Hankinnan kyvykkyyksillä tarkoitetaan hankintaprosessien hallinnassa ja toteuttamisessa vaadittavaa osaamista, taitoja, menetelmiä ja järjestelmiä. Hankintojen strategisen tason kyvykkyydet julkisella sektorilla eivät poikkea yritysmaailmassa vaadittavista vastaavista kyvykkyyksistä.
Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.
Strategisella tasolla hankinnan kyvykkyyksiin sisältyy mm. seuraavia osa-alueita:
Hankinta- ja kategoriastrategioiden laatiminen, asiakas- ja sidosryhmäyhteistyö, toimittajamarkkinatuntemus ja -vuorovaikutus, toimittajahallinta, toimittajasuhteet ja niiden johtaminen, sopimusasiat, talous ja vaikuttavuus, neuvottelu- ja yhteistyötaidot, riskienhallinta, laadun ja suorituskyvyn hallinta, teknologiat ja tietojärjestelmät sekä vastuullisuuteen liittyvät näkökulmat ja muutoksen johtaminen.
Julkisella sektorilla hankintakyvykkyyksiin sisältyvät lisäksi julkisen hankintalainsäädännön ja hankinnan menettelytapojen osaaminen. Useissa haastatelluissa organisaatioissa korostettiin tarvetta julkisen hankinnan huippuosaamiseen.
Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.
Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:
Panosta huolellisen perustan luomiseen hankintaorganisaation kyvykkyyksien vahvistamiseksi. Määrittele organisaatiosi hankintojen strategisen johtamisen kehittämisen tavoitetila ja tunnista tavoitetilassa vaadittavia kyvykkyyksiä, kartoita puutteet ja kehittämistarpeet ja rakenna kehittämispolkuja.
Kehitä hankintaorganisaation osaamista suunnitelmallisesti, lähde liikkeelle osaamistarpeiden tunnistamisesta ja nykyisen osaamisen kartoittamisesta, etene määrätietoisesti. Tunnista kehittämistavoitteet, arvioi osaamistarpeet ja kartoita nykyisen osaamistaso. Laadi kehittämissuunnitelma ja pidä huolta sen toteuttamisesta ja seurannasta.
Panosta koulutukseen ja oppimisen edistämiseen, tee yhteistyötä ja hanki kumppaneita. Tee yhteistyötä henkilöstöhallinnon kanssa, hanki organisaatiollesi ulkopuolinen kumppani ja sparraaja, suunnittele ja käynnistä organisaation omia osaamisen kehittämisohjelmia, järjestä työpajoja ja tarjoa mahdollisuuksia verkko-oppimiseen sekä työn ohessa tehtävään täydentävään opiskeluun.
Pidä huolta, että organisaatiostasi löytyy sekä hankinnan strategista että julkisen hankintalainsäädännön huippuosaamista, laadi organisaatiollesi hankinta-asiantuntijan urapolku. Määrittele, millä osa-alueilla tarvitaan syvällistä osaamista ja selvitä, millä osa-alueilla hankinta-asiantuntijat itse ovat motivoituneita keskittymään ja parantamaan osaamisestaan. Panosta erilaisiin osaamisiin: osa hankinta-asiantuntijoista voi keskittyä kehittymään julkisen hankinnan ja osa strategisen hankinnan huippuosaajaksi.
Lisää hankinta-asiantuntijan tehtävän houkuttelevuutta ja mieti keinoja entistä parempaan sitoutumiseen. Rakenna mielekkäitä ja monipuolisia tehtäväkokonaisuuksia, luo selkeä urakehitysmahdollisuuksien näkymä ja pyri varmistamaan kilpailukykyinen palkkaus.
Varmista riittävät resurssit perustehtävien hoitamiseen ja pidä huolta, ettei hankintaorganisaatio kuormitu liikaa, kun panostetaan kyvykkyyksien kehittämiseen. Huomioi, että tavoitetilassa hankintaorganisaatiossa tulisi olla selkeät ja riittävät resurssit kyvykkyyksien eri osa-alueilla. Varaa riittävästi resursseja erityisesti strategiseen hankintaan, kehittämiseen, digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntämiseen ja julkisten hankintojen huippuosaamiseen.
Innosta hankintaorganisaatiota jatkuvaan oppimiseen ja kyvykkyyksien parantamiseen. Muista, että kyseessä on jatkuva prosessi, johon kuuluu aktiivinen oppiminen ja uusien taitojen soveltaminen käytännössä. Kytke kyvykkyyksien kehittäminen ja sen seuranta muuhun toiminnan suunnitteluun ja hankintojen johtamisen vuosikellon mukaiseen toimintaan. Varaa tiimipalavereissa aikaa kehittymisen seurantaan ja palautteeseen opituista asioista sekä niiden soveltamisesta käytäntöön.
Hyödyt:
Hankintaprosessit tehostuvat, läpimenoajat nopeutuvat ja sisäinen yhteistyö paranee. Yleinen hankintaorganisaation osaamisen kasvattaminen hyödyttää koko organisaatiota ja helpottaa hankintatoimen tehtävien hoitamista.
Ammattimaisuus lisääntyy, sisäisten asiakkaiden ja sidosryhmien luottamus hankintaorganisaatioon paranee. Hankinnan toimintatavat yhtenäistyvät, mikä näyttää ulospäin ammattimaiselta. Tämä lisää sisäisten asiakkaiden ja sidosryhmien luottamusta.
Tehdään onnistuneita hankintoja. Hankinnan lopputulos vastaa asiakkaan tarvetta ja prosessit etenevät sujuvasti, suunnitellusti ja aikataulussaan.
Hankintaorganisaation resurssit pystytään kohdentamaan tarkoituksenmukaisesti. Esimerkiksi huippuosaamista hyödynnetään uusien hankintojen tekemisessä tai strategisen hankintaosaamisen kehittämisessä.
Uusien teknologioiden ja työkalujen hyödyntämismahdollisuudet paranevat. Pystytään hyödyntämään uusimpia välineitä ja työkaluja, esimerkiksi digitaalisuutta.
Mahdollisuudet hankinnan strategisemman rooliin vahvistamiseen paranevat. Organisaation hankintatoimen maturiteetti eli kypsyystaso kasvaa, mikä tarjoaa paremmat mahdollisuudet uusien hyötyjen saavuttamiselle.
Valmiudet kokeilla uusia hankinnan menettelytapoja paranevat, jonka ansiosta pystytään hyödyntämään toimittajamarkkinoiden mahdollisuuksia aiempaa paremmin. Vahvempi osaaminen ja taidot yhdistettynä kannustavaan organisaatiokulttuuriin rohkaisevat hankintaorganisaatiota kehittämään ja kokeilemaan uusia hankinnan menettelytapoja, joiden ansiosta pystytään hyödyntämään toimittajamarkkinoiden mahdollisuuksia.
Organisaation ulkoinen arvostus ja palveluntarjoajien luottamus asiakkaaseen paranevat. Organisaation maine ammattimaisena hankkijana paranee, jonka seurauksena palveluntarjoajien luottamus ja arvostus tilaajaorganisaatiota kohtaan nousevat ja houkuttelevuus asiakkaana kasvaa.
Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen –selvitykseen. Selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.
Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).
Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.
Comments