13/22: Kehitä ja ota käyttöön hankinnan strategista johtamista tukevia analyysejä ja työkaluja

Hankinnan strategista johtamista tukevat laadukkaat analyysit ja työkalut mahdollistavat hankinnan ammattimaisen johtamisen, sekä oman työn ja koko hankintatoimen toiminnan ja suorituskyvyn paremman arvioinnin.

Analyysit ja työkalut auttavat ymmärtämään, mitä missäkin tapahtuu: toteutuvatko organisaation strategiassaan asettamat tavoitteet, onko hankinta vaikuttavaa ja toimiiko hankinta kustannustehokkaasti?

Analyysit ja työkalut liittyvät tyypillisesti hankinnan strategisen johtamisen kaikkiin osa-alueisiin, lähtien toimittajamarkkinan kehittämisestä ja ulottuen aina hankintojen johtamiseen kilpailutuksissa. Tietoa voidaan hyödyntää päätöksenteossa ja hankinnan kehittämisessä, kun se integroidaan eheäksi kokonaisuudeksi ja tuodaan jokaisen tarvitsijan käyttöön.

Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:

1. Tunnista analyyseissä tarvittavat näkökulmat. Tunnista näkökulmat ja valitse työkaluja, joiden avulla tarkastelu valituista näkökulmista onnistuu. Näkökulmia voivat olla esimerkiksi:

   1. taloussuunnittelun näkökulma: mm. palveluiden järjestäminen, investoinnit, kilpailuttamisen valmistelu

   2. sopimushallinnan näkökulma: mm. sopimuskanta ja sen rakenne, sekä uudet tarpeet, joihin ei ole sopimuksia

   3. hankinnan vaikuttavuuden näkökulma: mm. taloudellinen vaikuttavuus ja vaihtoehtoiset etenemistavat

   4. palvelun tuottamisen näkökulma: palvelun tuottaminen omana työnä tai ostopalveluna

   5. myös elinkaari- ja kokonaiskustannusnäkökulmat ovat usein hyödyllisiä.

2. Analysoi ja raportoi hankinnan tuottamista hyödyistä ja muutoksista, joita hankinnan avulla on saavutettu. Muutokset voivat liittyä mm. hankinnan kustannusvaikutukseen, vaikuttavuuteen, erilaisten prosenttiosuuksien muutoksiin tai riskienhallintaan. Selvitä myös, mitä tietoa ylin johto tarvitsee päätöksentekoon.

3. Tarkastele palvelun elinkaarta mahdollisimman kokonaisena ja ymmärrä palvelun kokonaiskustannukset. Esimerkiksi vaikuttavuuden todentaminen osana hankintoja edellyttää, että hankintoja käsitellään laajempina tuotteiden, tarvikkeiden ja palveluiden muodostamina kokonaisuutena.

4. Suunnittele ja projektoi analyysien ja työkalujen kehitystyö huolella. Hankinnan strategisen johtamisen analyysien ja työkalujen, sekä niitä tukevien järjestelmien kehittäminen on pitkä prosessi. Tunnista ensin tavoite, sitten suunnittele ja projektoi kehitystyö. Tarvittava tieto on usein pirstaloitunutta, eikä se aina ole digitaalisessa muodossa.

5. Valitse ja priorisoi kehittämisen eri osa-alueet. Kaikki kehitettävät osa-alueet eivät ole yhtä tärkeitä tai ajankohtaisia hankinnan ja organisaation näkökulmasta. Työn alle otettavia kehittämisen osa-alueita ovat esimerkiksi:

   1. Palveluiden järjestäminen: oman palvelutuotannon ja ostettuna hankittavan palvelun kustannustason ja -rakenteen ymmärtäminen ja analysointi, sekä niiden välisten riippuvuuksien tunnistaminen.

   2. Kilpailutuksien parempi ymmärtäminen: riittävän tiedon kerääminen ja eri valintojen kokonaiskustannusvaikutusten ymmärtäminen.

   3. Toimittajamarkkinan ymmärtäminen: normaalin ostokustannusanalyysin lisäksi esimerkiksi myös potentiaalisten menestyjien, mahdollisten kumppanuuksien ja ristiriitojen tunnistaminen sekä tavoitteiden asettaminen.

   4. Hankinnan suunnittelu: hankintojen suunnittelun ja johtamisen vuosikellon määrittely, hankintaohjeistuksen prosessien roolien ja vastuiden mukaan toimiminen, arkistoinnin ja sähköisen allekirjoittamisen sujuvuus, kilpailuttamisen ja sen tulosten analysointi ja valmiiden, yhtenäisten työpohjien käyttö.

Hyödyt:

1. Analysoidun tiedon perusteella tehdään parempia päätöksiä. Kun tietoa kerätään digitaalisesti, tehdään enemmän tietoon perustuvia päätöksiä ja voidaan kertoa muutoksen syistä paljon helpommin.

2. Toiminta tehostuu yhteisten työkalujen avulla. Yhteisten työkalujen avulla prosessit yhdenmukaistuvat ja tehostuvat, kun perusanalyysit automatisoidaan.

3. Raportoinnin painopiste siirtyy tietoa tulkitseviin analyyseihin. Rutiinitoimintojen automatisoituessa aikaa säästyy tietoa tulkitseviin analyyseihin. Yhteinen hankintanäkymä paranee integroitujen työkalujen avulla.

4. Voidaan seurata strategian ja asetettujen tavoitteiden toteutumista. Analyysit ja työkalut mahdollistavat strategian tavoitteiden toteutumisen ja seuraamisen. Jos asianmukaisia työkaluja ja analyysejä ei ole, tämä ei onnistu. 

Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.

Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen  teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).

Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.