Korona-aikana ihmiset ja yritykset ovat joutuneet muuttamaan nopeasti käyttäytymistään ja kyseenalaistamaan aikaisempia toimintamallejaan. Yrityksen näkökulmasta asiakaskysyntä ja toimittajatarjonta vaihtelevat voimakkaasti. Kun vahvat yritykset hakevat selviytymiskeinoja, niin heikon kannattavuuden yritykset saattavat kuihtua pois.
Vaikka koronan aiheuttama mullistus on suurin vuosikymmeniin, niin olemme kuitenkin kokeneet useita toimintaympäristöä heiluttavia myllerryksiä viime vuosina. Miten voisimme hyödyntää niiden aikana opittua?
Kolmen riskitekijän konvergenssi
Nykytilanteesta tekee haastavan ja samalla mielenkiintoisen kolmen eri tekijän konvergenssi. Taloudellisen epävarmuuden odotetaan jatkuvan kuukausia, jopa vuosia. Toipumisen tie on pitkä ja epävarma ja sen aikana pienilläkin häiriöillä voi olla suuri vaikutus. Toimitusketjuun liittyviä riskejä pidetään usein suurimpana yritysjohtoa huolettavana riskiryhmänä. Tällä hetkellä niiden vaikutus voi olla erityisen dramaattinen: kun toimituskyky ei riitä täyttämään kysyntää, toimittajamme ohjaavat käytettävissä olevat tuotteet ja palvelut kannaltaan strategisimmille ja tärkeimmille asiakkaille - olemmeko me siinä joukossa? Liiketoiminnan jatkuvuuteen vaikuttavat tekijät ovat pinnalla monella toimialalla.
Taloudellisen epävarmuuteen, toimitusketjuun liittyviin riskeihin ja liiketoiminnan epävarmuuteen liittyvien tekijöiden yhteisvaikutus mutkistaa tilannetta siten, että oikean etenemistavan tunnistaminen on vaikeaa.
Hankinta on yrityksen strateginen puolustus
Noin 1/3 yrityksen liikevaihdosta on omaa jalostusarvoa - loput 2/3 ovat suoria ja epäsuoria hankintoja. Tämän vuoksi hankintaa kautta voidaan merkittävästi vaikuttaa yrityksen jatkuvuuteen ja toimitusketjun riskeihin ja sitä kautta yrityksen tuottamaan arvonlisään, kannattavuuteen, pääoman tehokkaaseen käyttöön ja toiminnan tehokkuuteen.
Hankinnan kriisiajan tehtävä on kasvattaa yrityksen resilienssiä
Korona-aikana operatiivisen hankinnan kyky toimia faktapohjaisesti ja systemaattisesti ratkaisee hankinnan tuottaman arvon. Tiivistetysti hankinnan tehtävänä on varmistaa jatkuvuus, tukea pääoman tehokasta käyttöä ja hallita riskejä. Kun hankinta täyttää kriisiajan tehtävänsä, koko yrityksen resilienssi, kyky toimia tavoitteellisesti vaikeissa tilanteissa, paranee.
Resilienssiä parantavia hankintakeinoja
Kaikenlainen toiminnan läpinäkyvyys ja faktapohjaisuus ovat selkeästi tärkeimpiä toimenpiteitä resilienssin kasvattamiseksi. Läpinäkyvyys ruokkii kehitystä ja innovaatioita. Ostoanalytiikka on hyvä esimerkki hankinnan perustyökaluista, jonka avulla voidaan tunnistaa tehostamiskohteita, vaiheistaa niiden toteutusta ja seurata tuloksia. Ostoanalytiikan hyödyntäminen on hankinnan tavoitteellisen kehittämisen edellytys.
Hankintastrategian tai -suunnitelman validiteetti on hyvä varmistaa. Hankinta- tai kategoriasuunnitelma on tehty normiaikana ja sen painopisteet tai siinä tehdyt valinnat eivät välttämättä heijasta poikkeusajan realiteetteja. Mitä niitä pitäisi muuttaa? Miten muutokset toteutetaan käytännössä?
