Kun hankinta toimii hyvin – mitä seuraavaksi?

Sain asiakkaalta puhelun. Hankinnassa kaikki oli oikeastaan kunnossa. Prosessit toimivat, toimintamalleja noudatettiin ja tavoitteet oli asetettu. Silti jokin tuntui puuttuvan.

Kolme viikkoa myöhemmin kerroin tästä keskustelusta toiselle yritykselle. Vastaus tuli nopeasti: “Meillä on täsmälleen sama tilanne.” Ja pian sen jälkeen: “Edetään.”

Viime viikolla kohtasin kolmannen organisaation. Eri toimintaympäristö, mutta taas sama lähtökohta. Hankinta toimii. Perusta on kunnossa. Mutta seuraava taso pitäisi löytää.

Kolme organisaatiota, kolme erilaista tilannetta – ja sama kysymys:

Mitä hankinnassa pitäisi kehittää silloin, kun mitään varsinaista ei ole rikki?

Kun hankinta toimii hyvin – mitä seuraavaksi?

Viisi havaintoa seuraavasta kehitysaskeleesta

Näissä keskusteluissa toistuivat samat teemat. Seuraava kehitysaskel ei näyttänyt löytyvän uudesta prosessista, järjestelmästä tai ohjeesta, vaan siitä, miten hankinta toimii suhteessa liiketoimintaan ja ydintoimintaan.

1. Liiketoimintaa pitää ymmärtää syvemmin

Hankinta ei voi tuottaa todellista arvoa, jos se ei ymmärrä, mitä liiketoiminta tai ydintoiminta yrittää saada aikaan.

Pitää ymmärtää tavoitteet, toiminnan logiikka, asiakkaat, kustannukset, riskit ja tulevat tarpeet. Hankintaosaaminen on välttämätöntä, mutta vaikuttavuus syntyy vasta silloin, kun se yhdistyy toiminnan ymmärtämiseen.

2. Hankinnan pitää päästä mukaan aikaisemmin

Usein hankinta tulee mukaan vasta silloin, kun tarve on jo määritelty ja ratkaisu pitkälti päätetty.

Silloin vaikutusmahdollisuudet ovat jo kaventuneet.

Enemmän arvoa syntyy, kun hankinta osallistuu keskusteluun jo siinä vaiheessa, kun vasta pohditaan, mitä oikeastaan tarvitaan, millä tavalla tavoite kannattaa saavuttaa ja mitä vaihtoehtoja on olemassa.

3. Hankinnan pitää puhua toiminnan kieltä

Hankinnan omat käsitteet ovat tärkeitä hankinnalle. Liiketoimintaa kiinnostaa kuitenkin ennen kaikkea se, mitä ratkaisu tarkoittaa käytännössä.

Mitä tämä vaikuttaa tuotantoon? Asiakkaaseen? Kustannuksiin? Riskiin? Aikaan? Tulokseen?

Jos hankinta haluaa vaikuttaa, sen pitää osata kääntää oma osaamisensa toiminnan ymmärtämälle kielelle.

4. Ennakoiva hankinta näkee pidemmälle

Ennakointi ei ole vain hyvää aikatauluttamista.

Se on kykyä nähdä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Millaisia tarpeita on syntymässä? Mihin markkina tai teknologia on menossa? Missä voi syntyä pullonkaula? Mihin kannattaisi valmistautua jo nyt?

Vaikuttava hankinta ei vain reagoi tarpeisiin. Se auttaa organisaatiota näkemään niitä aikaisemmin.

5. Aloitteellisuus ja ratkaisukeskeisyys muuttavat roolia

On eri asia todeta ongelma kuin auttaa ratkaisemaan se. On myös eri asia odottaa vastausta kuin varmistaa, että asia etenee.

Ratkaisukeskeinen hankinta jäsentää vaihtoehtoja, tukee päätöksentekoa ja vie asioita aktiivisesti eteenpäin. Silloin hankinta ei enää vain toteuta prosessia, vaan auttaa koko organisaatiota onnistumaan.

Mitä tästä seuraa?

Kun nämä kyvykkyydet vahvistuvat, vaikutukset näkyvät nopeasti myös hankinnan asemassa ja tuloksissa.

