Perinteinen spend-analyysi perustuu ostolasku- ja ostotositetietoihin, jotka kertovat, mitä ostamme, keneltä ja milloin. Nämä tiedot ovat helposti saatavilla organisaation talousjärjestelmästä, mutta ne eivät kerro tarpeeksi syy-seuraussuhteista tai siitä, miten hankinnat vaikuttavat toimintaan ja kustannuksiin.
Miksi suorite- ja nimikeanalyysi ovat tärkeitä?
Suorite- ja nimikeanalyysi mahdollistavat syvemmän porautumisen hankintadataan. Ne eivät vain vastaa kysymykseen, mitä ostetaan, vaan myös miksi ja miten. Tämän tiedon avulla voidaan:
Parantaa hankintapäätöksiä ja optimoida hankintastrategioita
Seurata hinnan ja kulutuksen muutoksia sekä ennakoida tulevia kustannuksia
Korjata ongelmakohtia ja kehittää toimintaa
Vahvistaa neuvotteluasemaa toimittajien kanssa
Suorite- ja nimiketiedot eivät usein ole saatavilla suoraan taloushallinnon järjestelmistä, vaan ne voivat olla hajallaan eri osastoilla, toimittajien hallussa tai erillisissä Excel-taulukoissa ja toiminnanohjausjärjestelmissä. Tiedon keruu ja rikastaminen muulla kontekstilla on kuitenkin vaivan arvoista, sillä se antaa arvokasta lisänäkemystä hankintojen hallintaan.
Suoriteanalyysi: Palveluiden hankinnan tehostaminen
Ketkä voivat hyödyntää suoriteanalyysiä?
Suoriteanalyysi sopii erityisesti niille, jotka ostavat palveluita, joiden hinnoittelu perustuu suoritteisiin. Suoritetieto on usein myyjän hallussa, mutta ostajilla ei välttämättä ole kokonaiskuvaa siitä, miten palveluja kulutetaan ja miten niiden kustannukset jakautuvat.
Hyötyjä ovat erityisesti:
Julkinen sektori ja hyvinvointialueet, esim. asumispalvelut, terveydenhuolto ja inhouse-yksiköt
Yritykset, jotka ostavat palveluita useisiin toimipaikkoihin, joissa kulutus vaihtelee
Organisaatiot, jotka haluavat vahvistaa neuvotteluasemaansa ja optimoida palvelusopimuksia
Palveluntarjoajat, jotka haluavat ymmärtää asiakkaidensa tarpeita ja parantaa palvelukokemusta
Miten suoriteanalyysi auttaa?
Kun palveluiden hankintadataa tarkastellaan suoritteiden tasolla, voidaan:
Tunnistaa, mitkä tekijät vaikuttavat palveluiden kustannuksiin
Vertailla palveluntoimittajien suorituskykyä ja laatua
Ennustaa tulevia kustannuksia ja optimoida resurssien käyttöä
Neuvotella parempia sopimuksia perustuen todelliseen suoritetietoon
Esimerkiksi hyvinvointialueilla asumispalveluiden ostajat voivat suoriteanalyysin avulla saadan kokonaiskuvan palvelusta ja sen kehityksestä sekä seurata, kuinka paljon hoitovuorokausia on ostettu eri toimittajilta, miten hinnat ovat kehittyneet ja miten palvelun luonne vaihtelee eri yksiköissä.
Nimikeanalyysi: Tuotehankintojen optimointi
Ketkä voivat hyödyntää nimikeanalyysiä?
Nimikeanalyysi koskee tuotteiden hankintaa ja auttaa ymmärtämään tarkemmin, mitä tuotteita ostetaan, miten niiden hinnat vaihtelevat ja miten niiden kulutus jakautuu. Hyötyjä ovat erityisesti:
Tuotteita laajasti hankkivat organisaatiot, esim. teollisuusyritykset, kaupan ala ja terveydenhuolto
Keskitetysti hankintaa tekevät organisaatiot, joilla on useita toimipaikkoja ja suuri ostovolyymi
Yritykset, jotka haluavat optimoida varastonhallintaa ja ennustaa tulevia hankintatarpeita
Toimittajat, jotka haluavat tarjota asiakkaidensa tarpeisiin optimoituja tuotteita ja varastomalleja
Miten nimikeanalyysi auttaa?
Nimikeanalyysin avulla voidaan:
Ymmärtää tuotekohtaiset hinnanmuutokset ja niiden vaikutukset hankintoihin
Vertailla eri toimittajien hintatasoa ja neuvotella parempia sopimuksia
Seurata kulutuksen trendejä ja optimoida varastonhallintaa
Vähentää tarpeettomia hankintoja ja tunnistaa yhtenevät nimikkeet eri toimittajilta
Esimerkiksi terveydenhuollossa nimikeanalyysi auttaa seuraamaan, miten tietyn hoitotarvikkeen hinta vaihtelee eri toimittajien välillä ja miten kulutus on muuttunut ajan myötä. Tämä tieto auttaa optimoimaan hankintastrategiaa, ohjaamaan kulutusta ja välttämään tarpeettomia kustannuksia.
Haasteet ja ratkaisut
Vaikka suorite- ja nimikeanalyysi tarjoavat merkittäviä hyötyjä, niiden toteuttaminen voi olla haasteellista. Suurimmat haasteet liittyvät datan saatavuuteen, rakenteeseen ja analysointiin.
Minulla on kuitenkin tähän ratkaisu! Tarjoan Spendata-pohjaisen analytiikkapalvelun, joka auttaa yrityksiä ja organisaatioita saamaan syvempiä näkemyksiä hankintojen suorite- ja nimikedatasta. Palveluni on avoin, kustannustehokas, nopea, turvallinen ja yhteensopiva muiden BI-työkalujen, kuten Power BI:n kanssa.
Ota seuraava askel
Haluatko hyödyntää suorite- ja nimikeanalyysiä hankintojesi optimoinnissa? Ota yhteyttä, niin käydään läpi, miten voimme auttaa sinua datan muuttamisessa kilpailueduksi!
Comments