutoksen lävitse.
Ulkoistuksen johtamismalli testataan käytännössä vasta, kun ensimmäiset hankalat tilanteet tulevat.
INNOSTUS JA JÄNNITYS PALAAVAT MIELEEN
Olen jälkeenpäin monta kertaa palauttanut ensimmäisen ulkoistusprojektin innostuksen ja jännityksen mieleeni. Olen soveltanut sen periaatteita monessa muussa projektissa ensimmäisten oppivuosien jälkeen
Tällä hetkellä autan organisaatioita tunnistamaan ulkoistustarpeita ja kuvaamaan vaatimuksia ja tuen ulkoistukseen liittyviä muutosprosesseja. Juuri nyt vedän projektia, missä automatisoidaan ja virtaviivaistetaan tilauksesta maksuun -prosessia hyödyntämällä toiminnanohjausjärjestelmän kyvykkyyksiä täydemmin.
Kirjoittaja Lauri Vihonen auttaa organisaatioita onnistumaan hankinnan muutostilanteissa: mm. hankinnan johtaminen ja toiminnan kehittäminen, kategoriajohtaminen, toimittajien johtaminen, kilpailuttaminen ja ostoanalytiikka. Haluatko selvittää hankinnan kehittämisen mahdollisuudet - ota yhteyttä!
