Joskus vaikeisiin kysymyksiin on aivan ilmiselvä ratkaisu. Silloin sitä voi olla vaikea nähdä, koska se on niin yksinkertainen ja selkeä. Oivalsin tänään jotain hankinnan kannalta todella tärkeää.
Hankinnan resurssit ovat useimmiten kiinteät. Budjetit ja henkilömäärät eivät veny, ja lisäkäsiä ei juuri saada. Työn määrä on vakiintunut, mutta yrityksiltä odotetaan jatkuvasti enemmän: enemmän säästöjä, enemmän tehokkuutta ja enemmän lisäarvoa. Miten hankinta voi tuottaa enemmän liiketoimintahyötyjä ilman lisäresursseja? Ratkaisu on yksinkertainen: vapauttamalla aikaa arvoa tuottavaan tekemiseen.
Tuottavuuden kasvu = enemmän liiketoimintahyötyjä
Hankinnan työ jakautuu operatiiviseen ja strategiseen tekemiseen. Molemmilla on paikkansa, mutta vain strateginen hankinta luo uutta arvoa ja kilpailuetua. Jos resursseja ei voida lisätä, on ainoa keino kasvattaa liiketoimintahyötyjä optimoimalla ajankäyttöä. Mitä vähemmän aikaa kuluu rutiinitöihin, sitä enemmän jää liiketoiminnan kehittämiseen.
Me testasimme tätä hypoteesia asiakkaidemme kanssa. Projektit, joissa keskityimme hankinnan tuottavuuden kasvattamiseen, johtivat merkittäviin parannuksiin. Esimerkiksi:
Henkilökohtainen tuottavuus: Tehtävän kesto lyheni viidestä tunnista yhteen tuntiin ja lopulta 10 minuuttiin (Case-esimerkki).
Prosessin ja tiimin tehokkuus: Prosessivirheet puolittuivat ja tehokkuus kasvoi merkittävästi (Case-esimerkki).
Sidosryhmäyhteistyön parantaminen: Ajantasainen tieto lisäsi toimittajien ja sisäisten asiakkaiden tyytyväisyyttä ja vähensi hukkaa (Case-esimerkki).
Näiden projektien myötä havaitsimme, että nopeus on keskeinen tekijä. Tuottavuuden parantaminen kannattaa tehdä nopeasti, koska hyödylle on aika-arvo: mitä nopeammin tehokkuus kasvaa, sitä nopeammin liiketoimintahyödyt realisoituvat.
Miten hankinta voi tehostaa operatiivista tekemistä?
Tuottavuuden kasvattaminen voidaan jakaa kolmeen tasoon:
Henkilökohtainen tuottavuus
Automatisoi toistuvat tehtävät.
Hyödynnä analytiikkaa nopeuttamaan tietojen yhdistelyä ja raportointia.
Käytä vakiomuotoisia malleja ja työkaluja sopimusten ja tarjouspyyntöjen laatimiseen.
Prosessi- ja tiimitehokkuus
Poista turhat vaiheet hankintaprosessista.
Paranna yhteistyötä tiimin sisällä ja sidosryhmien kanssa.
Hyödynnä digitaalisia ratkaisuja tilausten ja sopimushallinnan tehostamiseen.
Sidosryhmäyhteistyön optimointi
Varmista, että oikeat tiedot ovat saatavilla oikeaan aikaan.
Yhtenäistä toimintatapoja ja rooleja sidosryhmien kanssa.
Hyödynnä dataa paremman tiedonhallinnan ja päätöksenteon tueksi.
Tämä ei ole vain teoriaa – ratkaisut ovat jo olemassa
Tämä ei ole pelkkää teoriaa, vaan todellisuutta. Olemme toteuttaneet tätä lähestymistapaa useissa organisaatioissa ja nähneet sen toimivan käytännössä. Työkalut, referenssit ja osaaminen ovat olemassa, ja ratkaisut voidaan ottaa käyttöön nopeasti ja kustannustehokkaasti.
Ilmiselvä ja yksinkertainen ratkaisu - kuka voi hyötyä tästä?
Lähes kaikki hankintatiimit ja organisaatiot voivat tehostaa toimintaansa ja kasvattaa liiketoimintahyötyjä tuottavuuden kautta. Erityisesti tästä hyötyvät:
Yritykset ja organisaatiot, jotka hankkivat tuotteita ja palveluita: terveydenhuolto, hyvinvointialueet, yhteishankintayksiköt, teollisuus jne.
Hankintatiimit, jotka yhdistävät tietoa manuaalisesti: Excelin ja muiden työkalujen tehokkaampi käyttö vapauttaa aikaa analysointiin ja päätöksentekoon.
Hankintatiimit, jotka haluavat osoittaa liiketoiminnallisen arvonsa: Tuottavuuden parantaminen mahdollistaa hankinnan strategisen roolin vahvistamisen.
Organisaatiot, jotka uskovat tuottavuuden mahdollistavan lisäarvon ja kilpailuedun: Ajan säästäminen mahdollistaa kehityshankkeisiin panostamisen.
Tämä ei ole kaikille – mutta entä jos organisaatiosi voisi hyötyä?
Tämä ei ole kaikille, mutta jos epäilet, että organisaatiosi voisi hyötyä tästä, ota yhteyttä.
Yhteenveto: Ilmiselvä, mutta vaikuttava ratkaisu
Hankinnan liiketoimintahyödyt kasvavat, kun operatiivista tekemistä virtaviivaistetaan ja strategiseen työhön vapautetaan aikaa. Tämän voi saavuttaa parantamalla henkilökohtaista tuottavuutta, prosessien ja tiimien tehokkuutta sekä sidosryhmäyhteistyötä.
Vaikka ratkaisu on yksinkertainen ja ilmiselvä, sen toteuttaminen vaatii systemaattista lähestymistapaa ja sitoutumista. Kun hankinta toimii tehokkaammin, kaikki hyötyvät: yritys, sidosryhmät ja toimittajat.
Miten sinä voisit tehostaa hankinnan tekemistäsi ja vapauttaa aikaa arvoa luovaan työhön?
Comments