Hankintaa arvioidaan aivan kuin muitakin toimintoja. Sen tuottaman hyödyn verrattuna tarvittaviin panoksiin pitää olla riittävä. Parhaat yritykset tavoittelevat jopa 5% tulosvaikutusta. Panoksen ehdoton minimitaso on noin 10 kertainen hankintakustannuksiin verrattuna.
Hankinnan kypsyysasteen tunnistaminen on hankinnan kehittämisen ensimmäinen askel. Koska hankinnan kypsyys voi vaihdella yrityksen eri osissa ja hankinta-alueilla, kehittämistarpeen ja yhteisen näkemyksen muodostaminen on hankinnan kehittäjän aivan ensimmäisiä tehtäviä.
Koska jokaisen organisaation tarpeet, hankinta-alueet ja niihin liittyvien toimittajamarkkinoiden tilanteet vaihtelevat, niin yhtä oikeaa kypsyystasoa ei ole. Oikean tavoitekypsyyden valitseminen on kriittistä, koska liian kunnianhimoinen tavoite voi rampauttaa kaiken toiminnan. Jos tavoite on liian alhainen, hankinnan hyötypotentiaalia jää käyttämättä.
Tässä muutama kokemusperäinen vinkki hankinnan kehittäjälle hankinnan kehityspotentiaalin optimaaliseen hyödyntämiseen:
Vinkki 1: Ymmärrä
Aivan ensin on hyvä ymmärtää yrityksen sisäinen ja ulkoinen lähtötilanne ja muutosvoimat. Esimerkiksi kuka ostaa mitä keneltäkin, miten toimimme tällä hetkellä ja mitä voisimme tehdä toisin? Miten toimittajamarkkina ja sen segmentit toimivat ja miten ne ovat muuttumassa? Miten yrityksemme omat tarpeet ja oma toimintaympäristömme ovat muuttumassa?
Työkalu: Kehityspotentiaalin tunnistaminen, koetellut toimintamallit, ostoanalytiikka/spend management
Vinkki 2: Osallista
Kypsyysarvioinnissa kannattaa osallistaa sisäisiä asiakkaita ja sidosryhmiä laajasti; näin sisäinen näkemys muodostuu paremmin ja saadaan kuin itsestään sitoutettua hankinnalle tärkeät sidosryhmät siihen.
Työkalu: Ryhmäprosessit, fasilitointi
Vinkki 3: Erilaista
Kaikilla hankinta-alueilla, kategorioissa ei kannata tavoitella superyhteistoiminnallista työtapaa; yksinkertaiseen kategoriaan riittää yksinkertainen, kypsyysmielessä kevyempi toimintamalli. Kun kategorian liiketoimintamerkitys tai vaikutus kannattavuuteen on suuri, kategoriaan tarvitaan yleensä kypsyysmielessä edistyneempi toimintamalli
Työkalu: Kategoriarakenne ja -prosessi, hankinta-alueiden luokittelu
Vinkki 4: Valitse
Kun olet tunnistanut eri hankinta-alueisiin liittyvät, sidosryhmien odotuksien ja tavoitteiden mukaisen työtavan, priorisoi ne ja valitse ensin toteuttavat. Hae tasapaino nopeiden muutoksien (=muutos on hyödyllinen) ja pitkäaikaisten hyötyjen tasapainoa (= big wins). Kaikkea ei voi tehdä kerralla.
Työkalu: Hankintastrategia/ hankinnan toimintasuunnitelma, tarvittavat kyvykkyydet
Vinkki 5: Johda
Jotta tavoitehyödyt toteutuvat, muutosta pitää johtaa. Muutoksen johtamisessa ihmiset, joihin se vaikuttaa, pitää johtaa muutoksen lävitse. Yksikään tätä vaihetta edeltävistä vaiheista ei tuota hyötyjä; hyödyt alkavat kertyä vasta onnistuneen toimintamallin muutoksen kautta.
Työkalu: Onnistuneen muutokset vaiheet, muutoksen johtaminen
Kypsyysmalleja on useita. Itse olen käyttänyt hollantilaisten professorien van Weele ja Rozemeijer kypsyysmalleja sovellettuina. Ne löytyvät parhaiten netistä hakusanalla ’procurement maturity’. Käytä kuvahakua, silloin löydät nämä kuusitasoiset mallit paremmin.
Syvenny jokaiseen vinkkiin
Näiden artikkelien avulla voit syventyä jokaiseen vinkkiin paremmin.
1. Ymmärrä
Miten tunnistat hankinnan kehityspotentiaalin?
BEST PRACTICES – 8 hankinnan koeteltua toimintamallia
Koe ostoanalytiikka aivan uudella tasolla!
2. Osallista
Hankinnan ABC: 5 vinkkiä ryhmän energisointiin
Oma oivallukseni: viisauden tiivistäminen kannattaa
3. Erilaista
Hankinnan ABC: Hankinta-alueiden luokittelu
4. Valitse
Hankinnan ABC: 5 kyvykkyyttä, millä hankinta tuottaa merkittävää arvoa
5. Johda
Onnistuneen muutoksen 5 vaihetta
Hankinnan ABC: Hankinta on muutosbisnestä
Kirjoittaja Lauri Vihonen auttaa organisaatioita onnistumaan hankinnan muutostilanteissa: mm. hankinnan johtaminen ja kehittäminen, kategoriajohtaminen, toimittajien johtaminen, kilpailuttaminen ja ostoanalytiikka. Haluatko selvittää hankinnan kehittämisen mahdollisuudet - ota yhteyttä!