1. Yhteinen ymmärrys kasvaa

Kun hankinta ymmärtää paremmin liiketoimintaa ja osaa kuvata asiat toiminnan kielellä, keskustelun laatu paranee.

Tarpeista, vaihtoehdoista ja riskeistä voidaan puhua aikaisemmin ja avoimemmin. Samalla vähenee tilanne, jossa hankinta ja liiketoiminta katsovat samaa asiaa täysin eri näkökulmista.

2. Luottamus hankintaan vahvistuu

Luottamus ei synny siitä, että hankinta kertoo osaavansa prosessin.

Se syntyy siitä, että liiketoiminta kokee hankinnan ymmärtävän sen todellisuutta ja auttavan sitä onnistumaan.

Kun hankinta ennakoi, tuo hyödyllisiä näkökulmia ja auttaa ratkaisemaan ongelmia, sen rooli muuttuu vähitellen toteuttajasta kumppaniksi.

3. Hankinta kutsutaan mukaan entistä aikaisemmin

Luottamuksesta syntyy positiivinen kierre.

Kun hankinta tuottaa arvoa, sitä halutaan mukaan aikaisemmin. Kun se pääsee mukaan aikaisemmin, sillä on enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa tarpeeseen, vaihtoehtoihin, kustannuksiin, riskeihin ja lopputulokseen.

Varhainen mukanaolo ei siis synny vain organisaatiokaaviosta. Se ansaitaan.

4. Päätökset ja ratkaisut paranevat

Kun tarve ymmärretään paremmin ja vaihtoehtoja tarkastellaan riittävän ajoissa, myös päätöksenteon laatu paranee.

Hankinta ei silloin optimoi vain kilpailutusta, hintaa tai sopimusta, vaan auttaa löytämään ratkaisun, joka tukee paremmin toiminnan tavoitteita.

5. Hankinnan vaikuttavuus kasvaa

Lopulta kyse on tästä.Hankinnan arvo ei synny vain siitä, kuinka hyvin hankintaprosessi toteutetaan. Se syntyy siitä, mitä liiketoiminnassa tai ydintoiminnassa saadaan aikaan.

Asiat tapahtuvat oikeaan aikaan. Riskit pienenevät. Päätökset paranevat. Toiminta sujuu. Asiakas onnistuu.

Silloin hankinta ei vain tee asioita oikein. Se auttaa tekemään oikeita asioita.

Hankinta hyvästä vielä paremmaksi

Kolme kohtaamista ovat vahvistaneet ajatusta siitä, että monessa organisaatiossa hankinnan seuraava kehitysaskel löytyy nyt sen rajapinnasta liiketoimintaan.

Ei enää vain prosessien sisältä, vaan siitä, miten hankinta ymmärtää, ennakoi, viestii ja toimii.

Ymmärrä liiketoimintaa paremmin.Tule mukaan aikaisemmin.Puhu toiminnan kieltä.Ennakoi.Toimi aloitteellisesti ja ratkaisukeskeisesti.

Näistä syntyy yhteinen ymmärrys.

Yhteisestä ymmärryksestä syntyy luottamus.

Luottamuksesta syntyy mahdollisuus olla mukana aikaisemmin, vaikuttaa enemmän ja tuottaa enemmän arvoa.

Entä teillä? Kun hankinta toimii hyvin – mitä seuraavaksi?

Jos hankinta toimii jo hyvin, mutta jokin tuntuu silti puuttuvan, missä teidän seuraava kehitysaskeleenne voisi olla?

Onko kyse uudesta prosessista – vai kyvystä olla lähempänä liiketoimintaa, nähdä aikaisemmin ja auttaa enemmän?

Kirjoitan aiheesta lisää seuraavissa blogeissa, erityisesti ratkaisukeskeisestä hankintatyöstä ja siitä, miten tällaisia kyvykkyyksiä voidaan kehittää käytännössä.

Lue seuraavat kirjoitukset sarjasta – tai ota suoraan yhteyttä, jos tunnistat tilanteen omassa organisaatiossasi.

Varaa keskusteluaika tästä (MS Bookings -palvelu):Varaa aikaa henkilön Lauri Vihonen kanssa: Maksuton sparraus (30 min)