top of page

10/22: Kytke hankintaprosessit organisaation johtamisprosesseihin

Hankintaprosessien kytkeminen organisaation johtamisprosesseihin varmistaa, että hankinta toteuttaa organisaation strategiaa ja tavoitteita tarkoituksenmukaisesti ja vaikuttavasti: hankinta nähdään organisaation tavoitteiden toteuttamisen välineenä.



Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.

Organisaation keskeiset johtamisprosessit liittyvät strategiseen suunnitteluun, operatiiviseen johtamiseen sekä talouden suunnitteluun ja seurantaan.


Kun hankinta on kytketty osaksi organisaation toiminnan ja talouden suunnittelua, sen tavoitteet integroituvat organisaation tavoitteisiin ja hankinta keskittyy organisaation kannalta oikeisiin asioihin. Hankinnat suunnitellaan ja niiden toteutumista seurataan osana organisaation talousprosessia.


Operatiivisella tasolla hankinnan prosessien, roolien, vastuiden ja päätösvaltuuksien pitää kytkeytyä organisaation normaaleihin operatiivisiin johtamis-, päätöksenteko- ja organisointimalleihin.


Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.

Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:

  1. Kytke hankinta toiminnan ja talouden suunnitteluun ja seurantaan konkreettisella tavalla. Kytke esimerkiksi hankintasuunnitelma ja -kalenteri toiminnan ja talouden suunnitteluun, seurantaan ja tulossopimusten toteutumisen seurantaan, sekä kuvaa toteutumia myös taloushallinnon raporteilla.

  2. Yhdistä hankintasuunnitelma ja päätösvaltuudet. Toimivaltasäännökset liittyvät sitoumusten tekemiseen, eivät vain hankintapäätöksiin. Usein tarvitaan varsinaisen hankintaohjeistuksen lisäksi toimivaltaohje, joka kuvaa valmistelu- ja päätösvaltuuksia sekä käytännön toimenpiteitä.

  3. Pidä johto tietoisena kokonaistilanteesta. Tuota tietoa riittävästi ja oikea-aikaisesti. Kytke tieto organisaation avaintavoitteiden toteutumiseen ja raportoi johdolle kokonaisuuksista.

  4. Seuraa myös yksittäisten hankintakokonaisuuksien onnistumista. Seuraa, miten suunnitelmat toteutuivat ja tavoitteet saavutettiin. Opi onnistumisista ja mieti, mitä olisi voinut tehdä toisin (“lessons learned, after action review).

  5. Vakioi toiminnan seurannan ja raportoinnin mallit. Sovi, mitä ja miten sopimuskaudella seurataan toimintaa ja toteuta raportointimallit. Muista kuvata myös tähän liittyvät roolit ja vastuut.

Hyödyt:

  1. Organisaation toiminta on tehokkaampaa, koska roolit ja vastuut ovat selkeitä. Organisaation ja hankinnan toimintamallit ovat kytkettyjä toisiinsa. Selkeästi määritellyillä rooli- ja vastuukysymyksillä voidaan vastata kysymyksiin: kuka vastaa mistäkin, kuka tekee mitäkin?

  2. Hankinta on vaikuttavampaa, koska hankinta tukee organisaation tavoitteiden toteutumista. Organisaation johtamiseen kytketty hankinta tukee paremmin organisaation ensisijaisten tavoitteiden saavuttamista, mikä tekee hankinnasta vaikuttavampaa.

  3. Organisaation hankintaymmärrys kasvaa ja toimitaan sovittujen toimintamallien mukaan. Hankinnan toimintamallit ovat sovittuja, kuvattuja ja niiden mukaan toimitaan yhdessä.


Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.


Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen  teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).


Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.

4 katselukertaa0 kommenttia

Viimeisimmät päivitykset

Katso kaikki
Post: Blog2_Post
Transparent.png
bottom of page