Jotta hankinta toimisi saumatta tärkeimpien sidosryhmiensä kanssa, liiketoiminnan odotukset, prioriteetit ja tavoitteet on hyvä ymmärtää erityisen hyvin poikkeusaikana ja tarkentaa hankintasuunnitelmaa niiden perusteella. Talous on käytännössä hankinnan tärkein sisäinen yhteistyökumppani, jonka kanssa hankinnan tavoitteiden on oltava erityisen yhteneviä.
Riskit ovat tekijöitä, jotka voivat estää meitä saavuttamasta tavoitteitamme. Aivan erityisesti korona-aikana proaktiivinen, aktiivinen ja systemaattinen riskienhallinta on hankinnan päivittäisen työn ytimessä. Tarkasteltavia painopistealueita ovat toimitusketjun riskien lisäksi lisäksi useimmiten kustannuksiin liittyvien ja sopimuksellisten riskien sekä operatiivisten ja taloudellisten riskien hallinta.
Toimittajaohjaus keskiössä
Erityisesti poikkeusoloissa ammattimaiselle tärkeiden toimittajien systemaattiselle ohjaukselle ei ole vaihtoehtoa. Sillä voidaan vaikuttaa merkittävästi lähes kaikkiin tässä blogissa kuvattuihin resilienssiä parantaviin tekijöihin: jatkuvuuden- ja riskien-, kannattavuuden ja sidotun pääoman hallintaan. Toimittajien johtaminen onkin yksi yleisimpiä nopeasti toteuttavia kehityskohteita, jonka tulos näkyy lähes välittömästi.
Riskien- ja jatkuvuudenhallinta kannattaa integroida normaaliin toimittajaohjaukseen. Kun toimittajien ohjauspalavereissa tunnistetaan toimenpiteitä, ne siirretään välittömästi riskienhallintaan, jatkuvuusohjeisiin tai toiminnan kehittämisen tiekartalle. Näin tehdään, kunnes toimintatapa juurtuu normityön osaksi (kuva).
Kolme toimenpidettä, joiden avulla eteenpäin
Kasvata taloudellista läpinäkyvyyttä modernilla ja nopeasti toteutettavalla ostoanalytiikalla, joka sallii intuitiivisen eri vaihtoehtojen kokeilun.
Tunnista strategiset ja muuten tärkeät toimittajat ja kumppanuudet. Keskity niihin ja varmista, että muu osa kokonaisuudesta toimii.
Paranna toiminnan tehokkuutta: havainnoi toimintaa, tunnista kehityskohdat ja paranna toimintaa. Lean-ajattelun perusperiaatteet - 5S ja 7 hukkaa - toimivat hyvin tässäkin yhteydessä jatkuvan parantamisen välineinä.
Pyydä lisätietoja tai jatka tästä
Lue blogi: Miksi toimittajien johtamista kannattaa opiskella? Lue lisää tästä: https://www.leadersbeaconedu.com/post/miksi-toimittajien-johtamista-kannattaa-opiskella (linkki jätetty tarkoituksella näkyviin)
Osallistu koulutukseen: Hankinnan ostoanalytiikkatyökalun rakentaminen. Lue lisää tästä: https://www.leadersbeaconedu.com/product-page/spend-management-työkalun-rakentaminen (linkki jätetty tarkoituksella näkyviin)
Osallistu koulutukseen: Hankinnan tehostaminen ostoanalytiikan avulla. Lue lisää tästä: https://www.leadersbeaconedu.com/product-page/hankinnan-tehostaminen-ostoanalytiikan-avulla (linkki jätetty tarkoituksella näkyviin)
Osallistu monimuoto- tai verkkokoulutukseen: Liiketoimintalähtöinen toimittajien johtaminen: toimintamallit ja työkalut. Lue lisää tästä: https://www.leadersbeaconedu.com/product-page/liiketoimintalähtöinen-toimittajien-johtaminen-toimintamallit-ja-työka (linkki jätetty tarkoituksella näkyviin)
