Näin valmistelet onnistuneen strategiatyöpajan – oma tapani toimia fasilitaattorina
- Lauri Vihonen
- 4 päivää sitten
- 3 min käytetty lukemiseen
Tämä malli perustuu strategiatyöpajoihin, mutta toimii loistavasti myös muiden työpajojen valmisteluun – olipa kyseessä kehittämispäivä, palvelumuotoilutyöpaja, tiimin suunnittelusessio tai johtoryhmän keskustelu.
Tärkeintä ei ole aihe, vaan tapa valmistautua ja fasilitoida.
Mallini tiivistyy kolmeen numeroon:
6 teemaa + 28 kysymystä + 3 tuntia
Nämä eivät ole kiveen hakattuja lukuja. Ne vaihtelevat asiakkaan mukaan ja tarkentuvat valmistautumisen aikana. Joskus kysymyksiä on vähemmän, joskus enemmän. Joskus aikaa tarvitaan enemmän kuin kolme tuntia. Tämä on pohja, joka mukautuu kunkin asiakkaan tilanteeseen.
Strategiatyöpaja voi olla innostava, oivalluttava ja vaikuttava. Tai sitten se voi jäädä irralliseksi keskusteluksi, ilman suuntaa tai lopputulosta. Ero ei ole sisällössä, vaan valmistautumisessa ja fasilitoinnissa.
Tämä blogi on esimerkki omasta tavastani valmistella strategiatyöpajoja.
Perustana toimii kaksi ajatusta:
Strategiatyön ydin on kysymysten voimassa.
Fasilitaattorin tehtävä on luoda rakenne, mutta ennen kaikkea mahdollistaa ajattelu, osallistuminen ja sitoutuminen.
Kirjoitin aiemmin blogin otsikolla “What don’t we see – even though we should?”, jossa pohdin, kuinka moni asia jää strategiatyössä näkymättömiin. Strategiatyössä ei useinkaan puutu dataa tai dioja, vaan yhteinen näkemys siitä, mitä oikeasti pitäisi miettiä.
Juuri siksi kysymykset ovat niin tärkeitä. Ne ohjaavat ajattelua, tuovat eri näkökulmat esiin ja synnyttävät keskustelua. Tästä syntyi oma mallini: 6 vaihetta, 28 kysymystä, 3 tunnin rakenne.
Valmistautumisen vaiheet: näin rakennan onnistuneen strategiatyöpajan
1. Kaikki lähtee suuresta kysymyksestä
Ensimmäinen vaihe on keskustelu asiakkaan kanssa: Mikä on tämän työpajan päämäärä?
Ei vain sisällön tasolla, vaan liiketoiminnan kannalta: Mitä tämän päivän aikana pitäisi saada aikaan?
Tämä kirkastetaan yhdeksi kysymykseksi, joka toimii koko tilaisuuden ohjaavana ajatuksena.
2. Tiedonkeruu ja tarkennus
Tässä vaiheessa asiakas kertoo usein spontaanisti paljon tärkeää tietoa:
– aikataulu ja taustatilanne
– osallistujaprofiilit
– omat toiveet ja kipupisteet
Minä kysyn lisää, tarkennan ja kirjaan kaiken ylös. (Huom. en tallenna tilaisuutta muuten.)
3. Strategiamatkan ensimmäiset vaiheet
Seuraavaksi käymme läpi strategiamallin kolmen ensimmäisen vaiheen kysymykset:
Missä olemme nyt?
Mihin haluamme päästä?
Miten pääsemme sinne?
Tässä keskustelussa tunnistamme kunkin vaiheen kannalta relevantit kysymykset.
Minulla on tässä vaiheessa auki oma työkaluni – FLOW-niminen Excel-dokumentti, jossa rakennan vaihe vaiheelta työpajan aikataulua ja etenemistä.
4. Strategiamatkan loput vaiheet
Kun alku on kunnossa, siirrymme seuraavien vaiheiden kysymyksiin:
4. Mitä käytännössä teemme?
5. Kuka tekee mitä ja milloin?
6. Miten varmistamme, että olemme oikealla tiellä?
Jatkamme kysymysten kirjoittamista ja kokonaisuuden rakentamista FLOW-dokumenttiin.
5. Yhteinen rytmi ja roolit
Lopuksi silmäilemme koko runkoa läpi. Keskustelemme, tarkennamme, selkeytämme:
– ajankäytöstä
– pelisäännöistä
– siitä, miten toimimme fasilitaattorina ja tilaajana yhdessä
Tärkeitä kysymyksiä tässä ovat: miten ohjaamme ryhmää, miten kommunikoimme keskenämme, miten reagoimme tilanteen muuttuessa?
