Toimittajaloukun rakennusopas – 7 varmaa virhettä

Pohdin hiljattain toimittajaloukun riskejä erään asiakkaani kanssa. Keskustelumme sai mielenkiintoisen käänteen: mitä jos lähestyisimme asiaa käänteisesti – ei niinkään siitä näkökulmasta, miten loukku vältetään, vaan miten se syntyy - tavoitteena saada aikaan toimittajaloukun rakennusopas? Tällainen näkökulma paljastaa selkeämmin ne toimintatavat ja rakenteet, jotka altistavat yrityksen tahattomalle jumittumiselle yhteen toimittajaan. Lopuksi pysähdyimme miettimään, mitä tämä kaikki lopulta maksaa – rahassa, ajassa ja liiketoiminnan joustavuudessa.

Miten toimittajaloukku syntyy?

Toimittajaloukku syntyy harvoin yhdestä suuresta virheestä. Se on pikemminkin seuraus sarjasta pieniä valintoja, joita tehdään kiireessä, puutteellisen tiedon tai hajanaisten vastuiden vuoksi. Kun nämä valinnat kasaantuvat, huomataan usein liian myöhään, että vaihto parempaan olisi liian kallista, liian hidasta tai jopa mahdotonta. Tässä seitsemän “reseptiä” toimittajaloukun rakentamiseen – ja jokaisen kohdalla ehdotus, miten kannattaisi toimia toisin.

1. Unohda sopimuksen päättymispäivä

Virhe: Luota, että sopimus uusiutuu itsestään automaattisesti – helpottaa elämää, eikö?

Miksi se lukitsee sinut? Sopimus jatkuu itsestään – usein hinnankorotuksin – ilman, että ehdit kilpailuttaa tai edes arvioida tarvetta.

Miten toimia oikein: Seuraa sopimusten päättymisiä aktiivisesti ja neuvottele uusi tai jatkosopimus ennakoivasti.

2. Solmi monivuotinen sopimus ilman purkuehtoa

Virhe: Varmista toiminnan jatkuvuus ja vakaus pitkällä sopimuksella – irtisanominen on muiden ongelma.

Miksi se lukitsee sinut? Et pääse pois, vaikka toimittaja tai hänen ratkaisunsa ei enää vastaisi tarpeitasi tai markkinoille tulisi parempi vaihtoehto.

Miten toimia oikein: Neuvottele purku- tai joustolausekkeet sekä selkeät ehdot suorituskykyyn (tai sen puuttumiseen) liittyen.

3. Jätä SLA:t ja suorituskykyvaatimukset pois sopimuksesta

Virhe: Luota, että toimittaja kyllä hoitaa hommansa ilman erityisiä mittareita.

Miksi se lukitsee sinut? Ilman palvelutasosopimusta sinulla ei ole keinoja vaatia parannusta tai irtautua sopimuksesta huonon palvelun vuoksi.

Miten toimia oikein: Aseta selkeät SLA:t ja seuraa niiden toteutumista – tee niistä osa sopimuksen ydinehtoja.

4. Älä selvitä, mitä muuta markkinoilla on

Virhe: Valitse ensimmäinen kelvollinen ratkaisu – miksi vaivautua vertailemaan?

Miksi se lukitsee sinut? Sitoudut toimittajaan, jonka ratkaisu ei enää tue tarpeitasi yrityksen kasvaessa tai muuttuessa.

Miten toimia oikein: Tee markkinakartoitus ja ymmärrä eri vaihtoehtojen vahvuudet sekä heikkoudet ennen päätöksiä.

5. Anna toimittajan hallita kaikkea dataasi

Virhe: Sijoita kaikki data, integraatiot ja sisältö vain yhteen suljettuun järjestelmään.

Miksi se lukitsee sinut? Datan siirtäminen toiseen järjestelmään voi kestää viikkoja (tai kuukausia) ja maksaa paljon – etenkin, jos tiedot eivät oikeasti olekaan siirrettävissä.

Miten toimia oikein: Varmista sopimuksessa datan omistajuus ja siirtomahdollisuudet – ja testaa siirrettävyyttä.

6. Sulje hankinta ulos liiketoimintasuunnittelusta

Virhe: Tee hankinnat erillään liiketoiminnan tavoitteista – kyllä ne jotenkin tukevat kehitystä.

