Johtoryhmän oivallus: Miten hankinnasta strateginen pk-yrityksessä

Kyseessä on keskisuuri suomalainen yritys, joka toimii globaalisti ja hallinnoi monimutkaista toimitusketjua. Yritys oli kasvanut nopeasti, ja hankinta oli keskittynyt pitkälti tuotannon operatiivisten tarpeiden täyttämiseen. Miten hankinnasta strateginen?

1. Tunnista mahdollisuus

Toimitusketjusta vastaava johtoryhmän jäsen oli pitkään pohtinut hankinnan roolia, toimitusvarmuuden haasteita, hintojen vaihtelua ja yhteistyön sirpaleisuutta toimittajien kanssa. Hän näki mahdollisuuden: "Entä jos meillä olisi hankinnasta vastaava henkilö, hankintajohtaja, joka kehittäisi hankintaa, toimittajayhteistyötä, vahvistaisi ostovoimamme ja rakentaisi käytännöllisen hankintastrategian?"

Hän esitteli ajatuksensa johtoryhmälle. Keskustelu käynnisti uuden ajattelun: vaikka kyseessä oli pk-yritys, myös hankintaa kannattaisi johtaa systemaattisesti.

2. Aloita ihmisistä

Päätettiin rekrytoida hankintajohtaja, jonka tehtävänä oli koota hankinta yhteen, rakentaa näkyvyyttä ja kehittää toimintamalleja. Valinta osui henkilöön, jolla oli kokemusta hankinnasta ja joka ymmärsi liiketoimintaa.

Hankintajohtaja aloitti kuuntelemalla. Hän tapasi liiketoimintojen vetäjiä, ostajia ja tiimejä, ja kokosi kokonaiskuvaa: miten nyt ostetaan, keneltä, miten, mitä sopimuksia on voimassa, mitkä ovat suurimmat haasteet ja mitä toiveita eri tahoilla on.

3. Perusta tiedolle

Yksi ensimmäisistä toimenpiteistä oli ostotietojen kokoaminen eri lähteistä. Tavoitteena oli luoda yhteinen näkyvyys: mitä ostetaan, keneltä, kuinka paljon ja mihin hintaan. Tiedon visualisointi auttoi koko organisaatiota näkemään tilanteen yhteisestä näkökulmasta.

Samalla rakennettiin ensimmäinen hankinnan toimintasuunnitelma. Ei raskasta strategiaa, vaan selkeät ensivaiheen kehitystoimenpiteet : sisäisen yhteistyön kehittäminen, kategoriajohtamisen käynnistäminen, ostojen keskittäminen ja yhteistyö avaintoimittajien kanssa.

4. Aloita yksinkertaisesti

Kehitystyössä keskityttiin aluksi muutamaan vaikuttavaan toimenpiteeseen, jotka oli mahdollista toteuttaa nopeasti ja jotka tuottivat heti hyötyjä. Esimerkiksi kategoriajohtamisen käynnistäminen, kansainvälisten ostajien yhteistyö ja tilaamisen kehittäminen toivat nopeita säästöjä ja helpotusta arjen työhön.

5. Kommunikoi tuloksista

Jo ensimmäisen vuoden aikana saavutettiin mitattavia tuloksia: toimintamallit selkeytyivät, kustannukset tulivat läpinäkyviksi ja liiketoiminnat hyötyivät. Tuloksista viestittiin aktiivisesti eri tasoille organisaatiossa, ja niistä rakennettiin tarina, joka teki hankinnan hyödyn näkyväksi.

6. Juurruta uusi ajattelu

Vielä olennaisempaa kuin yksittäiset tulokset oli keskustelun muutos: hankinta alettiin nähdä keinona varmistaa jatkuvuus, hallita riskejä, kehittää vastuullisuutta ja parantaa kannattavuutta. Hankinta ei ollut enää reaktiivinen ostoprosessi, vaan osa liiketoimintaa. Toimitusketjujohtajan aloittama työ oli saanut siivet.

Miten hankinnasta strateginen: Kuusi käytännön vinkkiä

1. Tunnista mahdollisuus

Myös pk-yrityksessä hankinta voi olla vipuvarsi, ei vain kuluerä.

2. Aloita ihmisistä

Oikea hankintajohtaja yhdistää ihmiset, näkemykset ja tekemisen.

3. Perusta tiedolle

Data ja analyysi luovat yhteisen ymmärryksen ja suunnan.

4. Aloita yksinkertaisesti

Ensimmäiset askeleet voivat olla pieniä mutta vaikuttavia.

5. Kommunikoi tuloksista.

Tulokset tulee tehdä näkyväksi koko organisaatiolle.

6. Juurruta uusi ajattelu

Kun hankinta on osa keskustelua, se on osa liiketoimintaa.

Olen kirjoittanut yli 140 blogia hankinnan kehittämisestä, roolista ja mahdollisuuksista. Jos pidit tästä tarinasta, suosittelen tutustumaan muihinkin kirjoituksiini – niistä löytyy kokemuksia, oppeja ja konkretiaa erilaisista tilanteista ja toimialoilta.

Jos haluat keskustella siitä, miten teillä voisi kehittää hankintaa, voit varata ajan suoraan kalenteristani:

👉 Varaa keskusteluaika Laurin kanssa