Yrityksen jalostusarvon rakenne on muuttunut oleellisesti: muutoksen seurauksena ulkoisten resurssien osuus on kasvanut pitkän ajan kuluessa. Tämän muutoksen merkitys on jäänyt monelta yritysjohtajalta liian vähälle huomiolle. Hankintaa – ulkoisten resurssien hallintaa - kehittämällä voidaan oleellisesti parantaa yrityksen jalostusarvoa ja kannattavuutta. Kehittämisen business case on erinomainen: tarvittavien reaalipanosten määrä verrattuna konkreettisiin tuotoksiin on pieni.
Selvitämme jokaisen hankinnan kehittämisprojektin alussa ulkoisten kustannusten suhteen organisaation liikevaihtoon. Monen organisaation tiedot ovat usein riittävällä tarkkuudella saatavilla julkisista lähteistä.
Hankintojen suuri osuus liikevaihdosta tulee usein yllätyksenä
Kun tutkittiin suomalaisten konepajayritysten tuloslaskelman ja taseen muutosta, havaittiin, että noin 30% suomalaisen yrityksen liikevaihdosta on jalostusarvoa, loput noin 70% ovat suoria ja epäsuoria hankintoja. Kaupan alan yrityksillä jopa 80% liikevaihdosta voi liittyä ulkoisten resurssien hankintoihin.
Julkisen sektorin jalostusarvosta ei samalla menetelmällä ole tehty tutkimuksia, mutta asiantuntija-arvion mukaan tällä hetkellä noin puolet julkisen sektorin kustannuksista muodostuu ulkoa hankituista tuotteista ja palveluista. Ulkoisten kustannusten – ostojen - suuri osuus tulee kuitenkin usein tulee yllätyksenä organisaation päättäjille ja hankinnan kehittäjille.
Hankinnan kehittäminen on erinomaisen kannattavaa
Usein organisaation kehittämisen painopiste liittyy toiminnan, tuote- tai palvelukehityksen, tuotannon, myynnin tai asiakaspalvelun kehittämiseen eikä hankinnan kehittämisen tulosvaikutusta ei ymmärretä. Sitä voi kuitenkin havainnollistaa yksinkertaisella laskelmalla. Kun organisaatio haluaa ottaa strategisen otteen hankinnoista, niin realistisesti voidaan odottaa, että kehityshankeen tuloksena ulkoiset kustannukset alenevat tai niiden käyttö tehostuu noin 10% ensimmäisen kolmen vuoden aikana. Jos yritys toimii noin 10% liikevoittotasolla, esimerkiksi myynnin pitäisi kasvaa 20% vuodessa kolmen vuoden ajan, jotta sen tulosvaikutus olisi sama.
Hankinnan kehitysohjelman business case on lisäksi loistava, koska hyötyyn verrattuna vaadittava panostus on pieni. Saavutettava hyöty riippuu luonnollisesti organisaation hankintatoiminnan kypsyystasosta, jo tehdyistä toimenpiteistä ja niillä saavutetuista tuloksista. Systemaattisen kehittämisen tulokset lähes aina kuitenkin ylittävät odotukset. Erään organisaation johtoryhmän jäsen totesi: ”Tämähän näyttää hyvältä, emme osanneet lainkaan odottaa tätä." Hankintaa kehitettäessä saadaan lisäksi organisaation ulkoisten resurssien käyttö läpinäkyväksi, toiminta tehostuu ja nopeutuu sekä kyky tunnistaa toimintakentän muutoksia ja reagoida niihin kasvaa.
Ota strateginen ote hankinnoista
Hankinnan kehittäminen ei ole sisällöllisesti vaikeaa, koska suurin haaste on saada koko organisaatio mukaan kehittämiseen. Tämä edellyttää kehittäjältä hankinnan substanssiosaamisen lisäksi myös muutosjohtamisen taitoja. Olemme havainneet, että sparraaminen ulkoisen asiantuntijan kanssa usein auttaa saavuttamaan tavoitteet paremmin ja juurruttamaa uuden toimintamallin osaksi normaalia toimintaa nopeammin.
Hankinnan kehittämissuunnitelman rakenne on yksinkertainen.
Lähde liikkeelle arvioimalla organisaatiosi hankinnan - ulkoa hankkimien resurssien – tehostamispotentiaali:
Tee hankinnan kehittämisestä yksi organisaatiosi strategisista tavoitteista.
Aseta ja vastuuta tavoite.
Suunnittele ja toteuta kehitysohjelma ja seuraa sen etenemistä organisaatiosi normaalin johtamismallin osana.