Miksi se lukitsee sinut? Hankinnat eivät skaalaudu tai sovi muuttuvaan tarpeeseen – et pysty päivittämään sopimuksia, kun organisaation toimintaympäristö ja tarpeet muuttuvat.

Miten toimia oikein: Ymmärrä liiketoimintaa ja yhdistä hankinnan tavoitteet liiketoiminnan strategioihin, ennusteisiin ja teknologiakarttaan.

7. Älä rakenna yhtenäistä hankintamallia

Virhe: Jätä prosessit ja päätöksenteko avoimiksi – jokainen tiimi tehkööt hankintansa omalla tavallaan.

Miksi se lukitsee sinut? Kukaan ei näe kokonaisuutta, samoja työkaluja ostetaan päällekkäin, käyttöä ei seurata, ja valinnat perustuvat totuttuihin ja tuttuihin toimittajiin – ei tarpeeseen.

Miten toimia oikein: Rakenna selkeä hankintamalli, joka sisältää selkeät arviointikriteerit, riskianalyysin ja ohjeet hyvä sopimuksen solmimiseksi.

Toimittajaloukun rakennusopas – 7 virhettä ja parempi vaihtoehto

Virhe	Miksi se johtaa toimittajaloukkuun?	Parempi tapa toimia
1. Unohda sopimuksen päättyminen	Automaattiset uusinnat tapahtuvat huomaamatta – usein korotetuin hinnoin.	Seuraa päättymispäiviä ja neuvottele sopimukset ennakoivasti.
2. Tee pitkä sopimus ilman purkuehtoa	Et pääse irti, vaikka toimittaja ei enää täytä tarpeitasi.	Lisää purku- ja joustolausekkeet sopimukseen.
3. Älä vaadi SLA:ta tai mittareita	Et voi puuttua heikkoon palveluun – tai irtautua sen vuoksi.	Neuvottele selkeät suorituskykyehdot ja seuraa niiden toteutumista.
4. Älä tutki vaihtoehtoja markkinoilta	Sitoudut huomaamatta ratkaisuun, joka ei skaalaudu tai kehity.	Tee markkinakartoitus ennen päätöksiä ja arvioi sopivuutta pidemmällä aikavälillä.
5. Anna toimittajan hallita dataasi	Datan siirto uuteen järjestelmään on vaikeaa, hidasta ja kallista.	Varmista datan omistajuus ja siirrettävyys sopimuksissa.
6. Irrota hankinta liiketoiminnan suunnasta	Hankinnat eivät jousta muutosten mukaan – sopimukset vanhenevat käsiin.	Kytke hankinta liiketoiminnan ja teknologian suunnitteluun.
7. Jätä hankintamalli hajanaiseksi	Päällekkäiset työkalut ja epäselvä vastuunjako johtavat huonoihin valintoihin.	Luo yhtenäinen hankintamalli ja sopimuskäytännöt.

Mitä toimittajaloukku oikeasti maksaa?

Keskustelussamme pysähdyimme lopuksi pohtimaan seurauksia. Mitä toimittajaloukku tarkoittaa arjessa? Yritys maksaa työkalusta tai palvelusta, jota ei käytetä täysimääräisesti – ja samaan aikaan toisaalla joku ostaa uuden, koska ei tiedä edellisestä. Sopimus jatkuu automaattisesti, ja huomataan vasta seuraavan laskun yhteydessä, että hinta on noussut. Käyttöönottoihin, koulutuksiin ja integraatioihin liittyvä työ vie kuukausia – ja jos lopulta haluttaisiin vaihtaa, huomataan, että kaikki data, opit ja räätälöinnit ovat täysin sidottuja nykyiseen toimittajaan. Vaihtaminen toiseen ja uuden hankinta ei ole enää vaihtoehto – käsissä on kriisi.

Toimittajaloukku ei siis ole pelkkä kustannustekijä. Se on myös este kehitykselle, ketteryydelle ja kyvylle vastata muutokseen. Se voi olla hiljainen jarru koko liiketoiminnan kasvulle.

