Julkisissa organisaatioissa hankintaorganisaatiosta vastaava henkilö on keskeisessä roolissa strategisemman otteen ja muutoksen edistämisessä. Tässä roolissa toimivalla henkilöllä on julkisessa organisaatiossa lähtökohtaisesti johdolta saatu mandaatti hankintojen strategisen johtamisen kehittämiseen.
Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.
Useimmissa tapauksissa strategisemman otteen kehittämisessä lähdetään liikkeelle kilpailutuskeskeisestä hankintaotteesta, jossa hankintapalveluiden tai -tiimin rooli on toimia tukiorganisaationa ja vastata julkisen hankintalainsäädännön noudattamisesta kilpailutuksissa. Tästä sisäisistä asiakkaista ja muista sisäisistä sidosryhmistä varsin eriytyneestä toiminnosta, eli alhaisen maturiteetin vaiheesta on merkittävä matka strategisempaan, liiketoimintaorientoituneeseen otteeseen, jossa vasta voidaan puhua hankintojen strategisesta johtamisesta.
Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.
Tämän muutoksen ja hankinnan maturiteettitason eli hankinnan transformaation toteuttaminen vaatii muutoksen vastuuhenkilöltä/-iltä hankinnan substanssi- ja kompetenssiosaamisen (kts. luku “3.2.4. Pidä huolta omasta osaamisestasi”) lisäksi rohkeaa ja tavoitteellista otetta kehittämiseen. Useat haastateltavat korostivat tässä yhteydessä rohkeutta ”heittää itsensä likoon”, periksiantamattomuutta ja valmiutta ottaa vastaan haastaviltakin tuntuvia tavoitteita. Hankintojen strategisen johtamisen kehittämistä ei voi missään organisaatiossa nähdä ”sprinttijuoksuna, vaan kyse on kestävyyttä vaativasta maratonista”, jossa on pidettävä huolta muun organisaation osallistamisesta ja ”maratonin juoksemisesta yhdessä” eli asioiden tekemisestä yhdessä. Tämä pitää sisällään johdon, linjaorganisaation, poliittisen päätöksenteko-organisaation sekä hankintaorganisaation.
Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:
Ole utelias ja kiinnostunut sisäisten asiakkaiden ja sidosryhmien näkökulmista ja panosta kontekstin ymmärtämiseen. Muista, että hankintojen strategisen johtamisen kehittäminen edellyttää poikkiorganisatorista ymmärrystä ja kykyä tarkastella asioita eri näkökulmista. Ole kiinnostunut muun organisaation tavoitteista, toimintaympäristöstä ja toimintamalleista. Selvitä, miten he ymmärtävät ja kokevat hankintaprosessin omasta näkökulmastaan. Kysy, keskustele ja näytä aito kiinnostuksesi heidän tarpeidensa ymmärtämiseen.
Valmistaudu huolellisesti muun organisaation ”silmien avaamiseen” eli siihen, miten autat heitä näkemään strategisen hankintaotteen mahdollisuudet ja muutoksen tarpeellisuuden. Tutki ja tutustu muiden esimerkkeihin, juttele kollegoiden kanssa, paneudu tässä selvityksessä kuvattuihin parhaisiin käytäntöihin, mieti jo valmiiksi organisaatiollesi mahdollisesti sopivia kehityspolkuja, listaa jo etukäteen mahdollisesti vastaantulevia esteitä ja haasteita ja mieti, miten voit taklata ne.
Panosta hankinnan vaikuttavuuden ja hyötyjen kuvaamiseen, tee asioita uudella tavalla, laadi hissipuheita ja kuvaa vaikka videoita. Pidä mielessä koko ajan, että johdon ja muun organisaation sitouttaminen on avainasia ja vaatii muutoksella tavoiteltavien hyötyjen kuvaamista ymmärrettävästi. Älä masennu, vaikka et heti onnistuisikaan tässä, tämä ei ole helpoin rasti kenellekään.
Herätä johto ja muu organisaatio näkemään muutoksen tarve, uudet mahdollisuudet ja saavutettavissa olevat hyödyt. Mene mukaan johtoryhmien kokouksiin, esitä laatimiasi hissipuheita ja videoita, kysy, mitä tavoitteita kehittämiselle tulisi heidän mielestään asettaa. Ehdota hankintastrategian laatimisen aloittamista ja kutsu muita mukaan tekemään sitä yhdessä. Samalla saat sitoutettua muuta organisaatiota yhdessä tekemiseen.
Ole rohkea ja tavoitteellinen, aseta tavoitteita ja ota haasteita vastaan. Varmista, että olet valmis ottamaan haasteen vastaan, kun joko saat johdolta toimeksiannon hankintojen strategisen johtamisen kehittämiseen tai olet edellä kuvattujen vinkkien avulla saanut heidät näkemään muutoksen tärkeyden. Pidä huolta, että sinulla on valmius kyseenalaistaa vallitsevia toimintatapoja ja edistää tässä selvityksessä kuvattuja parhaita käytäntöjä omassa organisaatiossasi Ottaa rohkeasti haasteita vastaan, mutta ole samalla realisti äläkä lupaa liikoja.