Strategiamallin 6 vaihetta ja esimerkkejä kysymysten alueista
1. Missä olemme nyt?
Esimerkkejä kysymysten alueista: nykytila, kilpailutilanne, toimintaympäristön muutokset, sisäiset vahvuudet ja heikkoudet, edellisen strategian opit.
2. Mihin haluamme päästä?
Esimerkkejä: kustannussäästöt, sisäinen palvelukyky, kannattavuus, toiminnan tehokkuus, liiketoimintavaikutus, vastuullisuus, riskienhallinta, innovaatiot.
3. Miten pääsemme sinne?
Esimerkkejä: toimittajasegmentointi, pririsointi, kategoriatavoitteet, hankintamallit, arvolupaus, yhteistyö. vaiheistus.
4. Mitä käytännössä teemme?
Esimerkkejä: hankintasuunnitelmat, tärkeys ja ajankohtaisuus, viestintä, sopimukset, toimittajayhteistyö, riskit.
5. Kuka tekee mitä ja milloin?
Esimerkkejä: roolit, aikataulut, vaiheet, hyväksynnät, kumppanit, prosessit.
6. Miten varmistamme, että olemme oikealla tiellä?
Esimerkkejä: KPI- ja OKR-tavoitteet, ohjaus- ja johtamismalli, poikkeamiin reagoiminen, palaute, sopimus- ja toimittajaseuranta, katselmoinnit.
Tiivistelmä: tekninen rakenne + inhimillinen ohjaus
Valmistautuminen on lopulta tekniikkaa.
Mutta työpajan onnistuminen on sinusta fasilitaattorina kiinni:
– aktivoitko osallistujat?
– ohjaatko keskustelua?
– muutatko suunnitelmaa tarvittaessa?
– rohkaisetko, yhteenvedätkö, saatko aikaan sitoutumisen?
Asiakaspalautetta työstäni fasilitaattorina
”Osaat alustuksessa kuunnella tilaajaa hyvin, saat ohjeistuksesta kiinni nopeasti ja rakennat päivän taustamateriaalin tukemaan ryhmätöitä. Lisäksi olet pystynyt hyvin tasapainottamaan oman osuuden ja osallistujien esitysten välillä, joten päivät ovat tuntuneet tasapainoisilta ja aika on mennyt nopeasti.”
”Tyylisi on osaava ja sopivasti neutraali, joten et aiheuta kuulijoissa vastareaktiota. Energiatasosi on hyvä, mutta ei ylitsevuotava. Olet pystynyt lennosta muuttamaan päivän kulkua tarvittaessa ja näin varmistanut onnistuneen kokonaisuuden.”
”Ilman apuasi, emme olisi saaneet järjestettyä päivää, koska oma työtilanne on niin kiireinen, että en olisi kerennyt valmistautua riittävästi itse.”
Työpajaohje ja kysymysluettelo
Halutko saada esimerkkityöpajan rungon, 28 kysymyksen listan tai fasilitaattorin ohjeen?
📩 Pyydä maksutta: lähetä viesti, niin saat ne käyttöösi.
Jos sinä tai tiimisi kaipaatte tukea strategiatyöhön – erityisesti hankinnan, kategorian tai koko liiketoiminnan kehittämiseen – voin auttaa. Yhdessä löydämme paremmat kysymykset ja kirkastamme sen, mitä ei vielä ehkä nähdä – vaikka pitäisi.
👉 Varaa strategiakartoitus tästä tai ota suoraan yhteyttä. – jutellaan tilanteestanne ja siitä, mitä tarvitset ja miten voisin auttaa.
Ystävällisin terveisin,
Lauri Vihonen
+358 50 4381912
Strategiatyöpaja ja fasilitaattori -tarinan kirjoittaja
Olen kirjoittanut yli 250 blogia hankinnan kehittämisestä, roolista ja mahdollisuuksista – kokemuksiin, virheisiin ja onnistumisiin perustuen. Yksi keskeisistä teemoista on strategiatyöpaja ja toimiminen fasilitaattorina.
Jos harkitset hankinnan kehittämistä tai tunnistit haasteita omassa organisaatiossasi, suosittelen tutustumaan kirjoituksiini. Niistä löydät konkretiaa, oivalluksia ja käytännön vinkkejä eri tilanteisiin ja toimialoille.
Comments