Toimittajaloukun syntymisen riskitekijät – tarkistuslista

Tässä on selkeä ja käytännöllinen tarkistuslista, jonka avulla voit arvioida, onko organisaatiosi vaarassa ajautua toimittajaloukkuun – tai jo siellä. Jokainen kohta sisältää tarkistuskysymyksen ja merkinnän nykytilasta. Voit käyttää tätä sisäiseen auditointiin, tiimipalavereissa tai osana hankinnan kehitystyötä.

#	Tarkistettava asia	Kysymys	Tilanne meillä (✔️ / ❌ / ? )	Toimenpiteet
1	Sopimus-kaudet	Tiedämmekö kaikkien kriittisten sopimusten päättymis- ja uusintapäivät?
2	Purkuehdot ja joustavuus	Sisältyykö pitkiin sopimuksiin purkulausekkeet tai irtisanomismahdollisuudet?
3	Palvelutaso-sopimukset (SLA)	Ovatko sopimuksiimme sisällytetty selkeät suorituskyky-vaatimukset ja seuranta?
4	Markkina-tietoisuus	Teemmekö säännöllisesti markkina-kartoituksia ennen valintaa?
5	Datan hallinta ja siirrettävyys	Onko meillä oikeus ja kyky siirtää data pois nykyisestä järjestelmästä?
6	Hankinnan ja liiketoiminnan yhteys	Onko hankinta mukana strategisessa suunnittelussa ja budjetoinnissa?
7	Yhtenäinen hankintamalli	Onko meillä selkeä prosessi ja malli toimittajien arviointiin ja valintaan?
8	Käytön seuranta	Seuraammeko aktiivisesti työkalujen käyttöastetta ja kustannuksia?
9	Sopimusten jatkuminen 'itsestään'	Onko meillä prosessi, joka estää automaattiset uusinnat ilman arviointia?
10	Kokonais-näkymä teknologia-kantaan	Tiedämmekö, mitä työkaluja käytetään, missä ja miksi?

Käyttövinkki:

• ✔️ = Kyllä, tämä on kunnossa

• ❌ = Ei kunnossa – vaatii toimenpiteitä

• ? = Epäselvää – selvitettävä

Tarkistuslistaan voi myös lisätä pisteytyksen ja riskitason laskennan, jos haluat käyttää tätä itsearviointityökaluna.

Yhteenveto

Toimittajaloukku syntyy vähitellen – sopimalla löyhästi, jättämällä vaihtoehdot tutkimatta, laiminlyömällä sopimusehtojen seurannan ja irrottamalla hankinnan liiketoiminnan kehityksestä. Onneksi sen voi myös estää. Tarvitaan vain tietoisuutta, sopimusosaamista ja systemaattista otetta.

Kun hankinta toimii ennakoivasti ja yhteistyössä liiketoiminnan kanssa, se ei vain vältä loukkuja – vaan auttaa organisaatiota tekemään parempia, joustavampia ja pitkäkestoisesti arvokkaampia valintoja.

👉 Toimi toisin – tee hankinnasta joustava, dataohjattu ja liiketoimintaa tukeva

Rohkaisen sinua kokeilemaan (maksutonta) sparrausta!

📅 Varaa aika maksuttomaan sparraukseen kanssani. Keskustelu ei sido mihinkään, mutta voi avata uuden suunnan.

Varaa aika maksuttomaan sparraukseen!

📧 Ota yhteyttä suoraan:

Sähköposti: lauri.vihonen@leadersbeacon.fi

Puhelin: +358 50 4381912

Verkkosivut: www.leadersbeacon.fi

Jätä yhteyspyyntö tästä

Ystävällisin terveisin

Lauri Vihonen

Toimittajaloukun rakennusopas -blogin kirjoittaja on hankinnan kehittämisen asiantuntija

Olen kirjoittanut yli 200 blogia hankinnan kehittämisestä, roolista ja mahdollisuuksista – kokemuksiin, virheisiin ja onnistumisiin perustuen.

Jos harkitset hankinnan kehittämistä tai tunnistit haasteita omassa organisaatiossasi, suosittelen tutustumaan kirjoituksiini. Niistä löydät konkretiaa, oivalluksia ja käytännön vinkkejä eri tilanteisiin ja toimialoille.

📚 Blogit löydät täältä