Ole innostava, älä anna periksi, vaikka kohtaat vastoinkäymisiä. Mieti koko ajan, miten voit tehdä asioita uudella tavalla. Ravistele perinteisiä käytäntöjä ja varaudu siihen, että tulet kohtaamaan vastarintaa. Löydä itsestäsi sisäinen Fenix-lintu, joka ei anna periksi, vaan nousee ylös aina uudelleen.
Muista, että kukaan ei tee muutosta yksin. Hanki avuksesi keskustelukumppani joko organisaation sisältä tai ulkopuolelta. Huomioi, että strategisten asioiden kehittäminen vaatii pohdintaa ja sparrailua, jota on voitava tehdä rauhassa ja luottamuksellisesti. Jos et löydä keskustelukumppania organisaation sisältä, kuten usein käy, hanki sellainen ulkopuolelta.
Lisää vakuuttavuutta ja muista, että ulkopuolelta tulevaa viisautta uskotaan monesti helpommin kuin sisäistä, vaikka viesti olisikin sama. Hyödynnä ulkopuolista sparrauskumppaniasi, vaikka johdon herätys- tai strategiatyöpajoissa sekä kollektiivisissa, organisaatiotasoisissa koulutuksissa. Ulkopuolista asiantuntijaa hyödyntämällä pystyt kasvattamaan myös omaa substanssiosaamistasi.
Testaa ja harjoittele piloteilla, kerää onnistumisia ja opi epäonnistumisista. Testaa ja sovella uusia toimintatapoja käytännössä. Etene vaiheittain ja piloteista oppimalla. Pidä samalla mielessäsi laajempi pidemmän aikajänteen tiekartta.
Ole kärsivällinen ja anna itsellesi ja organisaatiollesi aikaa kehittyä. Muista, että kehittyminen on aikaa vaativa prosessi. Muista kuitenkin samalla pitää huolta viisaasta ja määrätietoisesta etenemisestä.
Hyödyt:
Strategisemman hankintaotteen mahdollisuudet ja hankinnan vaikuttavuus ymmärretään organisaatiotasoisesti. Organisaatiotasoiset hankintakyvykkyydet kasvavat ja edellytykset sisäiselle yhteistyölle paranevat. Hankinnasta vastaavan asenne ja innostus tarttuu muuhun organisaatioon.
Johdon ja muun organisaation sitoutuminen paranee ja edellytykset hankintojen strategisen johtamisen kehittämiselle vahvistuvat. Johdon ja muun organisaation ymmärryksen lisääntyessä myös mahdollisuudet lisääntyvät. Johdon mandaatti valtuuttaa asioiden tekemisen ja eteenpäin viemisen.
Tavoitteet ja pyrkimykset koetaan yhteisiksi, jolloin mahdollisuudet hankinnan tuottamaan lisäarvoon ja vaikuttavuuteen paranevat. Hankinta tukee organisaation strategisten tavoitteiden toteutumista hankinnan keinoin. Hankintatoimen koetaan tuottavan lisäarvoa.
Hankintatoimen arvostus lisääntyy sekä organisaation sisällä että ulkopuolella, minkä seurauksena organisaation houkuttelevuus asiakkaana ja työnantajana paranevat. Hankintatoimi koetaan aikaisempaa houkuttelevampana sekä organisaation sisä- että ulkopuolella. Hankinta-asiantuntijoiden urakehitysmahdollisuudet kannustavat sekä nykyisen henkilöstön kehittymiseen että uusien henkilöiden organisaatioon hakeutumiseen. Toimittajat ja palveluntarjoajat kokevat organisaation osaavana ja luotettavana asiakkaana, joka pystyy myös auttamaan heitä kehittymään omassa toiminnassaan.
Edellytykset hankinnan menettelytapojen kehittämiselle ja hankintojen kautta saavutettaville hyödyille paranevat. Tehdään onnistuneempia hankintoja, joissa tuotteet ja palvelut ja tuotteet vastaavat nykyisiä ja tulevia tarpeita aiempaa paremmin. Ulkoisten resurssien ja hankintaan varattujen määrärahojen käyttö tehostuu ja saadaan ”vähemmällä enemmän”.
Muutosvastarinta vähenee, kun hankintatoimesta vastaava saa omalla asenteellaan ja sitkeydellään muuta organisaatiota innostumaan. Muutosvastarintaa on odotettavissa hankinnan transformaatiohankkeissa joka tapauksessa, ja tässä hankintatoimesta vastaavan oma asenne, pelottomuus ja sitkeys ovat osoittautuneet jopa kriittiseksi onnistumisen edellytykseksi.
Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.
Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).
Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.
